Aneta Malinowska, Dziennik.pl: Gdyby miała pani wskazać jeden moment, w którym relacja najemca–właściciel zaczyna się psuć - co najczęściej jest tym zapalnikiem?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny, @prawo_nieruchomosci: Takich punktów zapalnych jest sporo. Mamy tu do czynienia z sytuacją, w której właściciel oddaje najemcy do korzystania lokal wart kilkaset tysięcy, a czasem nawet kilka milionów złotych. To naturalnie rodzi duże emocje. Gdybym jednak miała wskazać najpoważniejsze źródła sporów, byłyby to przede wszystkim kwestie czynszu i opłat - zarówno zaległości po stronie najemcy, których właściciele bardzo się obawiają, decydując się na wynajem, jak i podwyżki czynszu czy innych opłat wprowadzane przez właściciela. Z kolei najczęstszym zarzewiem konfliktu są, moim zdaniem, spory o naprawy lokalu, zarówno w trakcie trwania najmu, jak i po zakończeniu umowy. A z tym bardzo często wiąże się jeszcze jedna kwestia: rozliczenie kaucji po zakończeniu najmu.
To prowadzi do podstawowego pytania: kto dziś realnie jest w Polsce lepiej chroniony - najemca czy właściciel?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: W Polsce obowiązuje specjalna ustawa z 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego. Jak sama nazwa wskazuje, zawiera ona szereg przepisów, których celem jest ochrona lokatorów, czyli m.in. najemców lokali mieszkalnych. Trzeba przyznać, że ustawa przyznaje najemcom wiele praw i przywilejów. Chodzi między innymi o ochronę przed zbyt częstymi i dowolnymi podwyżkami czynszu, ochronę trwałości tytułu do lokalu, co utrudnia właścicielom swobodne wypowiadanie umów najmu, a także ochronę przed eksmisją na tzw. bruk. Ustawa wprowadza również dodatkowe rodzaje najmu mieszkalnego, takie jak najem okazjonalny i instytucjonalny. W ich przypadku w dużej mierze przywrócono równowagę kontraktową stron, ponieważ część przepisów chroniących lokatorów zostaje wyłączona, co m.in. umożliwia szybszą eksmisję w razie problemów.
Najem okazjonalny: Tarcza czy pułapka?
W teorii brzmi jak rozwiązanie idealne. W praktyce jednak wiele osób się go boi. Najem okazjonalny: warto czy lepiej uważać?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Tak więc najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego. Mogą go stosować wyłącznie właściciele, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Dla przedsiębiorców od 2017 roku przewidziano odpowiednik w postaci najmu instytucjonalnego. To forma bardziej sformalizowana niż zwykły najem, bo oprócz samej umowy trzeba zadbać także o dodatkowe dokumenty i załączniki. Sama umowa musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.
Co konkretnie trzeba przygotować, żeby taka umowa była ważna?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Po pierwsze, oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy, jeśli się nie wyprowadzi. Po drugie, oświadczenie najemcy wskazujące lokal na terenie Polski, w którym będzie mógł zamieszkać w razie eksmisji. Po trzecie, oświadczenie właściciela tego lokalu albo osoby mającej do niego tytuł prawny, że wyraża zgodę na zamieszkanie tam najemcy i jego domowników.
Dodatkowo właściciel musi zgłosić umowę najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. To bardzo ważne, bo bez tego najem okazjonalny nie wywołuje skutków prawnych i jest traktowany jak zwykła umowa najmu.
Najem okazjonalny w dużej mierze przywraca równowagę kontraktową stron, ponieważ wyłącza część przepisów chroniących lokatorów i umożliwia szybszą eksmisję w razie problemów. Dzieje się tak dlatego, że najemca wskazuje alternatywny lokal, do którego może zostać wyprowadzony przez komornika, a notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji stanowi już tytuł egzekucyjny. W praktyce oznacza to, że jeśli najemca nie wyprowadzi się po zakończeniu umowy, właściciel nie musi wszczynać osobnego procesu o eksmisję.
