Zarządcy nieruchomości masowo popełniają ten błąd. Ryzykują utratę setek tysięcy złotych

Zarządcy nieruchomości przetwarzają dane osobowe mieszkańców i właścicieli lokali. Naruszenie ochrony tych danych to błąd, za który mogą odpowiadać finansowo. Jakie mogą być tego skutki, pokazuje jedna z tegorocznych spraw. W kwietniu 2026 r. Prezes UODO ukarał wspólnotę mieszkaniową za niezgłoszenie naruszenia, do którego doszło wskutek pomyłki firmy administrującej nieruchomością. Jeden z właścicieli dostał rozliczenie opłat sąsiada, a w nim jego dane osobowe i numer rachunku bankowego.

Tego typu zdarzenie może nie tylko trafić do UODO, ale też skończyć się dla zarządcy roszczeniem wspólnoty lub osoby, której dane ujawniono. Co ważne, nie pokrywa ich obowiązkowa polisa OC - podobnie jak kosztów postępowania przed UODO. Zarządcy nieruchomości mogą natomiast rozbudować ochronę o to ryzyko. Z naszych danych wynika, że robią to rzadko – aż 74 proc. zarządców ubezpieczonych u nas w tym roku nie ma w polisie rozszerzenia o RODO i szkody cyber. To jedna z największych luk w ich ubezpieczeniach. Statystyki zaskakują, bo przetwarzanie danych osobowych jest wpisane w dużą część zadań zarządców, od wysyłki rozliczeń po obsługę monitoringu – mówi Łukasz Bradło, z-ca dyrektora sprzedaży w Leadenhall Insurance.

Warto pamiętać, że:

• Obowiązkowe OC zarządcy nie pokrywa kosztów postępowania przed UODO, a rozszerzenia o ryzyka RODO i cyber nie ma 74 proc. zarządców – wynika z danych Leadenhall Insurance za I poł. 2026 r.
• Wymagana prawem polisa chroni tylko do 50 tys. euro na wszystkie zdarzenia w roku. Przykłady szkód pokazują, że pojedyncze roszczenie potrafi kosztować kilkadziesiąt tysięcy złotych.
• Mimo to dwie trzecie zarządców nie podnosi sumy gwarancyjnej ponad obowiązkowe minimum.
• Zbyt niska suma to ryzyko także dla wspólnot, które nadwyżki muszą dochodzić bezpośrednio od zarządcy.

Roszczenia rodzą się z zaniedbań i niedopatrzeń

Obowiązki związane z danymi osobowymi wynikają z podstawowych zadań zarządców: rozliczeń z mieszkańcami i opieki nad budynkami. Ta druga oznacza z kolei odpowiedzialność za stan techniczny budynków, ich bezpieczeństwo i porządek. Za skutki swoich błędów odpowiadają finansowo. Roszczenie mogą otrzymać od poszkodowanej osoby, ale też od samego zleceniodawcy – wspólnoty lub właściciela budynku – jeśli nienależycie wykonają umowę. Jak wysokie wymagania stawiają zarządcom sądy, pokazują dwie sprawy rozstrzygane przez Sąd Najwyższy (SN).

Pierwsza dotyczy obrażeń kobiety, która wpadła do szybu windy ok. 20 minut po zgłoszeniu awarii. SN wskazał, że zarządca nie może poprzestać na wezwaniu konserwatora, lecz musi uniemożliwić korzystanie z niesprawnej windy.

W drugiej sprawie zarządca zignorował przegląd, który wykazał zły stan instalacji wodnej. Po kilku miesiącach doszło do zalania jednego z lokali. Według SN zarządca powinien zareagować niezwłocznie, a wielomiesięczna bezczynność to zaniedbanie.

Obrazu ryzyka związanego z tą profesją dostarcza też rynek ubezpieczeniowy. Szkody likwidowane w ramach zawodowego OC zarządców pokazują, że roszczenia często wynikają z niezrealizowanego zapisu umowy, pominiętego obowiązku czy pospiesznie podjętej decyzji. Poniżej trzy przykłady z praktyki Leadenhall Insurance.

Nieprzepisana taryfa energii

Zarządca nie zmienił umowy na dostawę energii elektrycznej z taryfy przemysłowej C11 na G11 od 1 kwietnia 2022 r. Poszkodowana przez rok płaciła rachunki według droższej stawki. Odszkodowanie pokryło różnicę w cenach do marca 2023 r. i wyniosło ponad 66 tys. zł.

