Taka umowa może zostać zawarta z osobami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę i powinna określić, w jakich częściach będą oni ponosić odpowiedzialność materialną za szkodę w powierzonym im łącznie mieniu (najczęściej procentowo). Jeśli szkoda w całości lub w części spowodowana została przez niektórych pracowników, za całość lub stosowną część tej szkody odpowiadają tylko faktyczni jej sprawcy. Każda zmiana w składzie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością wymaga zawarcia nowej umowy. W przeciwnym razie odpowiedzialność zostaje uchylona.
Wspólną odpowiedzialność można ustanowić, gdy w miejscu powierzenia mienia, czyli w miejscu, w którym odbywa się sprzedaż, produkcja, świadczenie usług lub przechowywanie mienia, zatrudnionych jest nie więcej niż: 8 osób – przy pracy na jedną zmianę, 12 osób – przy pracy dwuzmianowej, 16 osób – przy pracy na trzy zmiany. W zakładach usługowych i żywienia zbiorowego oraz sklepach samoobsługowych liczba zatrudnionych nie może przekraczać 24 osób na jedną zmianę. Inne osoby mogą tam przebywać tylko za pisemną zgodą pracowników, którzy odpowiadają wspólnie.
Powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom następuje na podstawie inwentaryzacji, przeprowadzonej z udziałem tych pracowników lub wskazanych przez nich przedstawicieli.
W umowie o wspólnej odpowiedzialności strony muszą ustalić czas, w ciągu którego nieobecność pracownika w pracy nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności materialnej tego pracownika i pozostałych pracowników ponoszących wraz z nim wspólną odpowiedzialność. Zazwyczaj jest to 14 dni. W umowie nie można zamieszczać postanowień, w myśl których pracownicy wyrażają zgodę na potrącanie im przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą ujawnić się w przyszłości. Pracownik może rozwiązać umowę z 14-dniowym wypowiedzeniem, natomiast pracodawca może odstąpić od umowy w każdym czasie. W przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia lub jej wygaśnięcia, pracodawca powinien niezwłocznie (nie później niż w ciągu 7 dni) przystąpić do przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczy stanowiących przedmiot umowy.
Jeżeli pracownik wyrządził szkodę w sposób nieumyślny, roszczenia pracodawcy ulegają przedawnieniu z upływem roku od dnia, w którym powziął wiadomość o wyrządzeniu szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia. Jeżeli działanie było umyślne, do przedawnienia roszczeń stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.
