Administracja. Co kryje się pod tym pojęciem? Dział administracji jest najtrudniej definiowalny ze wszystkich, a w różnych firmach pojmowanie administracji może być różne – mówi Bartosz Adamczyk, specjalista z działu wynagrodzeń z firmy AG „Test” HR. W szerokim rozumieniu można tak nazwać ogół działów czy stanowisk zajmujących się wsparciem głównej działalności biznesowej, np. działów produkcji czy sprzedaży. W nieco węższym znaczeniu – to dział lub stanowiska zajmujące się sprawami czysto administracyjnymi.

Kto jest kim

W praktyce jednak w każdej firmie dział ten wygląda inaczej. Wiadomo doskonale, czym się zajmuje dział personalny, IT czy finansów. Z działem administracji sprawa nie jest taka prosta – mówi Bartosz Adamczyk. Zakres obowiązków pracowników tego działu różni się, po pierwsze – w zależności od wielkości i typu firmy, po drugie – od stanowiska. Kierownik administracyjny zajmuje się wyłącznie sprawami administracyjnymi. Dyrektor administracyjny często ma już znacznie szersze kompetencje obejmujące sprawy z innych dziedzin. W mniejszych firmach nieposiadających niektórych działów, np. personalnego czy finansowego, funkcję dyrektora do spraw personelu czy finansów może spełniać właśnie dyrektor administracyjny.

W praktyce dział administracji pomaga organizować pracę firmy. Odpowiada za firmowe wnętrza i sprzęt biurowy, obsługę recepcyjną i sekretariat, transport i ochronę. Rozprawia się z firmowymi dokumentami, roztrząsa kwestie prawne. Do tego działu zaliczymy też wszelkiej maści asystentów.

Komu więcej

Zarobki w administracji są zróżnicowane – zależnie od wielkości firmy, jej pochodzenia i stanowiska.

Recepcjonistka zarobi średnio ok. 2,3 tys. zł brutto, dozorca lub portier ok. 2,8 tys., trochę więcej sekretarka – 3,2 tys. Specjalista ds. administracyjnych otrzyma pensję w wysokości ok. 3,5 tys., ale już ds. prawnych – 5,5 tys. Kierownik działu dostanie jeszcze więcej – 7 tys. zł. Na najwyższą (ponad 20 tys. zł) pensję może liczyć dyrektor administracyjny.

Wyższe stanowiska są bardziej popłatne w firmach zagranicznych. Specjalista do spraw administracyjnych zarobi prawie 800 zł więcej niż jego kolega z polskiej firmy, a asystent prezesa już blisko tysiąc zł więcej. W przypadku sekretarek ta różnica przekroczy nawet tysiąc zł.

Im większa firma, tym trudniej nią administrować. Nie tylko więcej jest obowiązków, ale i większa odpowiedzialność. Odbija się to na płacach. W firmie zatrudniającej powyżej 500 pracowników pensje są znacząco wyższe niż w małych firmach, a im wyższe stanowisko, tym większa jest ta różnica. Na stanowisku kierownika administracji przekracza już 2 tys. zł.

Gdzie lepiej płacą

Na zróżnicowanie płac między województwami ma wpływ szereg czynników. Główne to stopień konkurencyjności rynku pracy (czyli jak mocno firmy walczą o pracowników) oraz obecny poziom płac w regionie – wyjaśnia Bartosz Adamczyk. W regionach, gdzie jest mniej inwestycji, a firmy słabiej konkurują o pracowników, pensje są niższe.

Najgorzej prezentuje się województwo małopolskie, np. asystent prezesa może liczyć na wypłatę ponad 3,1 tys. Niewiele więcej, ok. 3,2 tys. zarobi osoba na tym stanowisku na Kujawach, Pomorzu i w woj. warmińsko-mazurskim. Południe i wschód kraju, czyli Podlasie, Lubelszczyzna oraz Podkarpacie i Świętokrzyskie, pochwalić się mogą już blisko 3,6 tys. zł. Na zachodzie, w Wielkopolskiem, Łódzkiem i Lubuskiem, pensja tego samego asystenta wyniesie już ponad 3,7 tys. W województwie śląskim wysokie uprzemysłowienie powoduje duży popyt na pracowników, a konkurowanie poziomem płacy staje się nieodzowne – dodaje ekspert.

