1 Szukanie - a więc identyfikowanie wiedzy, która już istnieje lub stworzenie nowej. Szukamy jej w naszej głowie, plikach komputerowych, głowach naszych współpracowników czy ogólnie w całej firmie. Jeśli nie znajdujemy jej w firmie poszukujemy jej na zewnątrz, jeśli i tam jej nie ma, tworzymy nową wiedzę. Szukamy u konsultantów, na szkoleniach, konferencjach, w książkach i internecie. Zidentyfikowaną w ten sposób wiedzę należy ocenić pod kątem jej ewentualnego umieszczenia w organizacyjnej bazie wiedzy. Sposoby ułatwiające na co dzień poszukiwanie wiedzy to: wyszukiwarki elektroniczne, firmowe bazy danych, wyszukiwanie ręczne w dokumentacji, spotkania robocze.
2 System zarządzania wiedzą - to, inaczej mówiąc, pomysł na to, w jaki sposób powinniśmy istniejącą i pozyskaną wiedzę przechowywać i nią zarządzać. W zależności od rodzaju wiedzy wybierany jest nośnik służący jej przechowaniu. Tym nośnikiem może być nasz umysł, papier lub elektronika. O ile wiedzę jawną bez trudu można przechowywać w formie dokumentów, to wiedza ukryta wymaga zapisu w bardziej zaawansowanych technologicznie formatach takich jak np. nagrania dźwiękowe do zapisu wypowiedzi lub wideo do zarejestrowania prezentacji umiejętności itp.
3 Sortowanie wiedzy - polega na nadawaniu informacji porządku wyznaczonego istotnymi dla nas wartościami. Każdej jednostce wiedzy nadawany jest pewien kod, który może być przetwarzany w systemie zarządzania wiedzą.
4 Systematyka - polega na takim przechowywaniu wiedzy, aby jej układ i udostępnienie w systemie gwarantowały łatwość i szybkość jej odnalezienia i zastosowania. Obejmuje on: układanie wiedzy w plikach i systemach w formie elektronicznej lub na papierze, dodatkowe opisywanie wiedzy w celu łatwiejszego jej znalezienia, udostępnianie wiedzy, ułatwianie pracownikom dostępu do wiedzy najczęściej wykorzystywanej. Aby ponownie wykorzystywać wiedzę, system przechowywania jej i udostępniania, np. w skryptoriach, powinien tworzyć obszerne charakterystyki każdego pakietu wiedzy.
5 Sprzątanie - w dzisiejszych czasach szybkie zmiany dotyczą także środowiska wiedzy biznesowej. Obejmują one technologie i produkty lub przepisy prawne. Dlatego konieczne jest ciągłe weryfikowanie aktualności wiedzy i eliminowanie przestarzałej. Mapa istniejącej wiedzy powinna być aktualizowana, ilekroć wiedza jest dodawana, usuwana lub zmieniana. Np. jeśli mapa wiedzy zawiera nazwiska osób, konieczne jest wprowadzanie zmian związanych z odejściem lub przyjęciem pracowników.
6 Standaryzacja - to zastosowanie metody ujednolicającej zasady wprowadzania wiedzy i korzystania z systemu zarządzania wiedzą.
7 Samodyscyplina - polega na stałym korzystaniu z systemu zarządzania wiedzą i konsekwentnym promowaniu kultury wiedzy opartej na współpracy i dzieleniu się wiedzą. Stworzenie kultury dzielenia się wiedzą wymaga zachęcania ludzi do współpracy, wymiany doświadczeń, pomysłów, informacji, zwiększania wydajności organizacji pracy w oparciu o wiedzę. Warto zatem: udostępniać i przedstawiać wiedzę w atrakcyjny sposób, promować dzielenia się wiedzą i angażować użytkowników, prezentować wiedzę w miejscach, gdzie każdy może ją zobaczyć, odnajdować i redukować przeszkody w korzystaniu z wiedzy.
8 Sprzęganie - polega na osiągnięciu stałego współdziałania wszystkich elementów systemu zarządzania wiedzą, ludzi, celów organizacyjnych itp. Celem jest osiągnięcie, a następnie utrzymanie sprawności działania systemu zarządzania wiedzą. Zapewnianie najwyższej jakości zarządzania wiedzą w firmie wymaga ciągłego rozwoju systemu zarządzania, jego doskonalenia, dostosowywania do aktualnych i przyszłych potrzeb. Naczelnym aspektem zarządzania wiedzą jest akceptacja prawdy, iż wiedza i jej wykorzystanie zmieniają się w czasie. Nawet niewielkie zmiany zachodzące w otoczeniu lub procesach pracy mogą powodować konieczność zmodyfikowania wiedzy, systemu zarządzania wiedzą, a nawet celów organizacyjnych.
Najlepsze praktyki to:
● regularny przegląd systemu
● ocena, czy posiadana wiedza jest nadal istotna
● ocena, czy dana wiedza jest nam potrzebna
● ocena, czy potrzeby zmieniły się na tyle, że konieczne jest przeorganizowanie wiedzy, systemu, firmy.
