Na ostatnim posiedzeniu Sejm uchwalił nowelizację kodeksu pracy, która przewiduje m.in. systemowe ujęcie pracy zdalnej. Prace nad nią Senat przeprowadzi już za tydzień na najbliższym posiedzeniu zaplanowanym od 14 do 16 grudnia. A to oznacza, że firmy już za chwilę znajdą się w nowej rzeczywistości prawnej. Mimo dwumiesięcznego vacatio legis, jakie Sejm przewidział dla tych przepisów.
– uważa Agata Mierzwa, adwokat, partner w praktyce prawa pracy kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.
Jej słowa są adresowane do tej grupy firm, która z przygotowaniami zazwyczaj czeka na ostateczny kształt tych zmian, przewidując, że Senat może wprowadzić poprawki do tych regulacji. Tym razem czasu może być jednak za mało, m.in. z uwagi na ilość dokumentacji i konieczne do przeprowadzenia procedury, w tym konsultacje związkowe lub z przedstawicielami pracowników w celu ustalenia porozumienia albo regulaminu pracy zdalnej.
Kluczowe dokumenty
Przygotowanie do wdrożenia pracy zdalnej w nowej formule wymaga przede wszystkim stworzenia odpowiedniej dokumentacji i regulacji wewnętrznych.
– wylicza Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu prawa pracy, wspólnik w Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki.
60 proc. pracowników deklaruje, że zmieniliby miejsce zatrudnienia, jeśli zaoferowano by im lepsze warunki pracy zdalnej. Niemal połowa byłaby gotowa całkowicie się przekwalifikować w tym celu (badanie przeprowadzone przez Związek Przedsiębiorców i Pracodawców)
24 dni taki ma być wymiar pracy zdalnej okazjonalnej (o ile Senat uchwali ustawę bez poprawki w tym zakresie)
Jak wskazuje Agata Mierzwa, już teraz warto zaplanować cały proces wdrożenia pracy zdalnej w firmie na nowych zasadach bądź też dostosować te obecne do zmienionych przepisów. – wskazuje Agata Mierzwa. Zaznacza przy tym, że wiele firm rozpoczęło już przegląd wewnętrznych regulacji i umów o pracę. – wylicza.
Część pracodawców do wdrożenia zmian przygotowuje się już od paru miesięcy (a niektórzy nawet od ponad roku). Także oni czekają na ostatnie modyfikacje ustawy, by doszlifować wewnętrzne regulacje i dokumenty. Bazę do tego już mają, bo – jak przypomina Robert Lisicki, radca prawny, ekspert Konfederacji Lewiatan – wiele przedsiębiorstw już w okresie pandemii wprowadziło regulaminy pracy zdalnej, oparte na porozumieniach, mimo braku takiego obowiązku na podstawie przepisów antycovidowych.
– wskazuje. Ekspert Lewiatana przypomina przy tym, że pracodawcy muszą jeszcze przemyśleć, jak będą wyglądać wzory wniosków o uzgodnienie pracy zdalnej oraz wnioski o pracę okazjonalną.
– dodaje dr Marcin Wojewódka, radca prawny, ekspert Pracodawców RP.
Jak wskazuje Łukasz Prasołek, nie ma natomiast potrzeby dokonywania zmian w regulaminie wynagradzania czy regulaminie pracy. – wyjaśnia. Dodaje, że praca zdalna nie musi być też ujmowana w harmonogramach czasu pracy. – Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by ująć ją w odpowiednim harmonogramie, jeśli z jakichś względów jest to wygodniejsze dla pracodawcy, np. w celu „rezerwacji” biurka dla pracownika w przestrzeni biurowej pracodawcy czy zorganizowania spotkania zespołu pracowników czy z klientem na żywo. Można też wprowadzić odrębne harmonogramy pracy zdalnej – stwierdza.
Wnioski i skargi
Nowy model funkcjonowania zdalnego trybu pracy rodzi też pytania o skutki odmowy pracodawcy w sytuacji wniosku pracownika o przeniesienie stanowiska do jego domu. Zdaniem ekspertów ryzyko skarg do inspekcji pracy czy postępowań sądowych w związku z taką odmową jest minimalne.
– zaznacza Robert Lisicki. Jego zdaniem pewne wątpliwości co do ewentualnych kontroli pojawiają się wyłącznie w odniesieniu do wniosku osób z uprzywilejowanych grup, jak np. rodzice dzieci do czwartego roku życia, których wniosek musi być uwzględniony (chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj).
Jak wskazuje Agata Mierzwa, przy odmowie wyrażenia zgody na pracę zdalną w grę mogłyby tu wchodzić ewentualnie zarzuty o dyskryminację czy nierówne traktowanie. – zaznacza.
W przypadku standardowej pracy zdalnej, nawet jeśli pracownik zgłosi wniosek, to obie strony stosunku pracy i tak będą musiały dokonać uzgodnień w tym zakresie, zgodnie z nowymi przepisami. Inaczej natomiast będzie w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej.
– stwierdza Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner kancelarii Raczkowski.
Zwykła, okazjonalna, powrót do biura
Do wyboru mamy pracę zdalną standardową – całkowitą lub częściową (hybrydową) albo okazjonalną, stosowaną tylko na wniosek pracownika w wymiarze 24 dni w roku. Jak firmy zamierzają z tego korzystać? Okazuje się, że bardzo różnie.
■ Dla niektórych firm wymiar pracy okazjonalnej jest zupełnie wystarczający.
■ Wydaje się jednak, że bardziej popularna będzie standardowa praca zdalna, bo takie jest oczekiwanie pracowników, zwłaszcza tam, gdzie już wcześniej wdrożono pracę zdalną „covidową”.
■ Mikrofirmy w związku z pracą zdalną nie będą chciały ponosić żadnych kosztów. Efekt zmiany prawa będzie więc taki, że niektórzy będą opierać się tylko na wnioskach pracowników o pracę zdalną okazjonalną, a to oznacza, że zredukują jej obecny wymiar tak, aby była ona świadczona do 24 dni w roku. Tym samym niektórych pracowników czeka powrót z pracy zdalnej do biur. Dziś bowiem często stosowana jest formuła: dwa dni pracy zdalnej i trzy dni stacjonarnej. Inny model to jeden dzień pracy zdalnej w tygodniu lub cztery dni na miesiąc.
■ Są też tacy pracodawcy, którzy najchętniej standardowej pracy zdalnej by nie mieli, a co najwyżej okazjonalną. Jednak ze względu na trudności w pozyskaniu kadr godzą się na tę pierwszą.
■ Tam, gdzie praca na określonych stanowiskach czy określonych grup osób może być wykonywana zdalnie – przykładem jest kancelaria prawna – może ona zostać wdrożona hybrydowo. Natomiast okazjonalna znajdzie zastosowanie jako dodatkowe uprawnienie pracownicze m.in. tam, gdzie standardem jest praca w zakładzie pracy (np. recepcja).
■ Niektóre firmy już planują korzystać z dwóch ścieżek naraz, tj. ze zwykłej zdalnej (np. dwa–trzy dni w tygodniu) i dodatkowo okazjonalnej. Dzięki temu będą ponosić niższe koszty zdalnego wykonywania pracy. Na dopuszczalność takiego rozwiązania wskazuje uzasadnienie projektu nowelizacji.
