Kary do 50 tys. zł i niezapowiedziane, nocne kontrole. Służby sprawdzą legalność zatrudnienia

Najważniejsze zmiany

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620). Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. 2025 poz. 621). - od 1 czerwca 2025 r.:

• Nakładanie kar i mandatów

o w przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów, PIP i SG mogą nakładać grzywny w drodze mandatu karnego o znacznie wyższej niż do tej pory wartości (do 50 000 zł za nielegalne zatrudnienie)

o PIP może ukarać kwotą od 3 000 lub od 6 000 zł za każdą osobę skierowaną do pracy (wbrew regulacjom zakazującym pozornego outsourcingu)

o Te organy mogą kierować wnioski o ukaranie do sądu.

• Kontrola legalności zatrudnienia, w tym w kontekście dopuszczalnej formy współpracy pracodawcy i jego klienta: inspektorzy PIP są uprawnieni do niezapowiedzianych kontroli (nawet w środku nocy), czy cudzoziemcy wykonują pracę na podstawie ważnych i właściwych tytułów prawnych: zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy.

• Ustawodawca wprowadził 2-letnią karencję. Agencja pracy tymczasowej może świadczyć usługi na rzecz cudzoziemców wymagających zezwolenia dopiero po 2 latach działalności na rzecz obywateli polskich lub UE.

Kontrole mogą być niezapowiedziane i odbywać się w dowolnym momencie – głównie jeśli chodzi o PIP i SG. Szczególna zmiana dotyczy Straży Granicznej, która interesuje się nie tylko zatrudnieniem, a przede wszystkim prawem pobytu. Służby weryfikują pozwolenia na pobyt, dokumenty uprawniające do pracy, w tym oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Czyli w obszarze ich zainteresowań są: wjazd, pobyt i praca. PIP sprawdza umowy głównie pod kątem zgodności z prawem pracy, co naturalnie krzyżuje się z obszarem prawa do wykonywania pracy legalnie na terytorium RP. Aby tę legalność zatrudnienia ustalić, kontrolerzy PIP mają prawo wejść do zakładu, rozmawiać z ludźmi oraz sprawdzić, jak praca jest faktycznie wykonywana. To jest ten etap, w którym ewentualne nieprawidłowości, prawdopodobnie zostaną ujawnione. W tym kontekście bardzo ważna jest kwestia rozpoznawalności pracodawcy, żeby cudzoziemcy wiedzieli dla kogo pracują – dla agencji, nie dla klienta – Anna Wiluś-Antoniuk, radczyni prawna, dyrektor działu prawnego LeasingTeam Group.

Kiedy pojawia się problem? O tym nie wiedzą pracodawcy

Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy, że już sama umowa o outsourcing pracowników może być obarczona ryzykiem błędów, które w praktyce prowadzą do poważnych konsekwencji prawnych.

Prawnie niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracownicy formalnie zatrudnieni przez agencję pracy wykonują obowiązki pod bezpośrednim nadzorem klienta niebędącego pracodawcą użytkownikiem. Może to skutkować uznaniem ich za pracowników klienta, ewentualnie PIP lub sąd mogą orzec, że jest to ukryta praca tymczasowa. W efekcie klient jako pracodawca-użytkownik może zostać zobowiązany do przejęcia pełnych obowiązków prawnych i finansowych wobec tych osób, m.in. wynikających z zasady równego traktowania oraz przepisów dotyczących pracowników tymczasowych.

Innym ryzykownym scenariuszem może być sytuacja, w której firma formalnie zleca zadania na zewnątrz, ale przekazanie ich nie jest faktyczne np. pracownicy nadal podlegają tym samym przełożonym i wykonują pracę w niezmienionym modelu organizacyjnym. Sąd może uznać taką operację za pozorne przejście zakładu pracy. Co może skutkować odpowiedzialnością prawną pracodawcy, w tym nałożeniem sankcji finansowych.

Równie ważne jest ustalenie z klientem, gdy nadzór operacyjny nad zatrudnionymi cudzoziemcami sprawuje de facto firma-klient, mimo że formalnie są oni zatrudnieni przez agencję. Jeśli na pytanie organów kontroli: „dla kogo pracujesz?” i „kto wydaje polecenia?” pracownik nie potrafi jednoznacznie odpowiedzieć i wskazać, kto jest jego pracodawcą, albo wskazuje klienta jako osobę wydającą polecenia i organizującą jego pracę, organy mogą uznać, że umowa outsourcingowa ma charakter pozorny. Taka kwalifikacja skutkuje nie tylko odpowiedzialnością za naruszenia prawa pracy, lecz także konsekwencjami w zakresie składek ZUS i rozliczeń podatkowych po stronie pracodawcy-użytkownika.

Podniesienie wysokości kar ma na celu odstraszanie pracodawców od naruszania prawa, za które grożą zarówno sankcje karne, jak i administracyjne.

Gorący sezon rekrutacyjny trwa

Okres przedświąteczny to tradycyjnie czas wzmożonego zapotrzebowania na pracowników – zwłaszcza w handlu, logistyce i na produkcji. Pracodawcy często poszukują rąk do pracy „na już” i sięgają po szybkie wsparcie pracowników tymczasowych, np. z zagranicy. Legalne zatrudnienie cudzoziemców to pełna odpowiedzialność prawna pracodawców, dlatego tak ważna jest współpraca z rzetelnymi partnerami, oferującymi outsourcing pracowniczy.

Jak można sprawdzić, czy agencja pracy zatrudnia legalnie? Warto odszukać, czy dany podmiot widnieje w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ) i ma odpowiednie uprawnienia. Wystarczy wpisać nazwę agencji, jej NIP lub inne dane w wyszukiwarce, aby uzyskać informacje dotyczące rodzaju świadczonych usług.