Wydruki papierowe trzeba przechowywać 2 lata, a kopie elektroniczne 5 lat. Według podatników ten proceder się opłaca, bo fiskus ma 3 lata mniej na kontrolę.

– To proste. Stos wydruków kasowych może zniechęcić urzędników do ich weryfikacji. Trudniej też znaleźć w nich nieprawidłowości. Do tego dochodzi różny okres przechowywania kopii paragonów elektronicznych i papierowych – tłumaczy pan Adam Bielacki, właściciel firmy z Nowego Sącza. 

Rolki papierowe przedsiębiorca musi przechowywać przez dwa lata. Kopię elektroniczną przez pięć lat. Oznacza to, że stosując kasę tradycyjną można znacznie skrócić czas, w którym urzędnicy będą mogli sprawdzić wydruki kasowe. Jednak wiara w to, że stosy rolek zniechęcą kontrolujących, jest złudna.

– Podatnicy liczą na to, że uratuje ich z opresji wyjaśnienie, że mają problemy ze znalezieniem konkretnej rolki albo wydruku, który był nieczytelny podczas kontroli. To błąd. Urzędnicy za nierzetelne dowody, ich brak lub utrudnianie kontroli mogą nałożyć grzywny – ostrzega Malwina Sik, konsultant w Instytucie Studiów Podatkowych.

 Mali przedsiębiorcy nadal wolą kasy z papierowymi rolkami niż z e-kopiami

Na początek analiza

Kasy z elektronicznym zapisem są droższe. Ale tylko w momencie zakupu. Ich eksploatacja jest dużo tańsza niż starszych modeli. Wydruki z nowszych kas opatrzone są specjalnym elektronicznym podpisem, w którym zaszyfrowane są dane, takie jak m.in. model kasy, data, godzina, kwota transakcji. Według Malwiny Sik dzięki tym informacjom łatwiej sprawdzić, czy przedstawiony wydruk pochodzi z danej kasy, a zamieszczone w nim informacje są prawdziwe.

– Przy stosowaniu tego rodzaju kas użytkownicy nie są zmuszeni do drukowania papierowych kopii. Znacznie obniża to koszty związane z zakupem rolek kasowych. Eliminuje też nakłady związane z koniecznością składowania kopii paragonów w rolkach – argumentuje Malwina Sik.

Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy, partner w KNDP, dodaje, że w każdym wypadku należy policzyć, co jest bardziej opłacalne, tym bardziej że zakup kasy jest częściowo refundowany. Na refundację kosztów zakupu rolek nie ma już co liczyć.

Ale w większości przepytanych przez nas firm to nie rachunek ekonomiczny decydował o wyborze kasy.


Czas magazynowania

O wyborze kasy decyduje m.in. krótszy okres przechowywania papierowych kopii paragonów. Krótszy niż okres przedawnienia wynikającego z nich podatku. Po drugie, w zapisach elektronicznych łatwiej znaleźć poszukiwane informacje, niż przeglądając setki, a czasem nawet tysiące papierowych rolek. Eksperci przestrzegają jednak, że w praktyce papier wcale nie utrudnia kontroli.

Andrzej Nikończyk wspomina, jak uczestniczył w kontrolach, w których przeglądano rolki kasowe. Był zaskoczony sprawnością ich weryfikacji przez urzędników.

– Jednak jeśli kontrola przyjdzie po dwóch latach, co jest raczej normą, nie będzie co przeglądać. Właśnie na to liczą podatnicy – tłumaczy Andrzej Nikończyk.

Uprawnienia urzędników

W przypadku kontroli podatnik posługujący się kasą fiskalną może zostać poproszony o przedstawienie dokumentów dotyczących jej wykorzystywania. Tomasz Wagner, ekspert w Ernst & Young, zwraca uwagę, że w razie kontroli to podatnik, a nie urzędnik, będzie zobligowany do wertowania własnych archiwów po to, by odnaleźć konkretne wydruki. W interesie podatnika leży zatem zapewnienie sobie szybkiego dostępu do dokumentów, zwłaszcza że kasy drukują również raporty dzienne i miesięczne, co w pewnym stopniu utrudnia ewentualne fałszowanie wyników.