Śląsk przebija inne województwa o prawie tysiąc złotych (asystent prezesa zarobi tu 4,4 tys.), a woj. dolnośląskie i opolskie mają przewagę prawie 1,5 tys. (blisko 5 tys. dla asystenta prezesa). Tak znaczna przewaga Śląska to kwestia ostatniego roku. W 2006 r. pensje były tu zbliżone do innych województw.

Zarobki rosną

Zarobki w dziale administracji wzrosły w ub. roku na wszystkich stanowiskach. Sekretarki i recepcjonistki otrzymały podwyżki w wysokości 200 – 300 zł, a specjaliści i asystenci – 200 – 500 zł. Bardziej wzrosły pensje na stanowiskach kierowniczych: dyrektorzy administracyjni i kierownicy działu administracji dostali blisko 2 tys. zł więcej. Co ciekawe, znacząco wzrosła też pensja kierowców i dozorców/portierów, bo o ponad tysiąc złotych, co w ich przypadku stanowiło połowę wypłaty.

Mazowieckie nie odbiega od średniej w innych województwach. W Warszawie wzrost był nieco niższy, nie zmienia to jednak tego, że poziom płac w stolicy tak czy inaczej jest wyraźnie wyższy niż gdzie indziej – zaznacza Adamczyk.

Czym błysnąć

Na różnych stanowiskach w pionie administracyjnym firmy od potencjalnego pracownika oczekuje się kompetencji. W przypadku stanowisk związanych z obsługą prawną kluczowe będzie stosowne wykształcenie. W przypadku osób odpowiedzialnych za sprawy typowo administracyjne czy operacyjne cenniejsze od wykształcenia będzie doświadczenie zawodowe. Na jeszcze innych stanowiskach decydują cechy osobowości. Tak jest np. w przypadku pracownika sekretariatu prezesa. Tu doświadczenie czy dyplom schodzą na dalszy plan, a najważniejsze są takie cechy, jak skrupulatność i dobra organizacja, nieodzowne w pracy na tym stanowisku – podkreśla Bartosz Adamczyk.

Pytany o przyszłość zarobków w dziale administracji mówi: Trudno coś jednoznacznie wyrokować przy obecnym, dynamicznie się zmieniającym rynku płac i rynku pracy w ogóle. Jedno jest raczej pewne: ogólne tendencje nie zmienią się, a możliwości zatrudnienia i wzrostu płac nadal pozostaną najlepsze tam, gdzie są teraz

Zarobki w działach administracji (średnia, w złotych brutto)

Stanowisko

Dyrektor administracyjny

Kierownik działu administracji

Asystent prezesa / dyrektora

Specjalista ds. prawnych

Specjalista ds. administracyjnych

Sekretarka

Recepcjonistka

Kierowca / szofer

Dozorca / Portier

w 2006 r.

17959

5372

4055

5027

3068

3040

2188

2623

1880

w 2007 r.

20603

7028

4285

5573

3508

3252

2316

3329

2841

(Źródło: AG „Test” HR, w 2007 r.)

Zarobki w zależności od pochodzenia fimry (średnia, w złotych brutto)

Stanowisko

Asystent prezesa / dyrektora – Executive Assistant

Specjalista ds. administracyjnych – Administration Specialist

Sekretarka – Secretary

Recepcjonistka – Receptionist

w 2006 r.

3497

2962

2429

2497

w 2007 r.

4485

3715

3507

2280

(Źródło: AG „Test” HR, w 2007 r.)

Zarobki w zależności od wielkości firmy (średnia, w złotych brutto)

Stanowisko

Kierownik działu administracji

Asystent prezesa / dyrektora

Specjalista ds. administracyjnych

Sekretarka

Recepcjonistka

ZATRUDNIENIE DO 100 OSÓB

6456

3823

b.d.

2465

2200

OD 100 DO 500 OSÓB

5356

b.d.

3640

b.d.

2695

POWYŻEJ 500 OSÓB

8804

4880

3689

3841

b.d

(Źródło: AG „Test” HR, w 2007 r.)