Ludzie odchodzą, awansują, przychodzą nowi, zmienia się struktura organizacyjna firmy. To zmusza pracodawców do szukania coraz to nowych kandydatów do pracy. Sposoby rekrutowania mogą być różne. Najczęściej pracodawca musi się zdecydować, czy szukać kandydatów wewnątrz, czy na zewnątrz organizacji. Obie metody mają swoje wady i zalety.

Ogłoszenie nie wystarczy

Wyznacznikiem przy wyborze sposobu rekrutacji może być wielkość firmy. Jeżeli jest mała, kilkuosobowa, wtedy jej właściciel przeważnie sam szuka pracowników, najczęściej dając ogłoszenia do prasy. Stara się pozyskać pracowników, jak najdokładniej opisując profil osoby, na której mu zależy. Rekrutacja zewnętrzna może być prowadzona za pomocą wyspecjalizowanej firmy rekrutacyjnej lub agencji doradztwa personalnego, ale i bezpośrednio przez samą organizację. Większe czy średnie firmy najczęściej mają własne działy HR. Wówczas to do nich zgłaszają się kierownicy innych działów, jeśli muszą kogoś zatrudnić. Rekrutacją zajmuje się wtedy dział HR, wydzielona komórka lub pracownik działu personalnego.

Ostatnio coraz bardziej popularną formą jest pozyskiwanie kandydatów na zewnętrznym rynku pracy za pośrednictwem wyspecjalizowanych agencji – uważa Agnieszka Nastalczyk z firmy InterCadr. – Rynek się zmienia, już nie napływają stosy aplikacji w odpowiedzi na ofertę. Teraz pracodawca musi wyjść na zewnątrz, a nie oczekiwać, że kandydat sam się do niego zgłosi.

Pracodawcy, którzy decydują się na samodzielne poszukiwanie kandydatów do pracy, mają ograniczone możliwości. Najczęściej skupiają się tylko na ogłoszeniach prasowych i zamieszczanych w internecie. Natomiast agencje wyspecjalizowane w tego typu zagadnieniach mają nad nimi przewagę – używają często metod pozwalających na bezpośrednie docieranie do potencjalnych pracowników.

Zlecenie rekrutacji firmie zewnętrznej oznacza tak naprawdę obniżenie kosztów, ponieważ wiąże się z oszczędnością czasu pracy. Pracownik działu nie musi na co dzień zajmować się wszystkim kwestiami związanymi z procesem rekrutacji i selekcji kandydatów: spotkaniami z kandydatami, przeglądaniem wcześniej ich aplikacji, nie musi też osobiście odpowiadać na zgłoszenia – wyjaśnia Agnieszka Nastalczyk. To wszystko robi firma zewnętrzna, a pracodawcy przedstawia tylko kilka wyselekcjonowanych kandydatur.

Gotowe know-how

Jeśli pracodawca zdecyduje się na pomoc firmy zewnętrznej, ma możliwość skorzystania z gotowego know-how, czyli wiedzy, umiejętności osób, które są do tego przygotowane, mają już w tym zakresie doświadczenia – tłumaczy Jacek Kacmajor z J&J Grupy Szkoleniowo-Doradczej Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego. – A zatem, jeżeli organizacja nie posiada działu personalnego u siebie, może skorzystać z takiej wiedzy na zewnątrz. Jest to opłacalne szczególnie wtedy, kiedy rekrutacja odbywa się sporadycznie. Może przynieść spore oszczędności, bo nie trzeba tworzyć w firmie działu personalnego na stałe. Zawsze warto skorzystać z usług firmy rekrutacyjnej, jeżeli organizacja potrzebuje dużej grupy pracowników lub szuka kandydata na specyficzne stanowisko pracy, np. konkretnej osoby o wysokich kompetencjach, które są dla firmy bardzo istotne. Wtedy niezbędna będzie spora wiedza i umiejętność przeprowadzenia selekcji.

