Za zaległy urlop pracownik nie dostanie ekwiwalentu. Zasadą jest bowiem wykorzystywanie urlopów w naturze. Wypłata ekwiwalentu jest wyjątkiem, gdy następuje rozwiązanie umowy albo jej wygaśnięcie (np. gdy zmieniasz pracę, dostajesz wypowiedzenie lub kończy ci się umowa, której firma nie przedłuża).
Niewykorzystany urlop przedawnia się z upływem trzech lat. Zatem z końcem marca 2008 r. przedawni się urlop za 2004 r., natomiast urlop za 2008 r. przepadnie, jeśli nie wykorzystasz go do końca marca 2012 r. Ale urlop – nawet przedawniony – nie wygasa. Jeśli firma ma dobrą wolę i zechce udzielić pracownikowi „przeterminowanego” urlopu, nie łamie przepisów prawa pracy.
Zaległego urlopu nie trzeba uwzględniać w planie bieżących urlopów. Pracodawca udziela go w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Oznacza to, że termin wykorzystania urlopu może zaproponować nie tylko pracownik, ale także pracodawca. Niestety, jeśli będą problemy z ustaleniem terminu, pracownik nie może tak po prostu nie przyjść do pracy, bo właśnie zdecydował, że idzie na urlop. Musi to wcześniej uzgodnić z pracodawcą. Jeśli tego nie zrobi, szef może potraktować to jako porzucenie pracy. A konsekwencje tego kroku są dosyć poważne (samowolne skorzystanie z urlopu można uznać za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, co może skończyć się rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia – z dnia na dzień, a więc dyscyplinarnie).
Jeśli starasz się o zaległy urlop wypoczynkowy, składając wniosek, zaznacz w nim, że chodzi o najstarszą część urlopu. Ale i tak pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop nawet wtedy, gdy ten nie wyraża na to zgody. Ma prawo wydać polecenie pisemne. Takie przyzwolenie wynika z orzeczenia Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (sygnatura akt: IPK124/05).
Jeśli pracownik nie może dostać zaległego urlopu, może wnieść sprawę do sądu pracy. Wniesienie pozwu przerywa bieg terminu przedawnienia urlopów zaległych. Jeśli więc pozew w sprawie urlopu za 2004 r. będzie złożony najpóźniej 31 marca 2008 r., to zasądzone przez sąd roszczenie (zaległy urlop) pracownik będzie mógł wykorzystać nawet w ciągu 10 lat, licząc od daty wyroku.
Pracodawca, który nie chce puścić pracownika na urlop, nie płaci za czas urlopu, zaniża wymiar urlopu oraz nie przestrzega innych przepisów urlopowych, musi liczyć się z sankcjami. Pracownik ma prawo poskarżyć się do Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor pracy może nałożyć mandat karny w wysokości od 500 do 1000 złotych. Jeśli pomimo takiej kary pracodawca nie podporządkuje się poleceniom inspektora, ma on prawo skierować sprawę do sądu. Sąd może ukarać pracodawcę grzywną do 30 tys. zł
