Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci (elektroniczna lub papierowa).
Potwierdza tą zasadę Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Ministerstwo o zasadach prowadzenia dokumentacji papierowej i elektronicznej
Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci – wynika z wyjaśnień Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Pracodawca może też w dowolnym momencie zmienić sposób prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych.
W odpowiedzi na poselską interpelację Pani Agnieszka Dziemianowicz-Bąk wyjaśniła, że pracodawcy mają możliwość wyboru sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Może to być zarówno postać papierowa jak i elektroniczna.
Decyzja pracodawcy w sprawie wyboru postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie jest ostateczna. „Pracodawca może przywrócić poprzednią formę dokumentacji, może zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna” – zaznaczyła Dziemianowicz-Bąk.
Pracodawca ma pełną swobodę
Przepisy nie ograniczają też liczby zmian postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W zależności od potrzeb, zmiana formy prowadzenia dokumentacji może następować nawet kilkukrotnie.
„Wybór elektronicznej postaci dokumentacji nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mają możliwości zawierania umowy o pracę w formie pisemnej albo składania w formie pisemnej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku możliwe będzie sporządzenie umowy czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia w formie pisemnej, które po tradycyjnym podpisaniu i przekazaniu drugiej stronie należy zdigitalizować, opatrzyć elektronicznym podpisem lub pieczęcią, a następnie włączyć do dokumentacji w postaci elektronicznej”.
Dokumentacja pracownicza - obowiązki pracodawcy
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację prowadzoną w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zasady dokonywania zmiany formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji z papierowej na elektroniczną oraz z elektronicznej na papierową określa art. 948 § 2 i 3 Kodeksu.
Pracodawca ma też obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. 2018 poz. 2369
Rozporządzenie określa:
1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;
2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;
3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, zwanej dalej "Kodeksem pracy".