Świeże spojrzenie

Istotnym plusem rekrutacji zewnętrznej, zwłaszcza gdy chodzi o zatrudnienie pracownika średniego lub wyższego szczebla, jest jego świeże spojrzenie na organizację. Przydaje się szczególnie wtedy, gdy firma szuka takiej osoby, bo nie do końca radzi sobie z pewnymi problemami lub jest w trakcie wewnętrznych przemian, rozwoju. Nowy pracownik ma swoje doświadczenia, wnosi zasób wiedzy, własne poglądy, może skłonić organizację do innego spojrzenia na jej wewnętrzne problemy. Zwraca uwagę na trudności, które dla osób związanych dłużej z firmą mogą być niezauważalne lub niemożliwe do rozwiązania, a które często można rozwiązać poprzez wprowadzenie niewielkich modyfikacji. Natomiast rekrutacja zewnętrzna ma też swoje wady – najistotniejszą jest spadek motywacji pracowników firmy, który wystąpić może w sytuacji zatrudnienia osoby z zewnątrz na stanowisko kierownicze. Pracownicy firmy, którzy liczyli na awans wewnętrzny, często podchodzą w sposób negatywny do pomysłów nowego przełożonego. Ich niechętna postawa może stać się źródłem konfliktów, które uniemożliwią wdrażanie nowych pomysłów oraz będą hamować dalszy rozwój organizacji – uważa Agnieszka Nastalczyk.

Szeroko lub segmentowo

Działania firmy rekrutacyjnej mogą mieć na celu dotarcie do jak największej liczby kandydatów na pracowników (mówimy wtedy o rekrutacji szerokiej) lub być skierowana tylko do określonej grupy osób (czyli segmentu rynku pracy), jeśli potrzebny jest nie szeregowy pracownik, tylko wysokiej klasy specjalista (mówimy wtedy o rekrutacji segmentowej).

Rekrutacja zewnętrzna prowadzona bardzo profesjonalnie powinna uwzględniać dwa elementy, czyli przede wszystkim znalezienie potencjalnych pracowników na dane stanowiska, a potem poprzez przeprowadzenie odpowiednich badań i sprawdzenie ich kompetencji wybranie odpowiednich osób najlepiej dopasowanych do wymagań określonych przez pracodawcę – mówi Jacek Kacmajor. – Wcześniej, w powiązaniu z zadaniami firmy, trzeba opisać stanowiska pracy, na które będą potrzebni pracownicy i szczegółowo określić ich kluczowe kompetencje. Kompetencje można podzielić na stricte zawodowe obejmujące wiedzę merytoryczną, formalną i miękkie, np. w zakresie komunikacji, odporności na stres. Firma rekrutacyjna powinna to wszystko z pracodawcą szczegółowo ustalić. Dzięki temu, mając know-how, pewne doświadczenia i odpowiednie narzędzia, może mieć pewność, że osoby, które zaproponuje, będą faktycznie odpowiadały potrzebom zgłoszonym przez organizację – mówi Kacmajor.

Zamknięta lub otwarta

Firma może podjąć decyzję, by kandydatów na konkretne wakujące stanowiska poszukiwać wśród osób już zatrudnionych, które mogą awansować, zmienić stanowisko lub przekwalifikować się. Jeśli okaże się, że spełniają wymagane kryteria, rekrutacja wewnętrzna może okazać się najlepszym sposobem obsadzenia tego stanowiska. Może to być rekrutacja zamknięta – wtedy pracodawca sam wybiera kandydata na dane stanowisko, a informacje o wakacie i zasadach rekrutacji docierają tylko do ograniczonej liczby pracowników. Może to również być rekrutacja otwarta – wtedy na wolne stanowisko mogą kandydować wszyscy pracownicy firmy.

Każda firma, która dba o pracowników, ma jasno określone ścieżki kariery i rozwoju każdego z zatrudnionych. Pracownik wie, do czego może dążyć, co może osiągnąć. Wtedy nie postrzega rekrutacji zewnętrznej jako zagrożenia dla siebie, bo wie, co go czeka.

Gdzie szukać pracowników

Bogatą bazą jest internet. Wykorzystywane są również tradycyjnie ogłoszenia prasowe. Agencje rekrutacyjne tworzą własne bazy potencjalnych pracowników. Przydają się też bezpośrednie kontakty agencji z większymi zakładami pracy, gdzie często dochodzi do przesunięć na różnych stanowiskach, na przykład na skutek likwidacji działu albo zmiany strategii firmy.

W procesie rekrutacji można wyróżnić trzy etapy:

• przygotowanie opisów stanowisk pracy i ustalenie warunków zatrudnienia,

• dotarcie do kandydatów (zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią),

• selekcja kandydatów (przejrzenie aplikacji, przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, testów, ocena kandydatów).