Przelew wbrew decyzji wspólnot

Spółka zarządzająca nieruchomościami dwóch wspólnot zleciła czyszczenie i przegląd kanalizacji za 28,59 tys. zł. Po zakończeniu prac wykonawca doliczył 10,98 tys. zł kosztów naliczonych w trakcie realizacji. Pracownik zarządcy zaakceptował wyższy przelew, choć wspólnoty się temu sprzeciwiały. To dało im podstawę do roszczenia, a odszkodowanie z polisy OC wyniosło 12,44 tys. zł.

Uszkodzony samochód pod budynkiem

Z budynku we Włocławku nie usunięto sopli lodu. Jeden spadł na zaparkowanego pod nieruchomością Fiata Punto i uszkodził przednią szybę oraz maskę. Ubezpieczyciel zwrócił poszkodowanemu 4,41 tys. zł kosztów naprawy.

Kilka szkód może wyczerpać limit obowiązkowej polisy

Każda z tych szkód z osobna mieści się w minimalnym limicie obowiązkowego OC zarządcy, który określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 kwietnia 2019 r. Wymagana suma gwarancyjna to 50 tys. euro, w przeliczeniu nieco ponad 200 tys. zł. To jednak limit wspólny dla wszystkich zdarzeń w okresie ubezpieczenia, który trwa najwyżej 12 miesięcy.

Jedna pomyłka potrafi kosztować kilkadziesiąt tysięcy złotych. Przy kilku szkodach w krótkim czasie roszczenia mogą iść w setki tysięcy i przekroczyć obowiązkowy limit. Podobnie jak jedno większe zdarzenie, np. pożar czy zalanie kilku lokali z winy zarządcy. Mimo to wśród ubezpieczonych u nas zarządców 67 proc. zostaje przy minimum wymaganym przepisami, a tylko 7 proc. wybiera ochronę na sumę większą niż 500 tys. zł. Sumę gwarancyjną warto dopasować do skali działalności: liczby budynków w zarządzie i wartości nieruchomości, za które zarządca odpowiada – tłumaczy Łukasz Bradło.

Jeżeli roszczenie przekracza limit w polisie OC, nadwyżkę pokrywa sam zarządca. O ile w spółce z o.o. zobowiązania co do zasady regulują firmowe środki, o tyle zarządca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) odpowiada za szkodę również prywatnym majątkiem. Tymczasem aż 71 proc. ubezpieczonych w Leadenhall Insurance zarządców pracujących na JDG zostaje przy minimalnej sumie gwarancyjnej w obowiązkowej polisie.

Rozszerzona polisa zarządcy to argument także dla wspólnot

Poza obowiązkowym minimum zakres ochrony da się poszerzyć o dobrowolne elementy. W zależności od ubezpieczyciela dodatkowa suma gwarancyjna może sięgać np. 2 mln zł, a polisa objąć m. in. koszty obrony w postępowaniach cywilnych, karnych, karno-skarbowych i administracyjnych związanych z roszczeniem, utratę dokumentów, naruszenie obowiązku zachowania tajemnicy oraz ryzyka związane z RODO i incydentami informatycznymi. Warto zwrócić uwagę, że niektóre rozszerzenia mają indywidualnie ustalane podlimity sumy oraz warunki.

Dobrowolna ochrona ma też przewagę, jeśli chodzi o moment zgłoszenia roszczenia. Obowiązkowe OC obejmuje szkody wyrządzone w okresie ubezpieczenia, nawet jeśli roszczenie pojawi się później. W rozszerzeniach liczy się natomiast to, kiedy poszkodowany zgłosi sprawę, więc polisa może objąć także wcześniejszy błąd, jeśli zostanie ujawniony w czasie jej trwania. To istotne, bo pomyłki zarządcy często wychodzą na jaw po miesiącach – w jednej z naszych spraw poszkodowana przepłacała za energię elektryczną przez rok – dodaje Łukasz Bradło.

Zakres polisy zarządcy ma znaczenie dla jego zleceniodawców. Wspólnota czy właściciel budynku, wybierając zarządcę, mogą zapytać o wysokość sumy gwarancyjnej i wykupione rozszerzenia, a nie wyłącznie o to, czy w ogóle jest ubezpieczony. Jeśli szkoda przekroczy sumę gwarancyjną, nadwyżki trzeba dochodzić bezpośrednio od zarządcy. Od tego, jak jest ubezpieczony, może więc zależeć, czy po poważnej szkodzie odzyskają pieniądze w całości.