Ten artykuł jest oparty na doświadczeniach moich i mojej firmy, która działa już od 2003 r., głównie w branży nieruchomości. Świadczymy usługi jako doradca zewnętrzny dla danej sprawy czy projektu (due diligence, projekty umów, negocjacje, postępowania sądowe itd.), ale moim zdaniem możliwości, jakie obecnie daje zatrudnienie zewnętrznej firmy prawniczej, są jeszcze dużym stopniu niewykorzystane.
Zdecydowaną większość usług (w tym również z zakresu bieżących spraw korporacyjnych) można świadczyć online, przy wykorzystaniu nowoczesnej techniki. Dlaczego ci, którzy decydują o wyborze prawników i sposobie świadczenia usług, uważają, że bezpośredni kontakt jest tak ważny?
Wielu menedżerów wciąż jest przywiązanych do idei radcy prawnego w zakładzie pracy i przypisanego do biurka. Może uzasadniają to czymś takim jak przywiązanie do firmy albo wydaje im się, że mają nad takim prawnikiem większą kontrolę. Może myślą tak: „Drobne sprawy zrobi nasz wewnętrzny prawnik, a te duże jakaś wielka firma prawnicza”. Uważam, że to jest myślenie anachroniczne i nierozsądne z punktu widzenia zapewnienia wszechstronnych usług (również tych drobnych) na wysokim poziomie, przy zachowaniu rozsądnych stawek wynagrodzenia i przez okres, w którym to klientowi świadczenie danych usług jest przydatne – a nie w okresie, który dyktuje ochrona pracownika przewidziana w kodeksie pracy.
Zawsze gdy klient tego sobie życzy, dany prawnik może przyjechać na spotkanie, brać udział w negocjacjach. Jeżeli klient tak zdecyduje, z kancelarii prawniczej można oddelegować danego prawnika/prawników do pracy w biurze klienta, tylko na potrzeby danej firmy. Czyli klient ma komfort posiadania prawnika wewnętrznego, a wszystkie negatywne konsekwencje wynikające z obowiązków pracodawcy spoczywają nie na tym kliencie, ale na firmie prawniczej. Klient może decydować o zmianie prawnika dla niego pracującego, nie martwią go urlopyi choroby danego prawnika,składki ZUS itd., bo wszystko to już kłopot wynajmowanej firmy prawniczej. To firma prawnicza musi zapewnić zastępstwo, płacić wynagrodzenie danemu prawnikowi itd. Jedynym obowiązkiem klienta jest płacenie faktur na rzecz tej firmy prawniczej. A w wypadku gdyby z jakichś powodów klient nie był zainteresowany współpracą, może się z taką firmą pożegnać bezboleśnie, na przykład na podstawie dwutygodniowego okresu wypowiedzenia.
Dzisiejszy prawnik wewnętrzny powinien mieć więcej funkcji menedżerskich, obowiązków z zakresu zarządzania i nadzoru nad usługami prawniczymi świadczonymi przez zewnętrzne firmy. Jego pozycja w strukturze firmy powinna być wysoka i to ten prawnik powinien podejmować decyzje o wyborze zewnętrznego doradcy prawnego albo przynajmniej brać udział w tym procesie decyzyjnym. Błędem jest to, że prawników wewnętrznych traktuje się jak „sekretarki do spraw prawnych” (z całym szacunkiem dla sekretarek), co często wywołuje frustrację, a co za tym idzie, chęć szukania innej pracy.
Nie trzeba zatrudniać wyłącznie jednej firmy prawniczej jako zewnętrznego doradcy. W dobie kryzysu warto badać rynek usług prawniczych, stawki wynagrodzeń. Może warto myśleć o tym, żeby określone usługi (na przykład sporządzanie umów najmu w centrach handlowych, negocjowanie tych umów, bieżąca obsługa korporacyjna, sprawy sądowe) były zlecane na zewnątrz. To samo dotyczy umów sprzedaży lokali mieszkalnych przygotowywanych dla deweloperów. Przy tego rodzaju usługach outsourcingowych można się umawiać na wynagrodzenie ryczałtowe bez względu na liczbę przepracowanych godzin. Jest to rozwiązanie, które jest bliskie myśleniu dyrektorów finansowych – określenie z góry maksymalnych kosztów obsługi prawnej. Nie ma ryzyka, że klient źle oszacował nakład pracy prawnika i faktury za usługi, znacznie przekraczając zakładany budżet
Kontakt:malgorzata@sobol.com.pl
