Naukę zarządzania czasem najlepiej rozpocząć od określenia celów. Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od angielskich słów:
- Specific - dokładny
- Measurale - mierzalny
- Achievale - osiągalny
- Realistic - realny
- Time oriented - zorientowany w czasie.
Dobrze sformułowany cel powinien być konkretny (aby wiadomo było, do czego się dąży), mierzalny (aby jednoznacznie określić, kiedy zostanie osiągnięty). Wskazane jest też narzucenie sobie pewnych ram czasowych i określenie terminu realizacji danego celu. W formułowaniu celu zwraca się uwagę na to, aby był on realistyczny, czyli możliwy do osiągnięcia.
Warto zaplanować, w jaki sposób można osiągnąć postawione sobie cele. Ułatwia to określanie priorytetów na każdy dzień pracy i mobilizuje do efektywnego wykorzystywania czasu. Jak więc najlepiej zaplanować swój czas, aby go w pełni wykorzystać?
Pierwsza i najważniejsza zasada mówi, iż należy zaplanować tylko określoną część dnia pracy (ok. 60%). Pozostałych 40 % powinno być dedykowane nieprzewidzianym wydarzeniom - zakłóceniom takim jak: telefony, wizyty współpracowników, nagłe wezwania do szefa itp..
Tworząc plan należy korzystać z jednego terminarza (elektronicznego lub biurowego), w którym zapisywane są daty, cele oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia spotkań. Każdy dzień musi być zaplanowany osobno. Dobrym pomysłem jest dokonywanie wpisów ołówkiem - ułatwia to nanoszenie poprawek, gdy nastąpi konieczność zmiany planów (np. spotkanie zostanie odwołane).
Codziennie warto przeznaczyć kilka minut na analizę i ewentualną korektę planu dnia. Nie załatwione sprawy, które w dalszym ciągu pozostają aktualne, najlepiej od razu zapisać na kolejne dni. Warto wyznaczyć także ostateczny termin ich załatwiania, dzięki temu unika się opóźnień.
Bardzo ważne są priorytety, czyli hierarchia ważności poszczególnych zadań. Warto tu wykorzystać teorię ABC, która głosi, że "możesz zrobić bardzo wiele, ale nie wszystko". Decydując zatem o kolejności realizacji poszczególnych zadań, warto podzielić je na 3 grupy:
- zadania typu A - takie, które muszą być zrobione
- zadania typu B - takie, które powinny być zrobione
- zadania typu C - takie, które mogą być zrealizowane, jeśli zadania A i B są już wykonane.
Kolejną ważną zasadą jest umiejętność delegowania zadań. Już na samym początku trzeba ustalić, które sprawy powinniśmy załatwić osobiście, a które można powierzyć pracownikom. Dobry podział pracy to połowa sukcesu.
Tworząc plan dnia należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane wizyty lub rozmowy telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności.
Wskazane jest, aby rezerwować dłuższy, niezakłócony czas na wykonywanie większych zadań, np. na przygotowanie ważnego sprawozdania czy raportu. Powinien to być tzw. czas bez zakłóceń np. bez przyjmowania współpracowników. Z kolei krótsze okresy bez zakłóceń mogą być wykorzystywane na załatwianie większej ilości spraw drobniejszych na raz np. wykonanie telefonów do klientów.
Zarządzanie czasem, zwłaszcza na początku, nie jest łatwe, gdyż wymaga wyzbycia się pewnych nawyków i poddania nowym regułom. Niemniej jednak warto posiąść tę umiejętność. Ułatwi nam ona określanie celów zawodowych i prywatnych oraz pozwoli na lepsze i szybsze ich osiąganie. Z pewnością zaowocuje również umiejętnością zlecania zadań innym, oszczędnością czasu i wzmocni koncentrację na ważnych zadaniach.
Dzięki dobremu zarządzaniu czasem zyskujemy także zredukowanie presji terminów, zmniejszenie stresu, a więc więcej satysfakcji z pracy.
Barbara Kochańska-Mierzejewska - Członek Zarządu FPA Group, w firmie świadczącej usługi outsourcingowe w zakresie kadr, płac, finansów oraz księgowości. Więcej na www.fpa-group.pl
