Krok 1. Przygotowanie i opracowanie koncepcji

Powinno obejmować:

• Ocenę rzeczywistych potrzeb i możliwości pracodawcy co do telepracy.

Należy zastanowić się: Dlaczego chcemy wprowadzić telepracę? Czy pracownicy będą nią zainteresowani? Czy bilans korzyści w stosunku do poniesionych kosztów będzie dodatni? Czy nie zdezorganizuje to pracy w firmie? Czy nie należy dokonać korekt w sposobie funkcjonowania zakładu przed wprowadzeniem telepracy? Czy posiadamy wystarczająco rozwinięte narzędzia informatyczne i umiejętności posługiwania się nimi?

• Sprawdzenie treści układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy, obwieszczenia pod kątem możliwości zastosowania telepracy. Jeśli nie ma takiej możliwości – konieczne jest dokonanie zmiany treści układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy, obwieszczenia w trybie opisanym w przepisach kodeksu pracy. Jeżeli posiadamy w zakładzie pracy związki zawodowe, musimy ściśle współpracować z nimi w tych kwestiach.

• Dokonanie przeglądu stanowisk, na których celowe byłoby zastosowanie telepracy.

Jeśli na powyższe pytania odpowiedzi będą pozytywne, musimy dokonać szczegółowej analizy stanowisk – należy zdefiniować stanowiska i prace, które zostaną uelastycznione.

• Dokonanie przeglądu kadr zatrudnionych na tych stanowiskach (kwalifikacje, preferencje osobiste, sytuacja rodzinna, inne).

Jeśli juz wiemy, na jakich stanowiskach korzystne dla zakładu pracy byłoby wprowadzenie telepracy, musimy również przyjrzeć się osobom zatrudnionym na tych stanowiskach. Cechy i preferencje osobiste przyszłego telepracownika mają olbrzymie znaczenie dla powodzenia wdrożenia. Pracownik musi być zmotywowany, samodzielny, kreatywny, lojalny, planujący swoją karierę w powiązaniu z zakładem pracy. Motywacja może być związana ze szczególną sytuacją osobistą, np. z wychowywaniem małego dziecka, z niedogodnym dojazdem do pracy, z preferencjami co do metod wykonywania pracy. Pamiętajmy jednak, by nie uszczęśliwiać nikogo na siłę.

• Sprawdzenie realnej technicznej możliwość pracy w formie telepracy. W naszym kraju ciągle jeszcze zdarzają się obszary, gdzie założenie i korzystanie z internetu nie jest łatwe.

• Rzetelną informację dla pracowników o celu i zasadach wprowadzania telepracy (każda zmiana budzi obawy wśród pracowników).

Jednocześnie z podjęciem ww. działań powinniśmy poinformować załogę o tym, co i dlaczego robimy. Pracownicy mogą poczuć się zaniepokojeni niezrozumiałymi dla nich poczynaniami, wywiadami z wybranymi pracownikami itp. Poinformowanie załogi powinno mieć charakter oficjalny, ale nie sztywny, tak by nie wywoływać wrażenia radykalnych zmian.

Krok 2. Implementacja (wdrożenie) i monitoring przebiegu wdrażania

• Dokonanie wyboru osób, które będą pracować w systemie telepracy. Wybór takich osób powinien być oparty na jasnych zasadach:

– w systemie telepracy pracować będą wyłącznie osoby zainteresowane taką formą pracy,

– w razie niepowodzenia telepracownicy nie spotkają się z negatywnymi konsekwencjami takiego stanu rzeczy,

– przekształcenie stanowiska pracy w telestanowisko nie jest rzeczą nieodwracalną.

Konieczne będzie przeprowadzenie rozmowy z każdym z pracowników, a w razie konieczności kilku rozmów i spotkań.

• Podjęcie decyzji co do inwestycji w sprzęt informatyczny i internet.

Na tym etapie musimy podjąć i wprowadzić w życie konkretne decyzje co do zakupu sprzętu informatycznego. Powinniśmy odpowiedzieć na pytania: Czy konieczny jest zakup nowego sprzętu? Czy może lepsze byłoby przeniesienie komputerów już działających w naszej firmie? Czy nie można zawrzeć porozumienia z pracownikiem w sprawie warunków wykorzystania przez niego własnego sprzętu informatycznego?

Jeśli kupujemy nowy sprzęt – konieczna będzie racjonalna decyzja co do jego kosztów, nie należy zbytnio przeszacowywać cen. Będziemy go musieli ubezpieczyć.

• Negocjacje dotyczące nowych warunków umowy, podpisanie dokumentów związanych ze zmianą elementów umowy.

Przed rozpoczęciem przez pracowników pracy na nowych warunkach należy dokonać niezbędnych zapisów w dokumentacji pracowniczej. Pamiętajmy, że zmieni się miejsce wykonywania pracy (element umowy o pracę), zmienić może się także system czasu pracy (poprzez zastosowanie zadaniowego czasu pracy). Zmiana formy pracy na telepracę powinna opierać się na pisemnym porozumieniu pomiędzy stronami umowy o pracę. Musimy również ustalić organizacyjne zasady współpracy, m.in. sposób wzajemnego kontaktowania się.

Krok 3. Informacja zwrotna na temat funkcjonowania pracownika w nowym systemie

• Ta faza wdrażania to dobry moment na zaplanowanie i zrealizowanie szkoleń (np. z zakresu komunikacji lub obsługi sprzętu), jeśli wyniknie to w trakcie testowania telepracy. Jest to również czas na pilotaż systemu, dalsze prace nad rozwiązaniami technologicznymi, wsparcie dla telepracownika.

• Równolegle powinniśmy nieustannie prowadzić analizę kosztów i zysków, badanie akceptacji i zadowolenia z telepracy, ustalenie ewentualnych korekt przyjętych zasad współpracy.

• W tym miejscu możemy również zastanowić się nad rozszerzeniem telepracy na dalszych pracowników.