Właściciel ma też większą swobodę w ustalaniu i zmianie wysokości czynszu, o ile odpowiednie zapisy znajdą się w umowie. Podobnie jest z możliwością wcześniejszego wypowiadania umowy. Ta swoboda jest większa niż przy zwykłym najmie, ale nie jest pełna, bo część przepisów, na przykład dotyczących zaległości czynszowych, nadal obowiązuje również tutaj.
Podsumowując, nie uważam, żeby strony musiały się najmu okazjonalnego obawiać. Uczciwy najemca nie powinien mieć powodów do lęku, bo jego prawa nie znikają całkowicie. Powinien jednak dokładnie przeczytać umowę, zwłaszcza zapisy dotyczące np. podwyżek czynszu. Z kolei wynajmujących przestrzegam, że najem okazjonalny wymaga większej wiedzy i staranności. To nie jest rozwiązanie, które eliminuje wszystkie ryzyka, a w przepisach nadal są luki i nieścisłości, które mogą być wykorzystywane przez nieuczciwych najemców.
Mity, które kosztują najwięcej
Najemca - Właściciel. W tej relacji krąży mnóstwo "ludowych prawd". Które z nich są najbardziej niebezpieczne?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Tak naprawdę tych mitów jest bardzo dużo. Najczęstszy, który mnie zdecydowanie mierzwi, to przekonanie: "nie ma umowy, nie ma problemu". Szczególnie część właścicieli uważa, że brak umowy pozwoli im łatwiej pozbyć się najemcy w razie kłopotów. W praktyce bywa dokładnie odwrotnie.
Umowa najmu zawarta na dłużej niż rok powinna mieć formę pisemną. Jeśli jej nie ma, to nie znaczy, że umowa nie istnieje - uznaje się, że została zawarta na czas nieoznaczony, czyli w wariancie najmniej korzystnym dla właściciela. To pierwszy i dość groźny mit.
Kolejna rzecz to obawy właścicieli przed meldunkiem. Wielu z nich jest zaskoczonych, że najemca może się zameldować - czasowo albo na stałe - bez ich zgody. W praktyce meldunek ma jednak wyłącznie charakter ewidencyjny. Nie daje najemcy dodatkowych praw i nie wpływa na ewentualną eksmisję. Właściciel może go też samodzielnie wymeldować.
Często pojawia się też przekonanie, że właściciel może dowolnie ułożyć umowę, nawet wbrew ustawie o ochronie praw lokatorów. To nieprawda. Część przepisów ma charakter bezwzględny i nie można ich zmienić na niekorzyść najemcy. Są też przepisy, które można modyfikować, ale trzeba wiedzieć, które są które. Właściciele często wpadają tu w pułapkę, myśląc, że poprawiają swoją sytuację, a w efekcie ją pogarszają.
Z kolei po stronie najemców popularny jest mit, że za wszystkie naprawy odpowiada właściciel. W praktyce bywa inaczej. Spotykam się z oczekiwaniami, że wynajmujący ma wymieniać nawet żarówki czy uszczelki. Tymczasem zakres obowiązków można uregulować w umowie, a jeśli tego nie zrobimy, zastosowanie mają przepisy ustawy. I wtedy okazuje się, że lista napraw po stronie najemcy jest całkiem długa, co często jest dla nich zaskoczeniem.
"Podpisali, nie przeczytali"
A gdzie ludzie najczęściej sami sobie robią problem? Których zapisów nie czytają?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Najemcy bardzo często podpisują to, co dostaną od właściciela - bez czytania. Takie sytuacje naprawdę się zdarzają. Szczególnie po macoszemu traktowana jest kwestia tego, kto za co odpowiada w zakresie napraw. A to w trakcie najmu okazuje się jedną z najbardziej praktycznych i zapalnych spraw.
