Puste biuro pełne wątpliwości! Dowiedz się, jaką pełni rolę w zarządzaniu firm

Pandemia COVID-19 postawiła firmy w obliczu ogromnych wyzwań. Musiały one sobie poradzić m.in. z nowym sposobem organizacji pracy, przy jednoczesnym zachowaniu wydajności. Stąd wiele z nich postawiło na alternatywne sposoby zarządzania, a w nich znalazły się modele pracy takie jak zdalny, agory oraz satelitarny, czy hybrydowy swobodny lub hybrydowy regulowany. Kiedy sytuacja powoli wraca do normy, a pracodawcy znoszą ograniczenia w użytkowaniu przestrzeni (ponad 90% firm je wprowadziło!¹ ), okazuje się, że coraz trudniej zachęcić pracowników do powrotu do firmy.

Dlaczego biura są puste?

Większość przedsiębiorstw stopniowo powraca do pracy w biurze. To jednak postawiło przed nimi nowe wyzwania, gdyż okazuje się, że część zatrudnianych przez nich pracowników do owych biur nie chce przychodzić. Pracownicy czują się zobligowani do wykonywania obowiązków i to z nimi są związani, a nie z miejscem przy biurku w siedzibie firmy, w której pracują. Trend ten szczególnie widoczny jest w firmach IT. Ponadto chęć pracy zdalnej rośnie wraz z obniżeniem się poziomu satysfakcji z przestrzeni biurowej (Leesman 2021)² . Rolą zarządów obecnie jest więc zdecydowanie, jaki tryb pracy finalnie będzie obowiązywał w ich biurach, a następnie dostosowanie tych biur do nowych potrzeb pracowników. Bo one z pewnością na przestrzeni ostatnich lat się zmieniły. Zatem im gorzej zaprojektowana przestrzeń biurowa, tym trudniej będzie do niej zachęcić.

Biura spełniają nowe funkcje

Rola biura w pracy ulega zmianie. To nie tylko efekt pandemii, ale także nowej generacji napływających pracowników. Obecnie biuro ma spełniać funkcje kreatywnej, modnej przestrzeni, być miejscem spotkań i wymiany myśli. To, co nie ulega modyfikacjom, to fakt, iż przestrzeń architektoniczna musi budować poczucie przynależności do danej organizacji oraz być inicjatorem wspólnej integracji zespołów. Ma także pełnić rolę miejsca, gdzie budowana i utrwalana jest społeczna więź w zespole. A dalej, biuro powinno pozwalać tworzyć żywą, prawdziwą współpracę i oferować skuteczny potencjał do wydajnej komunikacji, szczególnie przy projektach wymagających np. burzę mózgów.

Sposób na dostosowanie biura do konkretnej firmy

Przygotowując biuro, spełniające wymogi organizacji, warto udać się do ekspertów, w tej dziedzinie. To oni dokonają dokładnej, rzetelnej i obiektywnej analizy, jakiego biura dana firma potrzebuje oraz przeprowadzą cały proces zmiany biura lub wynajmu nowej powierzchni i kompleksowej interpretacji jej na potrzeby firmy.

Praca nad infrastrukturą biurową rozpoczyna się od audytu środowiska pracy organizacji i wnikliwej analizy jej potrzeb. Wtedy też to zarządcy muszą ostatecznie rozstrzygnąć, jaki format pracy będzie obowiązywał na stałe w ich przedsiębiorstwie. Na poziomie analizy potrzeb funkcjonalnych istotne są ocena stylu pracy i szczegółowego zapotrzebowania przestrzennego poszczególnych jednostek organizacyjnych. To pozwoli do przygotowania wytycznych do wprowadzenia optymalnego modelu pracy oraz zaleceń do spaceplanu (ile jakich miejsc, do jakich funkcji). W kolejnym kroku następuje rekomendacja wielkości biura i poszczególnych stref, dostosowanych do modelu pracy i czynności, które mają w danym biurze się dziać, aby firma efektywnie funkcjonowała. Powstaje więc mapa funkcjonalna w formie grafu z zaznaczonymi wymaganymi przestrzeniami, ich wielkością i powiązaniami między nimi. Kolejno dochodzi do znalezienia nowej powierzchni lub korzystnego przedłużenia istniejącego najmu. I dostosowanie tej przestrzeni do danego przedsiębiorstwa. Tworzone są optymalne podziały pomieszczeń i stref na podstawie wytycznych, uwzględniających wymagania ppoż. i BHP oraz instalacje i możliwości, czy ograniczenia budynku. a dalej dochodzi rozmieszczenia układu wyposażenia meblowego. Dochodzi również do rozmów dotyczących wystroju wnętrz. Tu istotne jest, aby ustalić, jaki charakter mają mieć i jakie wywoływać emocje oraz uczucia, a do tego, jak owe wnętrza mają oddziaływać na zmysły. Po zaakceptowaniu przez zarząd każdego z etapu następuje proces określany jako fitout, czyli realizacja prac wykończeniowych oraz wyposażenie powstałego biura. W tym stadium firma zadba o przeprowadzkę i adaptację w nowej przestrzeni, przygotowując zasady korzystania z poszczególnych obszarów biura, oferując też szkolenia ze ,,zdrowego siedzenia”, z organizacji efektywnych spotkań, czy ze ,,zwinnych rozwiązań”. Na podstawie ankiet i warsztatów, z osobami zarządzającymi, określany jest również zakres koniecznych do przeprowadzenia szkoleń i warsztatów coachingu.

W procesie istotne jest, aby pamiętać, że biura, w których obecnie przebywa mniej osób niż przed pandemią, nie muszą stać się mniejsze. Teraz tworzy się większe przestrzenie przypadające na jednego pracownika, bo to ma dawać nie tylko swobodę, ale również być rozwiązaniem gwarantującym bezpieczeństwo.

- Obserwacja niechęci pracowników do biur, może wynikać przede wszystkim z nieodpowiednio zaprojektowanej przestrzeni. Biuro (bez względu na finalny wybór modelu pracy) ma przyciągać, jednoczyć, ale i być elementem wizerunku danej firmy. Pracownicy cierpiący na tzw. zoom fatigue, czyli zmęczenie częstymi spotkaniami online (HBR 2020)³ , potrzebują powrotu do wspólnych, codziennych interakcji i spotkań ze współpracownikami. Ważne jest, aby mogli wrócić do przyjaznej infrastruktury, która spełni ich nowe wymagania - konkluduje Wiesław Chodkowski, prezes zarządu Helikon.