Od 1 października większość urzędów oraz instytucji publicznych będzie zobowiązana do korzystania z elektronicznego systemu doręczeń, obejmującego zarówno wysyłanie, jak i odbieranie dokumentów. Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że wkrótce będzie możliwe odebranie listu poleconego z urzędu przez internet, bez potrzeby otrzymywania awizo i stania w kolejkach na poczcie. Tym samym e-Doręczenie będzie równoprawnym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
E-Doręcznie zamiast listu poleconego
E-Doręczenie, o którym mowa, stanowi elektroniczną, równoprawną alternatywę dla tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Warto jednak zaznaczyć, że korzystanie z tego systemu przez adresata nie jest obowiązkowe.
Żeby otrzymywać korespondencję cyfrową (…) musimy założyć sobie adres do e-Doręczeń. Wtedy nie będziemy już otrzymywać tradycyjnych listów poleconych - informuje w rozmowie z serwisem portalsamorzadowy.pl podległy resortowi cyfryzacji Centralny Ośrodek Informatyki.
Centralny Ośrodek Informatyki dodaje, że jeśli nie zdecydujemy się założyć skrzynki e-Doręczeń, urzędy będą nadal przesyłać nam korespondencję w formie papierowej. Decyzja ta należy do każdego z nas, a dodatkowo istnieje możliwość wycofania się z tego rozwiązania i powrotu do otrzymywania tradycyjnych listów.
Dla kogo obowiązek stosowania e-Doręczeń?
Obowiązek stosowania e-Doręczeń będzie dotyczył następujących instytucji, urzędów oraz podmiotów niepublicznych:
- Organów administracji rządowej, w tym ministerstw oraz jednostek budżetowych obsługujących te organy;
- Innych organów władzy publicznej, takich jak organy kontroli państwowej i ochrony prawnej, oraz jednostek budżetowych obsługujących te organy;
- Jednostek samorządu terytorialnego, ich związków, związków metropolitarnych oraz samorządowych zakładów budżetowych;
- Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i zarządzanych przez niego funduszy, oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS);
- Agencji wykonawczych, instytucji gospodarki budżetowej, państwowych funduszy celowych, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, uczelni publicznych, Polskiej Akademii Nauk (PAN) i tworzonych przez nią jednostek organizacyjnych, państwowych i samorządowych instytucji kultury;
- Sądów, trybunałów, komorników, prokuratury, organów ścigania oraz Służby Więziennej;
- Podmiotów niepublicznych, takich jak osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych oraz notariuszy.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Na początku należy zarejestrować się na platformie gov.pl i wypełnić formularz wniosku o adres i skrzynkę do e-Doręczeń. W formularzu należy:
- Dołączyć odpowiedni dokument potwierdzający tożsamość lub tożsamość osoby, za którą składasz wniosek.
- Uzupełnić swoje dane lub dane osoby, za którą składany jest wniosek.
- Wskazać administratora, czyli osobę odpowiedzialną za zarządzanie skrzynką do e-Doręczeń, podając jej dane kontaktowe oraz adres e-mail.
- Zweryfikować wniosek i podpisać go elektronicznie, używając profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.
Następnie należy odebrać potwierdzenie złożenia wniosku za pośrednictwem e-maila wysłanego na adres administratora, który został podany we wniosku. Warto jednak mieć na uwadze, że jeśli zdecydujemy się nie korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń, nadal będziemy otrzymywać korespondencję w formie papierowej. Każdy obywatel ma prawo do własnej decyzji w tej sprawie.
Ministerstwo wyjaśnia, że każdy adres do e-Doręczeń (ADE) jest unikalny dla danego użytkownika, umożliwiając jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, a także jest niezmienialny pod względem właściciela. Każdy taki adres jest zapisywany w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).