Subskrybuj nas na Youtube
Z perspektywy pracownika, odległość od miejsca pracy stanowi istotny czynnik przy wyborze potencjalnego pracodawcy. Liczba kilometrów pokonywanych codziennie nie tylko wpływa na czas podróży, ale także wymaga dodatkowych środków finansowych. Średni czas, jaki przeciętny Polak spędza w drodze do pracy, wynosi pół godziny w jedną stronę.
Warto zaznaczyć, że czas dojazdu nie jest wliczany w czas pracy, co oznacza, że pracownik nie otrzymuje dodatkowego wynagrodzenia za ten okres, ponieważ w trakcie podróży nie wykonuje żadnych obowiązków zawodowych. Sytuacja zmienia się jednak, gdy pracownik podróżuje między dwiema lokalizacjami w ramach swoich godzin pracy, wtedy taki czas jest uznawany za część czasu pracy i podlega odpowiednim regulacjom oraz płatnościom.
Zwrot kosztów za dojazdy do pracy nie jest jednoznacznie zdefiniowanym obowiązkiem pracodawcy. Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca ma swobodę decyzji w zakresie udziału w tych kosztach. Jednak istnieje wyjątek dla służb mundurowych, gdzie pracownicy zawsze otrzymują zwrot wydatków związanych z podróżowaniem.
Zwrot kosztów dojazdu to sposób wyrażenia troski o pracowników oraz potwierdzenia zaangażowania ze strony pracodawcy w dobro pracownicze. Zazwyczaj taka rekompensata przyjmuje formę pieniężną, czyli dodatku do wynagrodzenia pokrywającego koszt biletu, lub też może być udzielana w postaci tzw. dodatku samochodowego, który stanowi stałą kwotę obliczaną na podstawie przejechanych kilometrów.
Zwrot kosztów za dojazdy do pracy. Pracodawca decyduje
Natomiast zwroty kosztów dojazdu do pracy muszą być uregulowane w regulaminie lub wewnętrznych przepisach przedsiębiorstwa. Zazwyczaj jest to również wspomniane w umowie z pracownikiem lub w regulaminie wynagrodzeń. Warto zauważyć, że to pracodawca determinuje, jakie kryteria są istotne dla niego przy zwrocie wydatków. Jeśli są one klarownie określone w regulaminie, nie mogą być podważane. Ostateczną decyzję co do formy zwrotu, czy to w postaci ryczałtu dla wszystkich pracowników, czy też przeliczanej odległości, podejmuje pracodawca.
Fundusz Pracy a zwrot kosztów za dojazdy do pracy
Jeśli pracownik został przyjęty na staż lub szkolenie poza swoim miejscem zamieszkania, może starać się o zwrot kosztów dojazdu z Funduszu Pracy. Aby skorzystać z tej możliwości, należy złożyć stosowny wniosek o zwrot kosztów w odpowiednim rejonowym urzędzie pracy, który obsługuje miejsce zamieszkania pracownika. Udział w stażu lub szkoleniu musi być rezultatem skierowania ze strony urzędu pracy. Istotne jest również, aby wysokość wynagrodzenia nie przekraczała dwukrotności minimalnego wynagrodzenia.
Fundusz Pracy może odmówić zwrotu kosztów, jeśli wyczerpie się jego budżet lub jeśli pracownik nie dostarczy wszystkich niezbędnych dokumentów, takich jak bilety, faktury potwierdzające wydatki czy listy obecności potwierdzające faktyczne uczestnictwo w stażu lub szkoleniu.
Podatek a zwrot za dojazdy do pracy
Warto pamiętać, że dodatek przyznawany na pokrycie kosztów dojazdu do pracy jest uznawany za przychód powstały w związku ze stosunkiem pracy, co oznacza, że podlega opodatkowaniu oraz składkom. Jest to istotne z punktu widzenia podatkowego i ubezpieczeniowego pracownika. Natomiast w przypadku służb mundurowych zwrot kosztów za dojazdy jest objęty zwolnieniem podatkowym.
Co zamiast zwrotu kosztów za dojazdy do pracy?
Pracodawcy coraz częściej, starając się sprostać potrzebom pracowników, proponują alternatywne rozwiązania zamiast zwrotu kosztów dojazdów. W dzisiejszych czasach popularne są formy pracy zdalnej lub hybrydowej. Innym podejściem może być udostępnienie pracownikowi pojazdu służbowego, gdzie koszty eksploatacji ponosi pracodawca. W większych zakładach pracy o charakterze produkcyjnym często praktykuje się wynajem autobusów, które transportują pracowników z miejsc zbiórki lub nawet z ich domów do siedziby firmy.
Zwrot kosztów za dojazd do pracy a PIT
Jeśli twój pracodawca nie pokrywa kosztów dojazdów, można rozważyć składanie rocznego zeznania podatkowego w celu uzyskania częściowego zwrotu. W deklaracji podatkowej należy uwzględnić nie tylko przychody, ale również poniesione koszty, nawet jeśli nie prowadzi się działalności gospodarczej. Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę mogą ubiegać się o zwrot części wydatków na bilety komunikacyjne lub paliwo, szczególnie jeśli firma znajduje się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania.
W przypadku jednej umowy o pracę i wysokich kosztów uzyskania przychodu można ubiegać się o zwrot do 300 złotych miesięcznie, co daje łącznie 3600 złotych rocznie. Jeśli firma jest zlokalizowana w tym samym miejscu co miejsce zamieszkania, maksymalny zwrot wynosi 250 złotych miesięcznie, czyli 3000 złotych rocznie.