Do wpłat na PFRON zobowiązani są pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy nie osiągają wymaganego 6-proc. wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Do liczby pracowników nie wlicza się pełnosprawnych osób: zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych udzielanych w celu np. wykonywania pracy u innego pracodawcy lub pełnienia funkcji w organach samorządowych czy związkach zawodowych, niewykonujących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej lub zastępczej, korzystających ze świadczenia rehabilitacyjnego oraz członków OHP. Obniżony, 3-proc. wskaźnik zatrudnienia obowiązuje jedynie szkoły i uczelnie, zakłady kształcenia nauczycieli oraz placówki opiekuńczo-wychowawcze i resocjalizacyjne. Z wpłat zwolnieni są pracodawcy prowadzący zakłady pracy będące w likwidacji albo co do których ogłoszono upadłość.
Wysokość składki stanowi iloczyn 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie 6 proc. wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.
Wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych pracodawca może obniżyć, zatrudniając osoby ze schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy (m.in. choroba Parkinsona, stwardnienie rozsiane, epilepsję, przewlekłe choroby psychiczne, upośledzenie umysłowe, późne powikłania cukrzycy; do tej grupy zalicza się również nosicieli wirusa HIV, osoby chore na AIDS, niewidome i niedowidzące oraz osoby głuche i głuchonieme).
Obniżenie wysokości składek powoduje też zakup usługi (z wyłączeniem handlu) lub produkcji u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny etat, spośród których osoby niepełnosprawne w stopniu znacznym lub umiarkowanym stanowią co najmniej 10 proc. załogi. Obniżenie wpłaty przysługuje tylko do wysokości kwoty określonej na fakturze. Kwotę obniżenia stanowi iloczyn wskaźnika wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego zaliczonych do znacznego i umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów sprzedającego. Oblicza ją sprzedający. Warunkiem obniżenia wpłaty jest terminowe uregulowanie należności za zrealizowaną produkcję lub usługę oraz otrzymanie od kontrahenta informacji o kwocie obniżenia. Jeżeli płatności są realizowane przelewem bankowym, za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu. W przypadku, gdy kwota obniżenia przewyższa wysokość 80 proc. wpłaty na PFRON, różnicę zalicza się na obniżenie wpłaty w następnych 12 miesiącach.
