A jest w czym wybierać - począwszy od pracy na niepełnym etacie, rotacji stanowisk i elastycznych godzin pracy, przez job sharing, czyli dzielenie jednego stanowiska pomiędzy kilku pracowników, a kończąc na telepracy. Każda z tych form sprawdza się w innej sytuacji i wiąże się z innymi korzyściami.

Ich wspólną cechą jest to, że firma nie musi uzależniać swojej działalności wyłącznie od obecności w swojej siedzibie określonej liczby pracowników. Naturalnie, taka organizacja pracy wymaga od przedsiębiorcy zmiany myślenia, dokształcenia się z zakresu regulacji prawnych, a przede wszystkim... odwagi.

Skorzystaj na telepracy
Elastyczne formy pracy sprawdzają się w wielu sytuacjach. Choćby wtedy, gdy chcesz zatrudnić świetnego, ale niepełnosprawnego specjalistę, który nie może codziennie dojeżdżać do firmy, czy w przypadku młodych kobiet planujących ciążę, a zatem w krótkiej perspektywie także urlop macierzyński i wychowawczy. Jeśli więc przedsiębiorca nie chce rezygnować z umiejętności i wiedzy fachowców, może zdecydować się na telepracę.

Choć na Zachodzie jest ona powszechnie stosowana już od lat, w Polsce nadal rozwija się słabo, głównie przez brak znajomości prawa i przyzwyczajenie do tradycyjnego sposobu zarządzania. Nie bez znaczenia jest też obawa, czy pracownicy okażą się równie efektywni jak w przypadku tradycyjnych rozwiązań.

Gdyby jednak bliżej przyjrzeć się elastycznym formom zatrudnienia, okaże się, że korzyści, jakie można z nich wyciągnąć, zdecydowanie przewyższają trudności, zarówno po stronie firmy, jak i pracownika. Najważniejsze dla pracodawcy zalety telepracy to:

• niższe koszty funkcjonowania firmy, w tym:

- ograniczenie kosztów korzystania z nieruchomości,

- tradycyjny pracodawca musi zapewnić każdemu pracownikowi miejsce pracy, co zwykle oznacza odrębne biurko wyposażone w komputer. W efekcie większa liczba pracowników oznacza wyższe koszty związane ze zwiększającą się powierzchnią biurową. Telepraca ogranicza te koszty, nawet o ok. 20 - 30 proc. Zmniejszają się też koszty umeblowania i wyposażenia biurowego oraz kosztów zatrudnienia osób sprzątających i ochrony,

- bardziej elastyczna struktura organizacyjna - zmniejszają się koszty związane z adaptacją pracowników i szkoleniami. Możliwe jest też zatrudnianie pracowników z regionów o niższym poziomie płac;

• efektywność pracowników - według różnych źródeł telepraca powoduje wzrost wydajności pracowników o 15 - 30 proc.;

• zmniejszenie rotacji pracowników - telepraca sprawdza się w sytuacjach, kiedy ewentualny awans lub plany osobiste wiązałyby się z przeprowadzką. Zachowanie wykwalifikowanego personelu to jeden z głównych powodów powstania telepracy;

• elastyczność - e-praca umożliwia powiększenie personelu bez zmian w organizacji biura dzięki elastyczności czasu i miejsca pracy. Jeśli pracownicy są zatrudnieni na kontrakcie, pozwala też na lepsze dostosowanie zasobów do aktualnych potrzeb;

• ułatwienie relokacji i zabezpieczenie nagłych wypadków - zalety e-pracy uwidaczniają się w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, jak anomalie pogodowe czy strajki w sektorze transportowym;

• mniejsza liczba nieobecności - telepracownicy rzadziej biorą cały dzień zwolnienia. Zwykli pracownicy w przypadkach nagłych spraw osobistych lub złego samopoczucia najczęściej biorą cały wolny dzień, natomiast telepracownicy wracają do pracy po kilku godzinach, kiedy uporają się z problemem,

- mniej zwolnień lekarskich - dotyczy zwłaszcza zwolnień, które pracownicy biorą niekiedy na załatwienie swoich ważnych spraw. Telepraca pozwala wyeliminować to zjawisko;

• poprawia się wizerunek firmy (postrzeganej jako nowoczesnej), możliwe jest wynagradzanie za efekty, a nie za czas pracy, zwiększa się zatrudnienie na część etatu, pracownicy chętniej podnoszą kwalifikacje, na czym zyskuje jakość ich pracy, przestaje być istotny wygląd i wiek pracownika, a liczą się tylko umiejętności i rezultaty.

Pamiętaj o kosztach
Niezależnie od możliwości, jakie oferuje przedsiębiorcy telepraca, trzeba się też liczyć z trudnościami, które mogą się pojawić, zwłaszcza na początku procesu wdrażania tej formy organizacji firmy. Mogą to być:

• wysokie koszty początkowe - firma musi zapewnić techniczne wsparcie, dodatkowe oprzyrządowanie, powiększyć liczbę łączy telekomunikacyjnych. Wielkość tych wydatków będzie zależała głównie od liczby telepracowników. Z badań wynika, że wstępne wydatki IT (koszty komunikacji, sprzętu komputerowego i biurowego, zapewnienie ciągłego dostępu do sieci firmy) na jednego "zdalnego" pracownika zatrudnionego na pół etatu o 43 proc. przewyższają wydatki na pracownika zatrudnionego w siedzibie firmy, a gdy ma on cały etat - o 72 proc.;

bezpieczeństwo i poufność informacji - przesyłanie informacji przez internet wiąże się z możliwością ich utraty lub przechwycenia przez osoby nieuprawnione. Na niebezpieczeńtwo narażone są też narzędzia pracy. Ten problem łatwo jednak zniwelować, wybierając lojalnych pracowników, dłużej związanych z firmą;

• konieczność zmiany wewnętrznych reguł firmy - dotyczy to zwłaszcza działu HR. Największym problemem może być zmiana treści umów i zasad kontroli pracowników;

• trudności w zarządzaniu zasobami ludzkimi - zwłaszcza w zakresie monitorowania postępu i motywowania pracowników, których widuje się rzadko. Problem może też dotyczyć spadku zaangażowania telepracowników w pracę zespołową, mniejszym zainteresowaniem sprawami firmy i osiąganiem postawionych przez nią celów;

• nadzór nad pracownikami - niezależnie od wyników pracy menedżerowie nieufnie podchodzą do telepracowników, zapominając, że obecność pracownika w biurze nie gwarantuje uczciwej i wydajnej pracy.