– Trudno jest mi sobie wyobrazić sytuację, w której na żądanie kontrolujących podatnik pokazuje urzędnikowi stos rolek papieru z zapisanymi wydrukami z kasy za ostatnie lata, a ten potulnie wyszukuje sobie interesującą go rolkę – przekonuje Andrzej Pośniak, doradca podatkowy w Kancelarii CMS Cameron McKenna.

Za utrudnianie jest kara

Choć pokusa obniżenia płaconych podatków zawsze jest duża, to już samo dążenie do utrudnienia urzędnikom kontroli szybko może obrócić się przeciw podatnikowi. Tomasz Wagner ostrzega, że nieokazanie paragonów może zostać potraktowane jako udaremnianie lub utrudnianie czynności kontrolnych (w ramach różnych postępowań). To zaś podlega karze grzywny nawet do 720 stawek dziennych. W zależności od wagi sprawy może to oznaczać grzywnę od kilku tysięcy do kilku milionów złotych.

Walka o skrócenie okresu przechowywania papierowych paragonów fiskalnych trwała kilka lat. W końcu resort finansów wprowadził rozwiązanie, które pozwala na magazynowanie wydruków przez dwa lata. Okres obowiązywania tego przepisu został właśnie przedłużony do końca 2012 r. W ostatnich dniach również rzecznik praw obywatelskich wystąpił do MF, aby 2-letnie przechowywanie paragonów minister wprowadził do przepisów na stałe. Jeśli jednak przepisy te będą wykorzystywane głównie po to, by przechytrzyć fiskusa, trudno liczyć na to, by ten na takie rozwiązanie przystał.


Małe firmy są przywiązane do papieru

Od maja nowi podatnicy powinni używać kas fiskalnych. Wśród nich są lekarze i prawnicy. Widać zainteresowanie kasami wśród tych podatników?

Obecnie nie dzieje się nic nadzwyczajnego w zakresie grup asortymentowych cieszących się jakimś szczególnym zainteresowaniem klientów. Również prawników i lekarzy. Wyjątkiem jest jedna prawidłowość: w obszarze kas bardziej zaawansowanych, czyli od segmentu średniego w górę (kasy średniej wielkości, systemowe, drukarki fiskalne) szala przechyliła się na korzyść urządzeń z elektroniczną kopią paragonów.

Czy taka tendencja będzie się utrzymywać?

To wygląda na trwały trend i na przełom, który prognozowany był na rok 2012. W tej chwili każdy z czterech głównych dostawców urządzeń fiskalnych w Polsce posiada propozycje kas wyposażonych w kopię elektroniczną (EJ – electronic journal). Najszybciej kasy z elektroniczną kopią przyjmują się wśród odbiorców kas dużych i średniego segmentu, czyli w sieciach detalicznych. Wynika to ze świadomości uzyskiwanych oszczędności, związanych nie tylko z kosztem zakupu rolek papierowych, ale i powierzchni na ich składowanie.

A jak jest w małych firmach?

Inaczej jest wśród odbiorców małych kas, którymi często są podmioty usługowe, wystawiające niewiele paragonów. Tu argumentacja ekonomiczna nie występuje. Rozkład sprzedaży jest mniej więcej po połowie. Promujemy małe kasy z kopią elektroniczną, akcentując łatwość obsługi porównywalną z posługiwaniem się telefonem komórkowym. Za kilka lat rozwiązania z dwoma rolkami papieru będą pamiętali tylko najstarsi użytkownicy.

Dodatkowym argumentem jest cena urządzenia – różnica między modelami z EJ a tradycyjnymi wynosi średnio 100 – 150 zł. Wśród odbiorców najmniejszych kas zawsze obserwowaliśmy największą wrażliwość na cenę, więc tu różnica 150 zł może decydować o wyborze kasy.