Drugi problem to brak myślenia przyszłościowego. Strony podpisują umowę, nie zastanawiając się, co będzie, jeśli pojawi się potrzeba wcześniejszego jej rozwiązania. Najczęściej dotyczy to najemców, choć zdarzają się też właściciele w podobnej sytuacji.
Warto pamiętać, że jeśli umowa najmu jest zawarta na czas oznaczony, na przykład na rok, to można ją wypowiedzieć przed terminem tylko wtedy, gdy sama umowa to przewiduje i tylko z przyczyn w niej wskazanych. Jeśli takiego zapisu nie ma albo jest wykluczony, wypowiedzenie po prostu nie jest możliwe.
Co więcej, te przyczyny muszą być konkretne. Popularny w internetowych wzorach zapis o możliwości wypowiedzenia "z ważnych przyczyn" jest zbyt ogólny i często uznawany za nieskuteczny. W praktyce prowadzi to do sytuacji, w których ktoś chce rozwiązać umowę, na przykład z powodów osobistych, ale nie może tego zrobić, bo druga strona nie wyraża na to zgody.
Czyli moment podpisania to często jedyny moment, kiedy można coś realnie zabezpieczyć?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Tak, to są właśnie te kwestie, które wracają jak bumerang. Oczywiście są sytuacje, w których najemca może wypowiedzieć umowę w trybie natychmiastowym, ale dotyczą one naprawdę poważnych przypadków.
Chodzi o sytuacje, w których w lokalu nie da się realnie mieszkać i jest to obiektywnie stwierdzalne. Albo gdy mieszkanie ma wady, które stanowią zagrożenie dla zdrowia lub życia najemcy.
Gotowe wzory umowy z internetu. Oszczędność czy proszenie się o kłopoty?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Te przygotowane przez prawników są zdecydowanie lepsze niż darmowe wzory umów dostępne w internecie. Z mojej praktyki wynika, że mogą one przynieść więcej szkody niż pożytku, zwłaszcza właścicielom, bo to oni najczęściej z nich korzystają.
Takie gotowe wzory często nie zawierają skutecznych zabezpieczeń, mają błędy prawne albo zapisy sprzeczne z przepisami, których nie da się później skutecznie zmienić w umowie. Do tego nie są dopasowane do konkretnej sytuacji, przez co nie regulują ważnych, praktycznych kwestii albo wręcz rozmijają się z ustaleniami stron.
Najgorszy scenariusz to ten, gdy ktoś pobiera taki wzór, nie czyta go, tylko drukuje i podpisuje, żeby "był papier". A przecież umowy pisze się właśnie na trudne momenty. I wtedy taka umowa zamiast pomóc, może tylko pogorszyć sytuację.
Często słyszę: "podpisałem i nic się nie stało". Być może po prostu nie było problemu. Ale umowa działa dopiero wtedy, gdy coś idzie nie tak.
Miałam klienta, który podpisał umowę z przypadkowego wzorca. Było w niej oświadczenie potwierdzające przyjęcie kaucji w gotówce. W rzeczywistości kaucja nigdy nie została wpłacona, ale po zakończeniu najmu najemca zażądał jej zwrotu, powołując się na zapis w umowie.
Czerwone flagi, które ignorujemy
Co powinno zapalić czerwoną lampkę jeszcze przed podpisaniem umowy?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Zarówno najemcom, jak i właścicielom zawsze powtarzam jedno: nie wystarczy spisać danych w umowie - trzeba je jeszcze zweryfikować. Podstawą jest potwierdzenie tożsamości na podstawie dokumentu ze zdjęciem, np. dowodu osobistego czy paszportu.
W przypadku najemców kluczowe jest też sprawdzenie, czy osoba, z którą podpisują umowę, faktycznie jest właścicielem lokalu albo ma do niego prawo. Była już fala oszustw na tym tle. Najprościej poprosić o numer księgi wieczystej i sprawdzić ją online. Jeśli księgi nie ma, warto poprosić przynajmniej o zaświadczenie ze spółdzielni. Jeśli występuje pełnomocnik, musi on mieć ważne pełnomocnictwo.
