Pani minister, 7 kwietnia weszły w życie przepisy o pracy zdalnej. Jaki cel ma wdrożenie tych rozwiązań i w jakich sytuacjach mogą być one szczególnie przydatne?
Minister Marlena Maląg: Przez ostatnie trzy lata wielu pracowników pracowało zdalnie na podstawie tzw. specustawy covidowej. W efekcie ta forma wykonywania pracy stała się bardzo popularna, szczególnie w formule hybrydowej, a więc takiej, gdy pracownik przez część dni pracuje w firmie, a w pozostałe – w domu.
Nowe, przygotowane przez nas rozwiązanie, pomoże pracownikom w jeszcze lepszym godzeniu obowiązków rodzinnych i zawodowych. Będzie to też ważne wsparcie tych, dla których dojazd do miejsca pracy bywa utrudniony, na przykład dla osób z niepełnosprawnością.
O czym powinien pamiętać pracodawca, zanim zgodzi się na wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej?
Wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało, co do zasady, uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Będzie ono możliwe nie tylko w trakcie zatrudnienia, ale także przy zawieraniu umowy o pracę. Oczywiście konieczne będzie określenie zasad wykonywania pracy zdalnej, w szczególności zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną oraz kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Zasady te powinny zostać określone w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub w wydanym regulaminie. W przypadku braku takiego porozumienia lub regulaminu – zasady będą określone w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Pracodawca będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej takie, jak np. laptop. Obowiązek ten będzie mógł być zastąpiony wypłatą ekwiwalentu pieniężnego, o ile ustalą tak obie strony.
Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej konieczne będzie także przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego, bez której nie jest możliwe ustalenie zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca musi również pamiętać, że nie każda praca może być wykonywana zdalnie. Wyłączone spod takiej możliwości są m.in. prace szczególnie niebezpieczne lub powodujące intensywne brudzenie.
A jakie obowiązki będą spoczywały na pracownikach wykonujących pracę zdalną?
Dla pracowników zdalnych nowelizacja oznacza przede wszystkim znaczne ułatwienie w postaci możliwości wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy. Oczywiście miejsce pracy zdalnej powinno być uzgodnione z pracodawcą. Pracownik nie może zorganizować swojego stanowiska pracy zdalnej bez zachowania jakichkolwiek standardów. W trosce o zdrowie pracownika zdalnego na zorganizowanym przez niego stanowisku będą musiały zostać zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracownik, organizując to stanowisko, będzie musiał też uwzględnić wymagania ergonomii.
W jaki sposób ostatnie zmiany w Kodeksie pracy, także te zawarte w ustawie o work-life balance, pomogą godzić życie prywatne pracownika z zawodowym?
Obie z ostatnich nowelizacji Kodeksu pracy mają na celu ułatwienie godzenia życia prywatnego z zawodowym. Przepisy o pracy zdalnej wprowadzają wiążący wniosek o pracę zdalną m.in. dla pracownika wychowującego dziecko w wieku do czterech lat. Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku takiego pracownika, jeśli nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Ustawa przewiduje też możliwość korzystania przez pracowników z pracy zdalnej okazjonalnej, a więc w sytuacjach uzasadnionych wyłącznie potrzebą tego pracownika, np. w razie konieczności opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny.
Wdrożenie tzw. dyrektywy work-life balance wprowadza do Kodeksu pracy szereg innych rozwiązań, w tym prawa do 9-tygodniowej nieprzenoszalnej części urlopu rodzicielskiego dla każdego z rodziców, uelastycznienie zasad wykorzystywania tego urlopu oraz umożliwienie szerszego stosowania elastycznej organizacji pracy, które powinny zachęcić rodziców do dzielenia się obowiązkami w opiece nad dziećmi. Przewidujemy, że wpłynie to pozytywnie na ich relacje w późniejszym życiu, a także pozwoli matkom na szybszy powrót do pracy zawodowej po urodzeniu dziecka i na dalszy rozwój.
Wprowadzenie nowego pięciodniowego urlopu opiekuńczego, a także dwudniowego, 16-godzinnego zwolnienia od pracy z powodu "działania siły wyższej" umożliwi pracownikom załatwienie spraw związanych z bliskimi, np. zawiezienie ojca lub matki do lekarza. Może też być wykorzystywane, gdy mamy nagłe sprawy domowe, np. musimy pilnie zająć się usunięciem poważnej awarii w mieszkaniu.
Jak rozumieć przepisy o pracy zdalnej w odniesieniu do ustawy o work-life balance? W pracy zdalnej pracodawca, co do zasady, nie może odmówić rodzicom dziecka do czterech lat. A w work-life balance do ośmiu lat życia.
Po wejściu w życie obu nowelizacji Kodeksu pracy pracownik, rodzic dziecka do 4. roku życia, będzie mógł złożyć wniosek o pracę zdalną na podstawie dwóch różnych przepisów.
Na podstawie przepisów o pracy zdalnej pracodawca będzie mógł odrzucić wniosek pracownika tylko z dwóch powodów (organizacja i rodzaj pracy). Z kolei na podstawie projektowanych przepisów o elastycznej organizacji pracy – ma możliwość odrzucenia wniosku z trzech powodów: także z powodu konieczności zapewnienia normalnego toku pracy, co samo w sobie jest szeroką przesłanką, w dużej mierze podlegającą ocenie pracodawcy. Skutkiem tego wydaje się, że wniosek złożony na podstawie przepisów o pracy zdalnej można uznać za silniej wiążący pracodawcę.
Z drugiej strony projektowane przepisy o elastycznej organizacji pracy przewidują dodatkowe uprawnienia dla pracownika – możliwość wcześniejszego powrotu do pracy, zakaz wypowiedzenia umowy o pracę z powodu korzystania z elastycznej organizacji pracy oraz przerzucony na pracodawcę ciężar dowodu w razie rozwiązania umowy o pracę.
Dodatkowo obecnie obowiązujący przepis Kodeksu pracy, który został wprowadzony w ramach Programu "Za życiem", także umożliwia rodzicom dzieci niepełnosprawnych oraz dzieciom o specjalnych potrzebach edukacyjnych możliwość złożenia wiążącego wniosku o przerywany system czasu pracy, tzw. ruchomy czas pracy oraz indywidualny czas pracy. Taki wniosek może być odrzucony przez pracodawcę tylko wtedy, gdy wnioskowana organizacja pracy nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Pracownik będzie mógł zatem dokonać wyboru podstawy prawnej, która będzie dla niego najkorzystniejsza w danym momencie.
Autorka: Karolina Kropiwiec
