Czy szef może odmówić udzielenia urlopu, na który wcześniej już się zgodził? To musisz wiedzieć przed długim weekendem.

Kto decyduje o terminie urlopu wypoczynkowego?

Po Bożym Narodzeniu i feriach zimowych szybko nadeszła Wielkanoc, a niedługo po niej rozpocznie się majówka. Są to typowe okresy, w których pracownicy bardziej niż w innych są zainteresowani korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Dodatkowo w 2024 r. układ kalendarzowy jest łaskawy dla pracowników – 1 maja wypada w środę, a 3 maja w piątek. Skorzystanie z urlopu w dniach 29 i 30 kwietnia oraz 2 maja pozwoli więc cieszyć się wypoczynkiem od 27 kwietnia aż do 5 maja (9 dni). Jednak co w sytuacji, gdy pracownik zaplanuje urlop wypoczynkowy, a pracodawca mu go nie udzieli?
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. (art. 152 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Zasadą jest, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Ustawodawca nie narzucił pracodawcom tego, na jakie okresy mają sporządzać plan urlopów. To sprawia, że mogą nimi objąć cały rok kalendarzowy, kwartał, a nawet tylko miesiąc. Większość pracodawców odchodzi od planowania urlopu na długie okresy, np. roczne, bo dotrzymanie takiego planu zazwyczaj okazuje się w praktyce niemożliwe, a tak sporządzony plan urlopów nie odgrywa istotne praktycznego znaczenia. Jednak nawet w sytuacji, gdy urlopy są sporządzane na krótsze okresy, może się zdarzyć, że niespodziewane zdarzenie sprawi, że zajdzie konieczność zmiany poczynionych planów, także urlopowych.

Czy pracodawca może cofnąć zgodę na urlop, którą już wyraził?

Ustawodawca to przewidział i wskazał w art. 164 k.p. że przesunięcie terminu zaplanowanego urlopu jest możliwe zarówno na wniosek pracownika, jak i z inicjatywy pracodawcy. Pracodawca ma jednak taką możliwość tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione jego szczególnymi potrzebami stwarzającymi sytuację, w której nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. Oznacza to, że w sytuacji, gdy pracownik zaplanował urlop na czas majówki, a pracodawca wyraził na to zgodę, ale we wspólnie uzgodnionym terminie zdarzy się coś nieprzewidzianego, np. współpracownik, który miał w tym okresie świadczyć pracę, złamie nogę, to pracodawca może zmienić swoją decyzję, odmówić pracownikowi możliwości skorzystania z urlopu i polecić mu stawienie się do pracy.

Czy pracownik może liczyć na zwrot poniesionych kosztów?

Choć przepisy nie przewidują tego wprost, to w praktyce przyjmuje się, że gdy dojdzie do przesunięcia przez pracodawcę terminu zaplanowanego urlopu, to pracownik może w takiej sytuacji uzyskać od pracodawcy zwrot kosztów, które poniósł w bezpośrednim związku z tą sytuacją. W takim wypadku odpowiednie zastosowanie znajdą bowiem przepisy dotyczące odwołania z urlopu.