Firmy nie mogą jeszcze wysyłać faktur e-mailem, bo nie pozwala na to rozporządzenie ministra finansów w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Jak poinformowało nas Ministerstwo Finansów, przedsiębiorcy muszą poczekać na zmiany w rozporządzeniu, nad którymi prace już się rozpoczęły. Jeśli będą one szły sprawnie, nie wykluczone, że jeszcze w tym roku wszystkie firmy będą mogły przesyłać faktury e-mailem.
Nowelizacja przepisów
Zmiany pozwalające na przesyłanie faktur e-mailem lub faksem są możliwe dzięki nowelizacji dyrektywy 112 (wejdzie w życie na początku sierpnia). Unia dała państwom członkowskim ponad dwa lata na wdrożenie przepisów dyrektywy. Na szczęście polskie Ministerstwo Finansów nie zamierza czekać do końca 2012 r., ale chce to zrobić w trybie pilnym, tak aby zmiany w zakresie fakturowania elektronicznego przewidziane nowelą dyrektywy zostały przyjęte jak najszybciej. Zdaniem ekspertów to bardzo dobra wiadomość dla firm.
Odpowiedzialność podatnika
Jak mówi Ernest Frankowski, menedżer z Deloitte, nowa dyrektywa europejska wprowadza dowolność form e-fakturowania (o ile zostaną spełnione wymogi bezpieczeństwa).
– Prawodawca europejski akceptuje także fakturowanie papierowe, w którym faktury są przesyłane e-mailem lub faksem – stwierdza Ernest Frankowski. Dyrektywa przewiduje, że to podatnik będzie decydował o formie przesyłu i przechowywania faktur, pod warunkiem że będą zapewnione autentyczność pochodzenia i integralność treści. Co to oznacza? Firma musi zagwarantować, że to ona wysłała fakturę i że dane w niej zawarte nie zostały zmienione w trakcie przesyłania do odbiorcy. Dotychczas integralność i autentyczność zapewniał e-podpis lub specjalny system wymiany danych (EDI), ale jak mówi Cezary Przygodzki, doradca podatkowy z Salans, na obecnym poziomie rozwoju technologicznego integralność i autentyczność można zapewnić przy zastosowaniu innych rozwiązań, a nawet e-maila. Dlatego rezygnacja z e-podpisu i EDI jest słuszna. Ekspert dodaje, że w krajach takich jak Holandia i Belgia podatnicy VAT od dawna mogą przesyłać faktury e-mailem.
Korzyści dla wszystkich
Cezary Przygodzki zwraca uwagę, że możliwość przesyłania faktur e-mailem lub faksem jest korzystna zarówno dla firm, jak również dla administracji skarbowej. Urzędnicy zyskają łatwiejszy dostęp do danych podatników oraz będą mieli większe możliwości ich szybkiego przetwarzania i sprawdzania.
Zdaniem Ernesta Frankowskiego nie należy się spodziewać, że nowe przepisy rozporządzenia będą dotyczyły faktur wystawianych obecnie. Wydaje się, że będą one stosowane do faktur wystawionych, otrzymanych oraz przechowywanych po wejściu w życie nowych rozwiązań.
