Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina o zbliżającym się wielkimi krokami terminie. Płatnicy składek, którzy prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, muszą przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki zdrowotnej za ubiegły rok. System porównuje w ten sposób miesięczne, zaliczkowe wpłaty z rzeczywistymi przychodami i dochodami, jakie firma osiągnęła w całym 2025 roku.
Kogo dotyczy ten obowiązek? Sprawa obejmuje wszystkich przedsiębiorców, którzy w 2025 roku podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu, a swoją działalność opodatkowali: skalą podatkową (zasadami ogólnymi), podatkiem liniowym, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Regionalny rzecznik prasowy ZUS wyjaśnia, że rygorystyczne przepisy nakładają ten obowiązek także na specyficzne grupy przedsiębiorców. Dokumenty musisz złożyć nawet wtedy, gdy w 2025 roku prowadziłeś biznes tylko przez jeden dzień, a potem go zamknąłeś lub zawiesiłeś.
Co ważne, osoby, które miały zawieszoną działalność przez calutki 2025 rok, nie muszą składać rocznego rozliczenia. Istnieje tu jednak istotna pułapka. Jeśli wznowiłeś firmę lub dopiero rozpocząłeś działalność w styczniu 2026 roku i rozliczasz się na zasadach ogólnych, również musisz złożyć rozliczenie za 2025 rok. Urzędnicy potrzebują tych danych, aby prawidłowo ustalić wysokość Twojej składki zdrowotnej za styczeń 2026 roku.
ZUS DRA czy ZUS RCA? Te dokumenty musisz złożyć do 20 maja
Przedsiębiorcy wykazują roczne rozliczenie w dokumentach rozliczeniowych za kwiecień 2026 roku. Wybór odpowiedniego formularza zależy bezpośrednio od struktury zatrudnienia w Twoim przedsiębiorstwie.
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i opłacasz składki wyłącznie za samego siebie, wybierasz formularz ZUS DRA. Twoim zadaniem jest dokładne wypełnienie bloku XII, który nosi nazwę "Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne".
Sytuacja wygląda inaczej, jeśli zatrudniasz jakichkolwiek pracowników, zleceniobiorców lub opłacasz składki za inne osoby. Wtedy sięgasz po formularz ZUS RCA. Dane dotyczące rocznego rozliczenia zdrowotnego wpisujesz w tym dokumencie w bloku III.F. W obu przypadkach musisz wykazać dane finansowe odrębnie dla każdej formy opodatkowania, jeśli zmieniałeś je w trakcie roku.
Ostateczny termin na złożenie tych dokumentów upływa 20 maja 2026 roku. Jest to jednocześnie ostateczna data na opłacenie standardowych składek za kwiecień oraz uregulowanie ewentualnej niedopłaty.
Nadpłata w ZUS. Jak odzyskać pieniądze?
Bardzo często roczne podsumowanie przynosi przedsiębiorcom miłą niespodziankę. Jeśli suma Twoich miesięcznych składek odprowadzonych w 2025 roku przewyższa kwotę ustaloną w rozliczeniu rocznym, masz pełne prawo do zwrotu nadpłaconych pieniędzy. ZUS bardzo mocno uprościł tę procedurę, dzięki czemu nie musisz samodzielnie tworzyć pism od zera.
Dzień po tym, jak wyślesz do urzędu poprawny dokument ZUS DRA lub ZUS RCA, system informatyczny automatycznie wygeneruje wniosek o zwrot nadpłaty, oznaczony symbolem RZS-R. ZUS udostępni ten dokument bezpośrednio na Twoim profilu płatnika na platformie eZUS (dawniej PUE ZUS). Znajdziesz go bez problemu w widoku "Dokumenty i wiadomości", w sekcji "Dokumenty robocze".
Twoje zadanie polega na dokładnym sprawdzeniu danych w tym wniosku. Musisz wskazać jeden konkretny numer rachunku bankowego spośród tych, które zapisałeś na swoim koncie płatnika w ZUS. Następnie podpisujesz dokument i odsyłasz go przez platformę internetową. Masz na to czas najpóźniej do 1 czerwca 2026 roku.
ZUS przeleje pieniądze na wskazane konto najpóźniej do 1 sierpnia 2026 roku. Pamiętaj jednak o kluczowym warunku: urzędnicy nie zwrócą Ci nadpłaty, jeśli posiadasz jakiekolwiek zaległości z tytułu innych składek lub pobrałeś nienależnie świadczenia z ubezpieczeń społecznych. Jeśli zapomnisz o wysłaniu wniosku RZS-R w terminie, nadpłata nie przepadnie, ale ZUS rozliczy ją na Twoim koncie płatnika dopiero do końca bieżącego roku.
