Z urzędnikiem dogadasz się przez maila

Niebawem będziemy mogli nasze sprawy urzędowe załatwiać przez pocztę elektroniczną. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji pracuje nad takim ułatwieniem. Informatyzacja kontaktów z urzędnikiem powinna skrócić czas załatwiania spraw.

Resort spraw wewnętrznych przygotował projekt nowelizacji ustawy o informatyzacji i działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Rząd zajmie się proponowanymi zmianami podczas jutrzejszego posiedzenia. Dziś każda decyzja administracyjna i postanowienie jest doręczane stronom na piśmie. Choć jest możliwość kontaktowania się z urzędem drogą elektroniczną to nie jest bardzo funkcjonalna i zależy od dobrej woli obu stron.

>>> Kupujesz mieszkanie. Opłaty cię zjedzą

W nowelizacji Kodeksu Postępowania Administracyjnego kluczowe znaczenie będzie miała zmiana art. 14 par. 1. Dziś kreuje on zasadę pisemności postępowania. Będzie to rewolucja w k.p.a. Do pierwszej doszło cztery lata temu, gdy do kodeksu wprowadzono możliwość doręczenia pisma drogą elektroniczną.W praktyce więc urząd będzie musiał doręczyć elektronicznie pismo stronie, gdy o to ona wystąpi lub wyrazi na to zgodę. "Istotne złagodzenie wymogów formalnych w stosunku do uczestników postępowania oraz wprowadzenie obowiązków w zakresie wykorzystania dokumentów elektronicznych przez organy administracji doprowadzi do upowszechnienia poczty elektronicznej" – uważa dr Marek Świerczyński z Kancelarii Baker & McKenzie.

Zmieniony zostanie także art. 63 k.p.a. Obecnie stanowi on, że podania do urzędów, czyli żądania, wyjaśnienia, odwołania i zażalenia mogą być wnoszone przez obywateli także pocztą elektroniczną. Jednak tylko pozornie jest to rozwiązanie, które cieszy petentów To jest już kłopot dla petenta, bowiem rzadko kto ma taki podpis. Poza tym jest on dla zwykłych ludzi dość kosztowny.

>>> Polacy chcą ulg podatkowych

Dziś, aby złożyć pismo do urzędu drogą elektroniczną, należy je wysłać na jakikolwiek jego adres elektroniczny i opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tym samym podanie przesłane na każdy z adresów poczty elektronicznej w urzędzie należy uznać za skutecznie wniesione. "Rodzi to ryzyko, że e-podanie może zostać niezauważone przez urzędnika. Wprowadzenie elektronicznej skrzynki podawczej wyeliminuje to ryzyko" – uważa Marek Gruchalski. "Nowelizacja wprowadza też nieznane dziś urzędowe poświadczenie odbioru, które jest informacją zwrotną do adresata, że zostało ono skutecznie złożone"– dodaje.

" Dekretowanie pism w urzędach w formie elektronicznej może się niekiedy okazać fikcją. Wiele z nich wymaga załączenia oryginałów lub poświadczonych kopii, niestety, nowe przepisy nie zajmują się tą kwestią" tłumaczy radca prawny Agata Pastuchow-Brzezińska z Kancelarii TGC Corporate Lawyers.

Największa zmiana dotyczyć ma decyzji administracyjnych i postanowień, czyli kluczowych dla urzędów form wyrażania woli i oświadczeń. Decyzję będzie można doręczyć stronom na piśmie lub za pomocą komunikacji elektronicznej. Podobnie ma być z postanowieniem. Podobne rozwiązanie przewidują zmiany w przepisach o wezwaniach i zawiadomieniach o sposobie załatwienia skargi i wniosku.

Wojciech Wiewiórowski, dyr. Departamentu Informatyzacji MSWiA, zapewnia, że bezpieczny podpis zostanie zastąpiony przez inne mniej sformalizowane jego formy, gdy zakończą się prace nad nową ustawą o podpisie elektronicznym.

"Zmiany są niezbędne, bez względu na problemy, jakie mogą powstać w okresie przejściowym, i wiązać się będą z interpretowaniem przepisów i implementacją technologii. Każda zmiana prawa, pozwalająca na powszechne wykorzystywanie zdobyczy technologii, to krok w dobrym kierunku" – konkluduje radca prawny Agata Pastuchow-Brzezińska.