Podatnik dokonujący zakupu kas rejestrujących może wystąpić o zwrot części poniesionych kosztów do wysokości 90 proc. ceny zakupu (bez podatku) kas zgłoszonych na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania, jednak w kwocie nie wyższej niż 700 zł dla każdej z nich, a jego podstawą jest posiadany przez podatnika dowód zapłaty zobowiązania w całej wysokości.
Odliczenie może nastąpić już w deklaracji podatkowej (VAT) za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za okresy po nim następujące.
Podatnik musi jednak pamiętać, że kwota dokonanego odliczenia nie może przekraczać różnicy między podatkiem należnym a naliczonym. Ustawodawca, mając na uwadze możliwość wystąpienia takiej sytuacji – określił, że w danym okresie rozliczeniowym zwrot podatku może nastąpić jedynie do równowartości: 25 proc. kwoty przysługującej podatnikowi (jednak nie większej niż 175 zł), jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne; lub 50 proc. ww. kwoty (nie większej niż 350 zł) w przypadku rozliczeń kwartalnych. W przypadku podatników rozliczających się w formie ryczałtu – odliczenie takie również jest możliwe, jednak kwota odliczenia za dany okres rozliczeniowy nie może przekroczyć kwoty, którą podatnik zobowiązany jest wpłacić do właściwego urzędu skarbowego.
Podatnik powinien pamiętać, że zgłoszenie, o którym wspomniano powyżej, musi nastąpić w formie pisemnej i zawierać informacje o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania.
Kolejnym warunkiem jest wymóg rozpoczęcia ewidencjonowania w obowiązującym go terminie (np. po upływie 2 miesięcy licząc od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty obrotów w wysokości 40 000 zł z wykonywanej działalności).
Zwrot nastąpi wyłącznie na pisemny wniosek podatnika, który musi zawierać następujące dane: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej wraz z dołączonymi danymi określającymi imię i nazwisko lub nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej, oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą oraz informacje o numerze rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu.