Niedopłata, czyli bolesny przelew do ZUS. Ile masz czasu?
Niestety, roczne rozliczenie może wykazać również scenariusz negatywny dla Twojego portfela. Jeżeli w ciągu 2025 roku wpłacałeś mniejsze kwoty, niż wynika to z Twojego ostatecznego, rocznego dochodu lub przychodu, musisz dopłacić różnicę.
Państwo nie rozkłada tej kwoty na raty automatycznie. Przedsiębiorca musi przelać całą brakującą sumę na swój indywidualny rachunek składkowy. Musisz zrobić ten przelew razem z opłaceniem standardowej składki za kwiecień. Ostateczny termin na uregulowanie niedopłaty mija bezwzględnie 20 maja 2026 roku. Zwlekanie z tą płatnością narazi Cię na naliczenie odsetek za zwłokę.
Korekta rozliczeń. Do kiedy poprawisz błędy z 2025 roku?
Sposób wypełniania miesięcznych deklaracji przez cały rok ma gigantyczny wpływ na poprawność rocznego podsumowania. Jeśli nagle odkryjesz błędy w dokumentach za poszczególne miesiące 2025 roku, musisz złożyć odpowiednie korekty. Przepisy wyznaczają dwa różne terminy na poprawę pomyłek, w zależności od tego, czy ubiegasz się o zwrot gotówki.
Jeśli złożyłeś wniosek o zwrot nadpłaty (RZS-R), dokumenty korygujące wysokość składek za poszczególne miesiące 2025 roku musisz przekazać do ZUS najpóźniej w tym samym dniu, w którym wysyłasz wniosek o zwrot pieniędzy.
Jeżeli natomiast nie składasz wniosku o zwrot nadpłaty, a ZUS ma samoczynnie rozliczyć te środki na Twoim koncie, zyskujesz więcej czasu. W takim scenariuszu dokumenty korygujące za 2025 rok możesz złożyć najpóźniej do 1 lipca 2026 roku.
Urzędnicy ZUS przygotowali kilka bezpłatnych narzędzi, które ułatwiają przejście przez cały proces rozliczeniowy. Jeśli składasz dokumenty w tradycyjnej wersji papierowej, możesz skorzystać ze specjalnego kalkulatora do obliczania rocznej podstawy wymiaru i składki na ubezpieczenie zdrowotne, który znajduje się na oficjalnej stronie internetowej ZUS. Jeżeli potrzebujesz indywidualnego wsparcia doradcy, masz do dyspozycji trzy główne kanały kontaktu: możesz umówić się na bezpieczną e-wizytę w ZUS i porozmawiać z urzędnikiem przez internet, możesz zadzwonić do Centrum Kontaktu Klientów ZUS pod ogólnopolski numer telefonu 22 560 16 00 lub napisać wiadomość e-mail na adres cot@zus.pl, możesz udać się osobiście do najbliższej placówki ZUS, gdzie bezpośredniej pomocy udzieli Ci dedykowany doradca płatnika.
ZUS ostrzega przed fałszywymi SMS-ami
Okres rocznych rozliczeń składki zdrowotnej to doskonała okazja dla bezwzględnych oszustów. Cyberprzestępcy uruchomili masową kampanię phishingową, w której podszywają się pod oficjalny profil @zus_pl.
Ofiary otrzymują na swoje telefony komórkowe fałszywe wiadomości SMS. Przestępcy informują w nich o rzekomym błędzie w stanie rozliczeń ubezpieczenia zdrowotnego i konieczności pilnego wyjaśnienia sprawy. W treści SMS-a umieszczają niebezpieczny link, który prowadzi do podrobionej strony internetowej, łudząco przypominającej oficjalne systemy państwowe.
Na tej fałszywej stronie internetowej wyłudzacze proszą o podanie numeru PESEL oraz pełnych danych karty płatniczej. ZUS kategorycznie ostrzega: pod żadnym warunkiem nie klikaj w tego typu linki i nie odpowiadaj na podejrzane wiadomości. Urząd nigdy nie wysyła do obywateli linków w wiadomościach SMS ani nie prosi o podawanie danych kart bankowych czy haseł dostępowych.
