Pracodawca ma obowiązek prowadzenia indywidualnej, imiennej ewidencji czasu pracy każdego pracownika bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy. Celem prowadzenia ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz udzielenie prawidłowej liczby dni wolnych od pracy.
W ewidencji powinien być odnotowany czas przepracowany przez pracownika w poszczególnych dobach roboczych. Szczególnie wyróżnione powinny być te godziny, których przepracowanie daje pracownikowi prawo do dodatkowego wynagrodzenia lub czasu wolnego od pracy, czyli godziny nadliczbowe i godziny pracy w porze nocnej, oraz godziny, których rekompensata polega na konieczności oddania dnia wolnego od pracy w innym terminie (praca w niedziele i święta czy w dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy). Do ewidencji czasu pracy należy dołączyć wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
Należy też ewidencjonować dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, a w przypadku pracowników młodocianych – również czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest jednak dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Decyzja, w jakich okresach powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy, należy do pracodawcy, ponieważ przepisy prawa pracy ich nie wskazują. Ze względu na to, że wynagrodzenie powinno być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu, najwygodniej jest prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy, na podstawie której z łatwością można ustalić wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, które powinno być wypłacone w najbliższym terminie płatności po ich wystąpieniu.
Częstym błędem popełnianym przez pracodawców przy ewidencjonowaniu czasu pracy jest mylenie doby astronomicznej z dobą pracowniczą (24 kolejne godziny, począwszy od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy). Pracodawcy często też mylnie sadzą, że prowadzenie listy obecności lub kart wejść i wyjść oraz harmonogramów (grafików) pracy zwalnia ich z obowiązku prowadzenia kart ewidencyjnych czasu pracy.
Ewidencję czasu pracy należy udostępnić pracownikowi na jego żądanie.
To, czy ewidencja czasu pracy jest prowadzona właściwie, zazwyczaj podlega szczegółowej kontroli inspektora pracy. Zgodnie z kodeksem pracy naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Jeżeli nieprawidłowości dotyczą jedynie braków technicznych, jak np. braku zapisu o wykorzystaniu przez pracownika urlopu wypoczynkowego, inspektor pracy nakazuje pracodawcy uzupełnienie tego braku.
Jeżeli jednak inspektor pracy stwierdzi, że w ewidencji znajdują się wpisy niezgodne z przepisami, to może wystąpić do prokuratora z wnioskiem o podejrzenie popełniania przestępstwa fałszerstwa (podrobienia lub przerobienia dokumentu), a jego sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia lub pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat albo – poświadczenia nieprawdy (popełnia je osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne), za co grozi kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. W przypadkach mniejszej wagi, sprawca podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Grzywnę wymierza się w stawkach dziennych (od 10 zł do 2 tys. zł). Najniższa grzywna to dziesięć stawek dziennych, zaś najwyższa – 360.
