Faktury wystawiane poza KSeF przez czynnych podatników VAT
Obowiązek korzystania z KSeF (w zakresie wystawiania faktur) wprowadzany jest etapowo:
- od 1 lutego 2026 r. - dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. - dla pozostałych przedsiębiorców oraz innych podmiotów wystawiających faktury (z wyjątkiem niektórych przypadków przewidzianych w przepisach),
- od 1 stycznia 2027 r. - przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto.
W praktyce zdarzają się sytuacje, że nawet czynni podatnicy VAT objęci już obowiązkiem KSeF wystawiają faktury VAT poza KSeF. Mogą to być np. ww. mikroprzedsiębiorcy, którzy w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. mogą wystawiać faktury elektroniczne (np. w formie pdf) lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży - wraz z podatkiem VAT - udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.
Ale też i inni podatnicy VAT – z uwagi na to, że Krajowa Administracja Skarbowa do końca 2026 r. nie będzie karać za naruszenie obowiązków związanych z KSeF – mogą pozwalać sobie na fakturowanie w dotychczasowych formach (czyli poza KSeF).
Co w takiej sytuacji mają robić odbiorcy tych faktur, będący podatnikami VAT. Czy mogą odliczać VAT z tych faktur?
Zasada neutralności VAT – prawo do odliczenia podatku naliczonego
Jedną z fundamentalnych zasad tego podatku jest prawo podatnika VAT do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Tylko ostateczny konsument, który nabył dany towar lub usługę bez związku z działalnością gospodarczą nie ma prawa do odliczenia podatku – i ponosi jego ekonomiczny ciężar.
Dyrektor KIS w wydawanych przez siebie indywidualnych interpretacjach podatkowych akcentuje zasadę neutralności podatku VAT, która polega na tym, że opodatkowanie tym podatkiem towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego wiąże się z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.
Wystawienie faktury poza KSeF nie jest przesłanką negatywną odliczenia VAT
Przesłanki negatywne odliczenia VAT zawarte są w art. 88 ustawy o VAT. Ale – zdaniem Dyrektora KIS – analiza tego przepisu prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Zatem samo wystawienie faktury poza KSeF nie może uniemożliwiać odliczenia VAT naliczonego w tej fakturze.
Trzeba spełnić podstawowe warunki odliczenia
Odliczenia VAT z faktury można dokonać jeżeli są spełnione następujące podstawowe warunki ustawowe:
1) Nabywcą (odbiorcą faktury) jest zarejestrowany czynny podatnik VAT,
2) Nabyte towary lub usługi, mają związek z wykonywanymi przez nabywcę czynnościami opodatkowanymi, czyli podatnik VAT kupił towary lub usługi na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej opodatkowanej VAT (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT),
3) Nabywca posiada dokument uprawniający do odliczenia VAT – chodzi tu przede wszystkim o fakturę.
4) Wydatek nie dotyczy towarów lub usług, wobec których ustawa ogranicza możliwość odliczenia VAT (przykładowo: usługi noclegowe i gastronomiczne nabywane na własne potrzeby podatnika; wydatki związane z zakupem i eksploatacją firmowego samochodu wykorzystywanego także do celów prywatnych - odliczenie tylko 50% podatku VAT).
Ale nie można odliczyć VAT:
- z faktur dokumentujących transakcje niepodlegające opodatkowaniu VAT,
- z faktur dokumentujących transakcje zwolnione z VAT,
- z pustych faktur - wystawionych przez podmiot nieistniejący lub dokumentujących czynności, które nie zostały faktycznie wykonane.
Listę przypadków, w których odliczenie VAT jest niemożliwe określa art. 88 ustawy o VAT.
Organy podatkowe, w tym też i Dyrektor KIS podkreślają jednak, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Ale jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego.
Dlatego też prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Zdaniem skarbówki – dla odliczenia VAT najważniejsze jest to, by faktura potwierdzała przeprowadzenie rzeczywistej transakcji między konkretnymi rzeczywistymi podatnikami VAT: Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Ważne
Dlatego Dyrektor KIS konsekwentnie odpowiada podatnikom, że mają oni prawo odliczenia VAT z faktur zakupowych wystawionych po 1 lutego 2026 r. (lub po 1 kwietnia 2026 r.) na ich rzecz przez dostawców, również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi faktura zakupowa, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia KSeF. Ale tylko przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające podatnika do skorzystania z prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT.
Podstawa prawna: Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Źródła:
- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 2 kwietnia 2026 r. – sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.107.2026.1.KAK,
- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1 kwietnia 2026 r. – sygn. 0111-KDIB3-1.4012.110.2026.1.WN,
- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1 kwietnia 2026 r. – sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.189.2026.1.KC.
