Kto tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) tworzą pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku:
- co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
- co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli z wnioskiem o utworzenie ZFŚS wystąpiła do pracodawcy zakładowa organizacja związkowa.
Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych obowiązkowo tworzą ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Pozostali pracodawcy mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dobrowolnie.
Jak naliczyć odpis na ZFŚS?
Podstawą naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 r. W 2026 r. odpis na zfśs ustala się od kwoty 7848,60 zł.
Wysokość wpłaty na ZFŚS jest ustalana na podstawie przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby osób zatrudnionych u pracodawcy. Ustalając planowaną liczbę zatrudnionych uwzględnia się wyłącznie pracowników, tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Pomija się osoby wykonujące pracę na innej podstawie, np. zleceniobiorców czy współpracujące osoby samozatrudnione.
Wysokość obowiązkowego odpisu na ZFŚS w 2026 r.
W 2026 r. obowiązkowe odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wynoszą:
- 2943,23 zł na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach (37,5 proc. podstawy);
- 3924,30 zł na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50 proc. podstawy);
- 392,43 zł na jednego pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki (5 proc. podstawy);
- 470,92 zł na jednego pracownika młodocianego w drugim roku nauki (6 proc. podstawy);
- 549,40 zł na jednego pracownika młodocianego w trzecim roku nauki (7 proc. podstawy).
Dobrowolne zwiększenie odpisu na ZFŚS
Pracodawca może dobrowolnie zwiększyć odpisy na zatrudniane osoby niepełnosprawne bądź byłych pracowników. Można też dokonać zwiększenia na każdą zatrudnioną osobę, jeżeli pracodawca przeznaczy całość dobrowolnego zwiększenia na prowadzenie utworzonego przez siebie żłobka lub klubu dziecięcego.
W 2026 r. dobrowolne zwiększenia wynoszą:
- 490,54 zł na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności (zwiększenie o 6,25 proc. podstawy);
- 490,54 zł w przypadku pracodawców sprawujących opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki (zwiększenie o 6,25 proc. podstawy);
- 588,65 zł w przypadku pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu - mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc., pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.
Przekazanie środków na rachunek bankowy ZFŚS
Naliczone odpisy, zarówno obowiązkowe, jak i dobrowolne, tworzą u pracodawcy jeden zakładowy fundusz socjalny, którego środki należy gromadzić na odrębnym rachunku bankowym. Należne środki pracodawca przekazuje na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w dwóch terminach:
- do 31 maja 2026 r. - kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości dokonanych odpisów oraz
- do 30 września 2026 r. - pozostałą kwotę dokonanych odpisów i zwiększeń.
Ważne
Pracodawcy, którzy w 2026 r. są zobowiązani do utworzenia ZFŚS, mają czas do 31 maja na przekazanie na rachunek funduszu co najmniej 75 proc. odpisu podstawowego.
W bieżącym roku 31 maja przypada w niedzielę. Nie oznacza to jednak, że wpłata może zostać dokonana później, np. w najbliższy dzień roboczy. Mimo to przekazanie środków na rachunek ZFŚS po wyznaczonym terminie (np. po 31 maja), nie powoduje powstania po stronie pracodawcy zobowiązania do odprowadzenia odsetek z tego tytułu. Wpłata na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest bowiem tylko przesunięciem środków pracodawcy.
Ustawowe terminy przekazania środków na rachunek ZFŚS nie dotyczą podmiotów, które mimo stanu zatrudnienia niższego niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty dobrowolnie zdecydowały o utworzeniu funduszu. W ich przypadku środki na działalność ZFŚS mogą być przekazane w innym dowolnie ustalonym terminie.
Ważne
Odpisy i zwiększenia na ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy.
Podstawa prawna:
- ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288 z późn. zm.)
- obwieszczenie Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2025 r. i w drugim półroczu 2025 r. (M.P. z 2026 r. poz. 232)
