Nawet kilkaset tysięcy osób z prawem do emerytury z kapitałem początkowym może dostać zaniżone świadczenia. To efekt represyjnych przepisów, które nakazują ZUS kwestionowanie świadectw pracy i dokumentacji płacowej wystawionej przez prywatnych archiwistów, którym nie udało się zalegalizować swojej działalności.

Dochodzi więc do sytuacji, że chociaż istnieją dokumenty potwierdzające pracę i zarobki pracowników zlikwidowanych zakładów, to nie można z nich skorzystać. Potwierdza to raport Najwyższej Izby Kontroli. I właśnie z tego powodu organizacje pracodawców oraz związkowcy chcą zmiany przepisów. Okazją do tego będą prace w Sejmie nad rządowym projektem ustawy skracającym okres przechowywania dokumentów z 50 do 10 lat.

– Będziemy zabiegać o to, żeby posłowie rozważyli możliwość wykorzystania dokumentacji, która nadal istnieje, ale nie może być obecnie uznana przez ZUS. Nie możemy się zgodzić z tym, że pracownicy ponoszą odpowiedzialność za bałagan legislacyjny – mówi Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ.

Nielegalne archiwa

Reforma emerytalna w 1999 r. spowodowała, że wszystkie osoby zatrudnione przed tym rokiem zostały zobowiązane do dostarczenia do ZUS dokumentów potwierdzających okresy ubezpieczenia oraz wysokość zarobków. W latach 90. zaczęły powstawać prywatne archiwa gromadzące akta pracownicze. W 2004 r. uznano taką działalność gospodarczą za regulowaną i nałożono na przedsiębiorców obowiązek jej zarejestrowania u właściwego marszałka województwa. Termin na to upłynął z końcem 2005 r.

– W efekcie wszystkie firmy, które w latach 1989–2005 prowadziły działalność polegającą na przechowywaniu dokumentacji i nie postarały się o wpis do rejestru, a także firmy, które taki wpis uzyskały, ale w latach następnych zostały z rejestru wykreślone z powodu łamania przepisów, działają dzisiaj nielegalnie – tłumaczy Jolanta Louchin, członek zarządu Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. – A to oznacza, że ZUS nie może uznać wydanych przez nie dokumentów.

ZUS podkreśla, że środkiem dowodowym w sprawach emerytalno-rentowych są m.in. zaświadczenia pracodawcy, na podstawie których można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychody lub uposażenia. Jeżeli osoba zainteresowana nie ma możliwości przedłożenia takich dokumentów, możliwe jest przyjęcie uwierzytelnionej kopii dokumentacji osobowej lub płacowej wydanej przez uprawnionych przechowawców. – Dokumenty wystawione dla celów świadczeń emerytalno-rentowych przez podmioty, które nie są do tego uprawnione, nie mogą stanowić środka dowodowego przy ustalaniu prawa i wysokości tych świadczeń oraz przy ustalaniu kapitału początkowego – potwierdza Radosław Milczarski z biura prasowego ZUS.

ZUS nie archiwum

Zarówno eksperci, jak i NIK wskazują, że obowiązujące przepisy nie uwzględniają kwestii przechowywania dokumentacji przez różne podmioty bez związku z prowadzoną działalnością. I tak żadnych kopii nie mogą wystawiać osoby fizyczne lub gminy niepełniące funkcji organów założycielskich wobec przedsiębiorców, których dokumentację przechowują. Raport NIK zwraca uwagę, że po zakończeniu przez przedsiębiorcę prowadzenia działalności gospodarczej (wykreśleniu firmy z KRS lub z CEiDG) ani były właściciel, ani likwidator czy syndyk nie mają prawa wystawiać byłym pracownikom jakichkolwiek dokumentów, gdyż nie mają już prawa do reprezentowania nieistniejącej firmy.