Wiele takich oszustw można było uniknąć właśnie dzięki tej prostej weryfikacji, a dostęp do ksiąg wieczystych jest dziś możliwy z poziomu komputera w domu.
Jeśli chodzi o zapisy w umowie, czerwoną flagą powinny być absurdalne zakazy, na przykład zakaz przyjmowania gości. Można ograniczyć podnajem, ale nie da się skutecznie zabronić najemcy odwiedzin. Wątpliwości powinny budzić także liczne kary umowne - warto dokładnie sprawdzić, kiedy i w jakiej wysokości mogą być naliczane.
Z perspektywy właściciela sygnałem ostrzegawczym może być sytuacja, gdy najemca prosi o odłożenie płatności kaucji albo rozłożenie jej na raty, co może świadczyć o problemach finansowych. Niepokojące bywa też podpisywanie umowy bez jej czytania - to często zapowiedź kłopotów w przyszłości.
Warto też zwrócić uwagę na sytuacje, w których najemca już na starcie planuje większe zmiany w mieszkaniu. To nie musi być problem, ale dobrze od razu ustalić zasady: czy lokal ma zostać przywrócony do pierwotnego stanu i jak rozliczane będą ewentualne nakłady.
"Trudny lokator" i "trudny właściciel" - brzmi znajomo. Ale co to naprawdę znaczy?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Dużo zależy od konkretnej sytuacji, ale jeśli miałabym wskazać pierwsze skojarzenia, to trudny lokator to ktoś, kto przestaje płacić albo regularnie zalega z opłatami. Albo nie dba o lokal i go niszczy. Albo zakłóca porządek domowy, na przykład jest uciążliwy dla sąsiadów. To trzy podstawowe scenariusze, które mogą występować osobno albo razem.
Z kolei trudny właściciel to najczęściej właściciel nadgorliwy. Taki, który pojawia się bez zapowiedzi, czasem nawet pod nieobecność najemcy i nie respektuje jego prawa do prywatności czy miru domowego. Uważa, że skoro to jego mieszkanie, może wchodzić i ingerować, kiedy chce.
Dostaję sporo wiadomości, zwłaszcza od młodych osób, które opisują takich - mówiąc potocznie - bardzo uciążliwych wynajmujących. Trzeba jednak przyznać, że świadomość i kultura właścicieli w ostatnich latach się poprawiły. Mimo to nadal trafiają się osoby, które można nazwać trudnymi.
Podwyżki: "bo tak" nie wystarczy
Właściciel mówi: "od przyszłego miesiąca drożej". I co dalej - to wystarczy?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: To zależy przede wszystkim od rodzaju umowy najmu. W przypadku zwykłego najmu mieszkania obowiązuje ochrona najemcy przed dowolnymi i zbyt częstymi podwyżkami czynszu oraz innych opłat. Wynika to wprost z ustawy o ochronie praw lokatorów.
Właściciel może podnieść czynsz, ale musi zrobić to formalnie - poprzez pisemne wypowiedzenie jego wysokości, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca. Strony mogą umówić się na dłuższy termin, ale forma pisemna jest obowiązkowa. Bez niej podwyżka jest nieważna.
Po otrzymaniu takiego wypowiedzenia najemca ma dwa miesiące na decyzję. Może odmówić przyjęcia podwyżki, co oznacza rozwiązanie umowy po upływie okresu wypowiedzenia, albo zakwestionować ją w sądzie. Warto pamiętać, że to właściciel musi udowodnić zasadność podwyżki.
Są też dodatkowe ograniczenia. Podwyżki nie mogą być wprowadzane częściej niż co 6 miesięcy, a w niektórych przypadkach muszą być szczegółowo uzasadnione i skalkulowane. Na żądanie najemcy właściciel ma 14 dni na przedstawienie takiego uzasadnienia na piśmie, inaczej podwyżka jest nieważna.
