Projekt ustawy o ochronie sygnalistów opublikowany 17 kwietnia 2024 roku, mający na celu implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, trafił do procesu legislacyjnego. 24 kwietnia opublikowano go na stronach sejmowych. Druk sejmowy ma numer 317.
"To ważny i długo oczekiwany krok, bo UE zdążyła już nałożyć na Polskę karę za brak wdrożenia ochrony sygnalistów” – powiedziała w rozmowie z Dziennik.pl radca prawny Monika Jurkiewicz.
Wskazała, że obecny projekt jest już kolejnym z wielu, ale jak na razie wszystko wskazuje, że ma szansę zostać uchwalony. Przewiduje on szczegółowe wytyczne dotyczące wymogów, jakie powinna spełniać procedura zgłoszeń wewnętrznych wdrażana przez zobowiązanych do tego pracodawców.
Kim jest sygnalista
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym, między innymi: pracownik; pracownik tymczasowy; osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorca; prokurent; akcjonariusz lub wspólnik; członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Ekspertka wskazała, że cały, ale niewyczerpujący katalog opisany jest w art. 4 projektu ustawy.
Kto obowiązany do wdrożenia
Przedsiębiorcy muszą przede wszystkim ustalić, czy są obowiązani do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów. Nie będzie to trudne, ponieważ podmiotem obowiązanym do wdrożenia systemu ochrony sygnalistów będzie podmiot, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.
Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Natomiast podmiot, na rzecz którego wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób, procedurę zgłoszeń wewnętrznych ustalają nieobowiązkowo.
Co objęte zakresem zgłoszeń
Zakres możliwych zgłoszeń zmieniał się wielokrotnie, jednak ostatecznie ustawodawca podjął decyzję, że zgłoszenia będą mogły dotyczyć między innymi, prawa pracy; korupcji; zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych i wielu innych kwestii wskazanych w art. 3 projektu ustawy.
Tryb wprowadzenia procedury w tym regulaminu zgłoszeń wewnętrznych
Podmiot zobowiązany do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub podmiot, który mimo braku obowiązku chce wprowadzić taką procedurę, musi po opracowaniu projektów przeprowadzić konsultacje z:
działającymi w zakładzie organizacjami związkowymi; lub
przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Co powinna określać procedura/regulamin zgłoszeń wewnętrznych
Zgodnie z opublikowanym projektem ustawy procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie musiała określać szczegółowo zagadnienia opisane w art. 25 projektu ustawy.
Ekspertka zwróciła uwagę na konieczność formułowania wszelkich dokumentów, procedur oraz wzorów w jasnej, przejrzystej i "pomocnej" dla sygnalisty formie, gdyż - w jej ocenie - utrudnianie zgłoszenia poprzez zbyt skomplikowany język, może być dużym problemem dla pracodawcy.
Sposoby/kanały przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
Zgodnie z projektem ustawy osoby zatrudnione powinny mieć możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie – w formie papierowej lub elektronicznej (można przewidzieć dodatkowe/alternatywne kanały zgłoszeń).
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Pracodawcy będą zobowiązani do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, do którego będą dokonywali wpisów na podstawie dokonanych zgłoszeń. W myśl proponowanej ustawy pracodawca będzie mógł upoważnić do prowadzenia rejestru osobę lub jednostkę wewnętrzną, o których mowa powyżej.
Okres przechowywania informacji zawartych w rejestrze ma wynosić 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Jurkiewicz wskazała, że to nie wszystkie kwestie związane z procedurami ochrony sygnalistów. Wskazała, że trzeba np. pamiętać, że osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
"Tak więc obok ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych, będzie trzeba dokonać zmian w wielu procedurach przedsiębiorstwa" - zaznaczyła Jurkiewicz.
Monika Jurkiewicz jest radcą prawnym, specjalistą i praktykiem prawa pracy, ochrony danych osobowych i odpowiedzialności za produkt. Jest członkiem European Employment Lawyers Association oraz jest doktorantką na Uczelni Łazarskiego w Warszawie.
Kara za niewdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów
Trybunał Sprawiedliwości UE orzekł 25 kwietnia, że Polska ma zapłacić 7 mln euro za niewdrożenie dyrektywy o ochronie sygnalistów. Państwa członkowskie miały obowiązek przyjąć regulacje niezbędne do jej zastosowania do 17 grudnia 2021 r.