– Właśnie z tego powodu, chociaż dokumentacja pracownicza fizycznie istnieje, dla byłych pracowników jest nieosiągalna. Bo jeśli nawet ktoś, kto ją przechowuje, zlituje się i ją wyda, to i tak organ rentowy takiego dowodu nie uzna– podkreśla Jolanta Louchin.

O tym, że przepisy są absurdalne, może świadczyć przypadek z Opola. W 2013 r. w tamtejszym oddziale ZUS w magazynie odnaleziono dokumentację nieistniejącego zakładu pracy. Ale ZUS nie miał prawa potwierdzić na jej podstawie okresów składkowych jego byłych pracowników.

Zmiana prawa

– Trudno zrozumieć, dlaczego przepisy ograniczają możliwość skorzystania z istniejącej dokumentacji. Skoro ona fizycznie jest, to warto zastanowić się nad taką zmianą prawa, by na jej podstawie była możliwość doliczenia okresów do emerytury lub do kapitału początkowego – zauważa Łukasz Kozłowski, ekspert Pracodawców RP.

Podobne wnioski z kontroli archiwów wyciągnęła NIK. I właśnie z tego powodu Izba skierowała do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej postulat o podjęcie działań legislacyjnych w celu wprowadzenia zmian w rozporządzeniu w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe.

Mają one polegać na rozszerzeniu katalogu środków dowodowych, które potwierdzają wysokość wynagrodzenia. Chodzi o dopisanie, że ZUS będzie mógł uznawać dokumenty pochodzące od nieuprawnionego przechowawcy.

NIK dodaje, że przepis powinien określać przesłanki, które powinny być spełnione, aby taka dokumentacja mogła zostać uwzględniona w procesie ustalania prawa i wysokości świadczeń emerytalnych. Ministerstwo na razie nie zajęło stanowiska w tej sprawie.

Eksperci zastanawiają się, czy nie należy znowelizować także innych przepisów określających zasady wykorzystania dokumentacji archiwalnej. Rozwiązania wymaga bowiem problem dokumentacji znajdującej się w gminach, prywatnych domach czy przypadkowych firmach, której nie można w praktyce wykorzystać.

– Trzeba znaleźć takie rozwiązanie prawne, żeby wszystkie istniejące dokumenty mogły być wykorzystane w sprawach o przyznanie renty lub emerytury. Ten problem powinien rozwiązać rząd. Przy czym należy to przeprowadzić w sposób wyważony. Z jednej strony nie można bowiem tolerować dalej sytuacji, by pracownicy byli poszkodowani z powodu zmian przepisów, z drugiej emerytury są środkami publicznymi i trzeba pilnować, by nie dochodziło do fałszowania dokumentacji – dodaje Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

Natomiast Andrzej Radzisław, radca prawny z Kancelarii Prawnej LexConsulting.pl, zwraca uwagę, że do czasu zmian przepisów w przypadku odrzucenia przez ZUS dokumentów wcześniej wykorzystanych np. do ustalenia kapitału początkowego ubezpieczeni nie mają innego wyjścia, jak kierować sprawy do sądu.

– Przepisy regulujące postępowanie o świadczenia emerytalno-rentowe przed organem rentowym nie mają zastosowania w postępowaniu sądowym. W tym przypadku nie obowiązują bowiem ograniczenia co do środków dowodowych stwierdzających wysokość zarobków lub dochodów stanowiących podstawę wymiaru emerytury lub renty. Muszą one jednak pozwolić na wiarygodne ustalenie okoliczności faktycznych – podkreśla Andrzej Radzisław.

A to oznacza, że sąd będzie mógł uznać dokumenty wystawione przez nielegalne archiwum, ale będzie trzeba przedstawić dodatkowe dowody uwiarygodniające je. Mogą to być zeznania świadków, stare dowody osobiste z pieczątkami potwierdzającymi zatrudnienie czy nagrody za pracę.

– Problem jednak i tak pozostaje. Bo na razie były pracownik zlikwidowanego zakładu i tak nie może skorzystać z archiwum porzuconego gdzieś na korytarzu – dodaje Wiesława Taranowska.