Wybór instytucji zarządzającej PPK to najważniejsza decyzja, przed którą stanie każdy z pracodawców w związku z wykonaniem ustawy i umożliwieniem jego pracownikom uczestniczenia w pracowniczych planach kapitałowych. Decyzja, której skutki – zarówno pozytywne jak i negatywne – mogą być dla pracowników odczuwalne bardzo długo. Będzie ona miała wpływ na późniejszą jakość obsługi i skuteczność procesu inwestowania powierzonych środków przez instytucję finansową wybraną przez pracodawcę.

Zgodnie z ustawą o PPK pracodawca jest zobowiązany przeprowadzić takie konsultacje przed podpisaniem pierwszej z umów wprowadzających plany do firmy, czyli tzw. umowy o zarządzanie PPK. Jeśli w danym zakładzie pracy funkcjonuje kilka organizacji związkowych, pracodawca jest zobowiązany przeprowadzić konsultacje dotyczące wyboru dostawcy PPK z każdą z nich.

W wielu zakładach pracy – szczególnie tych mniejszych – związków zawodowych nie ma w ogóle. W takiej sytuacji pracodawca przeprowadza konsultacje z reprezentacją pracowników wybraną specjalnie do tego celu w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Taką reprezentacją nie może być rada pracownicza, chyba że do regulaminu funkcjonowania takiej rady wprowadzi się dodatkowe zapisy. Ustawa jasno określa, że chodzi o konsultacje, jednak w przypadku braku porozumienia między pracodawcą a załogą co do wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK, to pracodawca podejmuje ostateczną decyzję. Chodzi tu głównie o usprawnienie procesu wyboru dostawcy PPK. Inaczej negocjacje i konsultacje mogłyby trwać wiele miesięcy i w skrajnym przypadku nie zakończyć się porozumieniem.

W procesie konsultacji ze związkami zawodowymi lub z pracownikami ważne są trzy kwestie. Po pierwsze, warto takie rozmowy rozpocząć jak najwcześniej. Pracodawca i przedstawiciele załogi muszą działać w jak najlepiej pojętym interesie pracowników, jednak mogą go różnie interpretować. Po drugie, trzeba udokumentować, że takie konsultacje się odbyły. Fakt ich przeprowadzenia może być kontrolowany przez różne instytucje nadzorujące daną firmę oraz cały rynek PPK – np. przez Państwową Inspekcję Pracy. Pracodawca powinien więc zadbać, aby zachowały się listy obecności, protokoły, agendy spotkań itp. Po trzecie, warto zapraszać na takie rozmowy potencjalnych dostawców, aby obie strony mogły usłyszeć, jaki pomysł na wdrożenie i późniejszą obsługę mają potencjalni dostawcy PPK oraz jakie ułatwienia dla firm przygotowały poszczególne instytucje finansowe.

Stroną inicjującą takie konsultacje powinien być pracodawca. Ważne aby były one oparte na rzetelnych i dogłębnych analizach. Dzięki uwzględnieniu postulatów i propozycji załogi proces implementacji PPK w zakładzie pracy przebiegnie sprawniej i zapewne dużo więcej osób zdecyduje się uczestniczyć w programie.

Kluczowym warunkiem sukcesu przy wdrażaniu PPK w firmie z pewnością będzie też przeprowadzona z odpowiednim wyprzedzeniem rzetelna akcja informacyjna. Dobrze poinformowani pracownicy będą świadomi wszystkich korzyści, jakie da im oszczędzanie w ramach PPK. Instytucje finansowe oferujące PPK mają wiedzę na temat praktycznych aspektów funkcjonowania programu, doświadczone zespoły doradców i trenerów, którzy mogą przeprowadzić szkolenia, a także wzory materiałów informacyjnych: ulotek, plakatów, komunikatów e-mailowych itd. Warto więc zapytać dostawcę PPK, czy będzie w stanie udzielić wsparcia i poprosić o pomoc w zorganizowaniu takiej kampanii informacyjnej.

Dialog z pracownikami jest bardzo ważny. Ale rozmowy o wyborze instytucji, która będzie zarządzała PPK i pomnażała oszczędności naszych pracowników przeznaczone na emeryturę, są szczególnie istotne. Decyzja o tym, kto ma zajmować się tymi pieniędzmi przez nawet 40 czy 50 lat, nie powinna być podejmowana pochopnie. Warto więc porozumieć się z pracownikami i mądrze wybrać dobrą, sprawdzoną i doświadczoną instytucję finansową.

Partnerem Vademecum jest Aegon PTE SA


Michał Jakubowski dyrektor ds. biznesu korporacyjnego Aegon PTE SA