Z moich obserwacji wynika jednak, że mało kto zna te procedury. W praktyce często wygląda to tak, że właściciel informuje o podwyżce, a najemca po prostu się zgadza - czasem podpisywany jest aneks, a czasem wszystko odbywa się "na słowo".
A przy najmie okazjonalnym?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Warto jednak pamiętać, że przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym obowiązują inne zasady, bo część przepisów chroniących lokatorów nie ma tu zastosowania.
W praktyce oznacza to większą swobodę właściciela w ustalaniu i podwyższaniu czynszu, ale tylko wtedy, gdy odpowiednie zapisy znajdują się w umowie. Jeśli takich postanowień nie ma, podwyżka nie może zostać wprowadzona bez zgody najemcy.
Dlatego już na etapie podpisywania umowy strony powinny jasno ustalić, czy i w jaki sposób czynsz może się zmieniać, na przykład poprzez indeksację czy waloryzację.
Kaucja: gdzie kończy się prawo, zaczyna konflikt
Kaucja to chyba najbardziej zapalny moment. Kiedy zatrzymanie jest legalne, a kiedy to nadużycie?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Czasami zatrzymanie kaucji jest zasadne, a czasami stanowi nadużycie. Zgodnie z przepisami kaucja zabezpiecza należności wynajmującego na dzień opróżnienia lokalu, w tym zaległy czynsz czy - w przypadku najmu okazjonalnego i instytucjonalnego - także koszty eksmisji. Powinna zostać zwrócona w ciągu miesiąca od wyprowadzki, po potrąceniu należności właściciela.
Warto pamiętać, że kaucja nie dotyczy tylko czynszu. Może pokrywać również inne zobowiązania, na przykład szkody w lokalu wykraczające poza normalne zużycie. Chyba że umowa ogranicza jej zastosowanie - co czasem zdarza się w gotowych wzorach i działa na niekorzyść właściciela.
Jeśli najemca ma zaległości czynszowe, sprawa jest prosta - kaucja może je pokryć. Najwięcej sporów dotyczy jednak potrąceń na naprawy. Zgodnie z przepisami najemca powinien oddać lokal w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za normalne zużycie wynikające z użytkowania. To oznacza, że mieszkanie nie musi być w stanie idealnym.
Właściciel może zatrzymać kaucję na naprawy tylko wtedy, gdy uszkodzenia nie istniały wcześniej, wykraczają poza zwykłe zużycie i faktycznie poniósł koszt ich usunięcia. Nadużyciem jest natomiast finansowanie z kaucji remontu, który nie wynika z działań najemcy. Zdarza się jednak, że właściciele próbują w ten sposób "odświeżyć" lokal dla kolejnej osoby.
Czyli każda sprawa jest trochę inna...
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Zdecydowanie tak i każdy przypadek warto przeanalizować indywidualnie.
Najemca czy właściciel. Kto najczęściej czuje się bardziej "oszukany"?
Z pani praktyki - kto częściej przychodzi z poczuciem, że został wykorzystany?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: To zależy od tego, o której stronie umowy mówimy. Najemcy, którzy się do mnie zgłaszają, najczęściej skarżą się na właścicieli - głównie w kontekście niezwróconej kaucji albo żądań pokrycia kosztów napraw, które ich zdaniem są nieuzasadnione. To najczęstszy scenariusz, choć to, kto ma rację, zawsze wymaga indywidualnej analizy.
W przypadku wynajmujących sytuacja jest bardziej złożona. Z jednej strony pojawia się problem niewywiązywania się najemców z umowy, z drugiej - system, który w dużym stopniu chroni lokatorów przed wypowiedzeniem umowy i eksmisją. W skrajnych przypadkach prowadzi to do sytuacji, w których nieuczciwy najemca przez lata mieszka na koszt właściciela, a ten ma ograniczone możliwości działania.
To ma też szersze konsekwencje dla rynku. Znam wielu właścicieli, którzy wolą trzymać mieszkania puste, niż ryzykować problematycznego najemcę. I skala tego zjawiska może być większa, niż się wydaje. O pustostanach mówi się coraz częściej, ale raczej w kontekście ich opodatkowania niż przyczyn, które do nich prowadzą.
