Jednym z podstawowych wyznaczników efektywności operacyjnej biznesu jest zdolność generowania jak największej wartości przy najmniejszym zaangażowaniu czasu i zasobów. W praktyce jednak często znaczną część dnia pracy pochłaniają powtarzalne, rutynowe czynności. Często trudno je kontrolować i skalować. System workflow pomaga porządkować i automatyzować takie działania.
Czym są systemy workflow?
System workflow to narzędzie informatyczne do porządkowania i automatyzowania powtarzalnych zadań w ramach procesów biznesowych. Realizowane są one w formie uporządkowanej sekwencji, we właściwej kolejności i z przypisaniem odpowiedzialności do konkretnych użytkowników uczestniczących w procesie. Co przedsiębiorstwo zyskuje dzięki takim narzędziom? Do licznych korzyści zalicza się m.in.:
- wzrost efektywności i produktywności,
- oszczędność czasu,
- redukcję ryzyka operacyjnego,
- optymalizację zarządzania zasobami,
- transparentność procesów.
System workflow w praktyce – od rutyny do automatyzacji
Przykładem realizacji zadań z wykorzystaniem systemu workflow jest obieg faktury. Przyjrzyjmy się jednak najpierw przypadkowi, w którym przedsiębiorstwo przeprowadza ten proces bez dedykowanego narzędzia IT, przetwarzając dokumenty w sposób tradycyjny.
Tutaj każdy krok wymaga ingerencji człowieka. Poszczególne etapy mogą wyglądać następująco:
- kontrahent, np. zewnętrzny freelance copywriter, wystawia fakturę za teksty napisane w konkretnym miesiącu i wysyła ją do działu księgowości,
- pracownik księgowości odbiera dokument na skrzynce mailowej, weryfikuje jego poprawność i przesyła dalej do osoby decyzyjnej,
- osoba odpowiedzialna za akceptację przegląda dokument, ręcznie zatwierdza go i informuje księgowość o możliwości jego zaksięgowania.
Taki proces jest nie tylko czasochłonny, ale też podatny na błędy. Pracownik Ktoś może błędnie zweryfikować dokument, zapomnieć o nim lub zagubić go w gąszczu innych wiadomości. Wszystko to wydłuża czas realizacji i zwiększa ryzyko opóźnień płatności.
Wdrożenie systemu workflow pozwala firmie przenieść cały ten proces do środowiska cyfrowego. Zostaje on uporządkowany, zyskując jasno zdefiniowaną strukturę, uczestników oraz warunki realizowania konkretnych etapów. Praktyczna realizacja obiegu faktury z systemem workflow może wyglądać następująco:
- wystawiona przez copywritera e-faktura automatycznie trafia do systemu i zostaje przypisana do odpowiedniego procesu,
- system weryfikuje podstawowe dane dokumentu zgodnie z predefiniowanymi regułami biznesowymi (np. kompletność pól, zgodność kwot) i kieruje fakturę do osoby odpowiedzialnej za jej merytoryczną akceptację,
- po zatwierdzeniu dokument automatycznie trafia do księgowości wraz z informacją o decyzji, a status faktury jest widoczny dla wszystkich uprawnionych uczestników procesu.
Oszczędność czasu i zasobów
Obieg zadań z wykorzystaniem systemu workflow realizowany jest bez konieczności ręcznego przekazywania dokumentów, przesyłania maili czy przypominania o kolejnych krokach. System czuwa nad kolejnością działań, terminów oraz odpowiedzialności. Może też np. wysyłać osobom odpowiedzialnym powiadomienia czy warunkować przejście do następnych etapów wykonaniem określonych działań.
Oszczędność czasu przekłada się jednocześnie na oszczędność firmowych zasobów. Pracownicy, którzy do tej pory zajmowali się wykonywaniem cyklicznych, często czasochłonnych czynności, mogą skoncentrować się na realizacji innych zadań. Dla przedsiębiorstwa oznacza to m.in. wyższą efektywność operacyjną przy niższym koszcie obsługi procesów.
