e-Doręczenia w administracji publicznej
Większość rewolucyjnych zmian w administracji publicznej, niezależnie czy mówimy o szczeblu samorządowym, rządowym czy państwowym, nie przychodzi łatwo, ponieważ konieczne są uregulowania prawne. Kolejnym istotnym i żmudnym etapem jest już samo wdrożenie poszczególnych rozwiązań, w tym narzędzi online, które ułatwiają pracę i zapewniają komfort każdej ze stron. Na szczęście, ostatnie lata przyniosły spore modyfikacje na wielu płaszczyznach, a nowych możliwości technologicznych korzysta coraz więcej urzędów.
Czym są e-Doręczenia i co trzeba o nich wiedzieć?
Świetnym przykładem tego typu działań są coraz popularniejsze e-Doręczenia, które już wkrótce staną się normą jeśli chodzi o działalność administracji publicznej. W praktyce oznacza to, że podmioty publiczne oraz podmioty prywatne, czyli m.in. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i osoby wykonujące zawód zaufania publicznego (adwokaci, doradcy podatkowi itd.) będą mieć obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Co więcej, muszą zgłosić go do Bazy Adresów Elektronicznych, która jest rządowym rejestrem prowadzonym w celu uporządkowania komunikacji elektronicznej pomiędzy poszczególnymi podmiotami. Wyjątek stanowi doręczanie korespondencji z wykorzystaniem usługi hybrydowej, ponieważ przepisy w tym zakresie będą stosowanie dopiero od 1 października 2029 roku.
e-Doręczenia w świetle polskiego prawa
Wszystko to jest pokłosiem Ustawy o doręczeniach elektronicznych, która wchodzi w życie 10 grudnia 2023 roku. Zgodnie z tym aktem prawnym, obowiązek wdrożenia wspomnianych rozwiązań mają m.in. organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; ZUS; KRUS; NFZ; jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne, samorządowe zakłady budżetowe i wiele innych. Doręczenie elektroniczne ma usprawnić obieg dokumentów, w tym zastąpić tradycyjne listy polecone, które są głównym sposobem przekazywania pism w procedurze cywilnej, jak i administracyjnej. Dzięki temu dokumenty mają być dostarczane natychmiast, co w porównaniu z listem poleconym, który jest najczęściej odbierany dopiero po kilku lub nawet kilkunastu dniach, stanowi ogromny krok naprzód.
Jak mają działać e-Doręczenia w administracji publicznej?
Widzimy więc, że w grę wchodzą e-doręczenia w JST oraz na innych szczeblach administracji publicznej. Nie pozostaje więc nic innego, jak przygotować się w odpowiedni sposób do wdrożenia narzuconych przez ustawodawcę rozwiązań. e-Doręczenia mają zapewnić elastyczność, mobilność i wygodę przy wymianie dokumentów, zarówno w relacji urząd-obywatel, jak i pomiędzy samymi podmiotami należącymi do administracji publicznej. Doręczenia elektroniczne charakteryzuje się też tym, że zarówno nadanie dokumenty, jak i jego odbiór jest od razu potwierdzony, dzięki czemu nie ma możliwości żadnych niedomówień. Podmioty publiczne muszą dostosować się do wymagań Ministerstwa Cyfryzacji i korzystać z dedykowanego systemu e-Doręczeń. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby zintegrować ten system z innym, który jeszcze bardziej ułatwi pracę.
Comarch EZD - co to jest i jak wdrożyć?
Jednym z narzędzi, które bez wątpienia mogą skutecznie wspierać e-Doręczenia jest Comarch EZD, czyli system do elektronicznego obiegu dokumentów. Wdrożenie Comarch EZD w urzędzie nie jest trudne, ale wymaga przejścia przez kolejne etapy. Pierwszym z nich jest analiza potrzeb danej jednostki, a więc tego, jakie cele chce się zrealizować, kolejnym krokiem jest uruchomienie i skonfigurowanie narzędzia. Następnie przechodzimy do integracji z innymi systemami, w tym właśnie z e-Doręczeniami. Bardzo ważne jest dokładne przetestowanie narzędzia przed oddaniem go do użytku oraz jego optymalizacja, dzięki której będzie “skrojony na miarę”. Nie obejdzie się też oczywiście bez migracji wszystkich niezbędnych danych, a Klient może liczyć też naturalnie na pełne wsparcie techniczne i merytoryczne. Proces wdrożenia Comarch EZD zamyka stabilizacja oraz serwis. Obsługa samego narzędzia nie jest skomplikowana, lecz bardzo intuicyjna, dzięki czemu poradzi sobie z tym każdy.
Dlaczego warto skorzystać z EZD w urzędzie?
Widzimy więc, że e-Doręczenie posiada szereg niewątpliwych zalet, w tym gwarantuje jednoznaczną identyfikację nadawcy oraz adresata, tajemnicę korespondencji, integralność przesyłanych danych, potwierdzenie nadania i odbioru itd. Kluczowe jest jednak korzystanie z rozwiązań rzetelnych dostawców tego typu usług i profesjonalnych, w pełni rozbudowanych narzędzi online, dzięki którym możemy podejść do tematu w sposób kompleksowy. Comarch EZD zapewnia mnóstwo funkcjonalności, dzięki którym można prowadzić nowoczesną administrację publiczną, ale też prywatne przedsiębiorstwo. System usprawnia komunikację wewnętrzną, obsługę spraw, zarządzanie dokumentacją i to wszystko z zachowaniem wymogów prawnych, w zgodzie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Poprzez indywidualne wdrożenie systemu w danym podmiocie, uzyskujemy najlepszy możliwy efekt i możemy wykorzystać całkowity potencjał tego narzędzia. Na zastosowanie EZD warto patrzeć już nie tylko jak na jedną z atrakcyjnych opcji, ale wręcz konieczność i inwestycję, która szybko się zwróci i to z nawiązką. Nie pozostaje nic innego, jak przemyśleć swoje potrzeby i wymagania, a następnie skontaktować się z ekspertami Comarch, aby omówić szczegółowe warunki zastosowania EZD w ramach swojej działalności.