Czy prawo nadąża za rzeczywistością?
Skoro napięcie rośnie, to czy prawo nadąża? Co dziś najbardziej wymaga zmiany?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Powiedziałabym, że o zmianach się mówi i to coraz głośniej. Faktycznie trwają prace nad nowelizacją ustawy o ochronie praw lokatorów, ale dotyczą one głównie lokali komunalnych, więc nie odnoszą się bezpośrednio do najmu prywatnego.
Jeśli chodzi o postulaty zgłaszane przez właścicieli, to od dawna pojawia się potrzeba zmian, zwłaszcza w zakresie eksmisji nierzetelnych najemców. Niedawno do Senatu trafiła petycja, która zakłada uproszczenie i przyspieszenie tych procedur, ale pozostała bez reakcji. Z kolei w lutym 2026 w Sejmie pojawił się poselski projekt ustawy o zmianie ustawy o ochronie praw lokatorów, który ma w zamyśle poprawić sytuację prawną właścicieli wynajmowanych mieszkań. Autorzy wskazują, że obecne przepisy zbyt mocno chronią lokatorów-dłużników, przez co właściciele latami nie mogą odzyskać mieszkań i ponoszą straty.
Projekt jest na razie jest na etapie konsultacji i nie wiadomo, czy proponowane zmiany zostaną w ogóle przyjęte. Czy coś z tego wyniknie, trudno dziś przesądzić. Warto na pewno śledzić rozwój sytuacji.
Minimum, którego nie wolno odpuścić
Gdyby miała pani wskazać absolutne minimum przed podpisaniem umowy - co każdy powinien zrobić?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Mam z tym pytaniem pewien problem, bo trudno wskazać jedną uniwersalną listę dla obu stron. Ale są trzy rzeczy absolutnie podstawowe.
Po pierwsze, weryfikacja drugiej strony. Nie wystarczy wpisać danych do umowy - trzeba potwierdzić tożsamość na podstawie dokumentu ze zdjęciem. To absolutne minimum.
Po drugie, przeczytać umowę i ją uzupełnić. Brzmi banalnie, ale w praktyce zdarza się, że ktoś drukuje gotowy wzór i nawet nie wpisuje wszystkich danych. To prosta droga do problemów.
Po trzecie, ustalić zasady. Czyli sprawdzić, jakie są oczekiwania i potrzeby obu stron i czy się one pokrywają. To często pomijany etap, który później wraca w trakcie najmu.
Jedna rada na koniec
Gdyby miała pani zostawić czytelników z jedną najważniejszą radą - osobno dla najemcy i właściciela?
Magdalena Pawlak, Radca Prawny: Dla najemcy mam dwie podstawowe rady. Po pierwsze, weryfikacja osoby, z którą podpisuje umowę - czy faktycznie jest właścicielem lokalu. To absolutna podstawa. Po drugie, dokładne sprawdzenie stanu mieszkania i spisanie wszystkich usterek w protokole zdawczo-odbiorczym. Warto też zrobić zdjęcia, żeby uniknąć sytuacji, w której właściciel twierdzi później, że lokal był w idealnym stanie.
Z kolei dla wynajmujących kluczowe jest dobre przygotowanie najmu od strony formalnej. Przede wszystkim solidna, dopasowana do sytuacji umowa oraz szczegółowy protokół przy przekazaniu mieszkania - ze wskazaniem stanu lokalu, wyposażenia i dokumentacją zdjęciową.
Warto też, w miarę możliwości, zweryfikować najemcę - przynajmniej jego tożsamość, a jeśli się da, również poszukać informacji w internecie. Można także skorzystać z firm oferujących weryfikację najemców, w tym finansową, oczywiście za ich zgodą.
ANETA MALINOWSKA, DZIENNIK.PL: Dziękuję za rozmowę.
