Informacja w biznesie – co to takiego?

Za wystarczającą możemy przyjąć definicję: to odpowiedź na stawiane pytanie. Kiedy znajdujemy się na dworcu kolejowym i dociekamy, o której godzinie odjeżdża pociąg z miejscowości A do miejscowości B i z którego peronu, z tablicy informacyjnej odczytujemy dane, np. pociąg Y odjeżdża do miejscowości B o godz. 13.13 z peronu nr 13. Jednak odczyt ten to nie informacja, tylko dana rzeczywistość. Chcąc się upewnić, czy rzeczywiście pociąg Y odjeżdża o tym czasie i z tego właśnie peronu, idziemy do informacji i pytamy: „Czy pociąg Y odjeżdża dzisiaj do miejscowości B o godzinie 13.13 z peronu nr 13?”. Po drugiej stronie uśmiechnięta pani odpowiada: „Tak, pociąg ten w dniu dzisiejszym odjeżdża do miejscowości B właśnie o tej porze i z peronu nr 13”. I to jest właśnie informacja – odpowiedź na stawiane pytanie. Jeśli stawiane pytania dotyczą sfery biznesu, mówimy o informacji w biznesie.

Do czego przedsiębiorcy służy informacja?

Służy do wdrażania w życie zasady Vilfredo Pareto, nazywanej też regułą (zasadą) 20/80. Według tej zasady za skuteczne należy uznać takie działania, w których zaangażowanie 20 proc. wysiłku daje aż 80 proc. korzyści (efektu). I na odwrót, za działania nieefektywne uznać należy te, które wymagają zaangażowania 80 proc. nakładów, dając efekt 20 proc. Informacja to jeden z cenniejszych zasobów przedsiębiorstwa obok zasobów rzeczowych, finansowych i ludzkich, za pomocą których przedsiębiorca realizuje swoje cele – wytwarza zysk oraz podnosi wartość rynkową własnego przedsiębiorstwa. Przewagę ma ten, kto ma informację, w której posiadaniu chciałby być również konkurent.

Jakie są narzędzia informatyczne?

Jest ich wiele. Przedsiębiorstwa zgłaszają wręcz rozpaczliwe zapotrzebowanie na wszelkie narzędzia, które pozwolą im zredukować ryzyko prowadzonej działalności. W krótkiej perspektywie każda firma skupia uwagę na wytwarzaniu zysku, często zapominając, że sama jest jedynie miejscem powstawania kosztów, a zysk znajduje się poza nią. Przecież zysk to klient, w dodatku klient lojalny, tj. taki, który powraca i ponawia zakupy, ten zaś znajduje się poza firmą. Przedsiębiorstwo, mimo iż działa w tej samej branży i na tym samym rynku co konkurenci, ma inne potrzeby w zakresie narzędzi informatycznych.

Przywołam zdarzenie, którego byłem uczestnikiem. Tłumacząc jednemu z przedsiębiorców zagadnienia dotyczące analizy finansowej przedsiębiorstwa, usłyszałem, że przydałby się mu program, który pomagałby w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Odpowiedziałem, że celem naszych spotkań jest m.in. to, aby był w stanie sam taki program napisać, a przynajmniej uczestniczyć w jego napisaniu. Wspomniał, że ma program wspomagający, ale nie spełnia on jego oczekiwań. Dodał też, że chce nabyć kolejny, droższy. Przedsiębiorca ten w wyższej cenie programu widział spełnienie oczekiwań. Tymczasem rzecz nie w cenie programu, ale czego się od niego oczekuje, a to z kolei wymaga zaangażowania się przedsiębiorcy w jego napisanie. Któż, bowiem lepiej zna i rozumie procesy, jakie mają miejsce w jego firmie, jeśli nie on sam? Na kolejnym spotkaniu oświadczył, że sam taki program napisze. Wreszcie dotarło do niego, że siła tkwi w rozumieniu procesów zarządzania, z jakimi spotyka się we własnej firmie.

Stąd trudno o standaryzowany program informatyczny dla mikro i małych przedsiębiorstw. Mają wprawdzie podobne problemy tak jak duże przedsiębiorstwa, ale ich skala jest inna. Stąd też odmienny sposób zarządzania nimi.

Większość narzędzi informatycznych ma charakter robotów wykonujących określone zadania. Ułatwiają pracę przedsiębiorcy, ale jednocześnie go odczłowieczają. Tymczasem rzecz w tym, aby narzędzie informatyczne umożliwiało konwersację, w ramach której przedsiębiorca uzyskiwałby właśnie informacje, tj. odpowiedzi na stawiane pytania.

Jakie narzędzia dostaną przedsiębiorcy w woj. warmińsko – mazurskim?

Takim narzędziem dla mikro i małych przedsiębiorstw będzie Warmińsko – Mazurska Klinika Biznesu. Jednym z modułów jest laboratorium diagnostyczne, które umożliwia przedsiębiorcy pozyskanie kilku istotnych informacji – odpowiedzi na pytania dotyczące diagnozy kondycji jego firmy. To w zamierzeniach zakład opieki zdrowotnej dla przedsiębiorstwa w wersji informatycznej. Przedsiębiorca może nawiązać kontakt z zakładem drogą elektroniczną w dowolnym momencie życia swojego przedsiębiorstwa i o dowolnej porze dnia, aby je zdiagnozować. Za pomocą wspomnianego narzędzia przedsiębiorca przeprowadza badania profilaktyczne, tj. takie, które mają zapobiegać negatywnym skutkom podejmowanych decyzji, a nie je znosić. Kiedy jednak z badań diagnostycznych będzie wynikać, że pilne jest wdrożenie działań naprawczych, wówczas przedsiębiorca może zwrócić się z prośbą o pokierowanie do właściwego specjalisty.

Czy małe firmy posługują się informacją?

Oczywiście. Często jednak w sposób niewłaściwy. Z prowadzonych badań wynika, że przedsiębiorcy tak naprawdę nie oczekują od nas żadnych propozycji, które pomogłyby im skutecznie konkurować na rynku. Uważają, że wiedza, jaką posiadają (tymczasem są to na ogół tylko umiejętności), jest nie tylko wystarczająca, ale jedyna w swoim rodzaju.

Często spotykamy się również z postawą „cóż taki naukowiec może wiedzieć o praktycznej stronie biznesu?”. Jeśli ostatecznie przedsiębiorcy zwracają się do nas, to dopiero wówczas, kiedy ich firmy mają już bardzo poważne kłopoty. Stąd nie tyle chodzi przedsiębiorcy o pomoc w organizacji i zarządzaniu firmą, ile o wyprowadzenie je z zapaści. Często jednak jest za późno. Stąd pomysł na klinikę biznesu, której ideą jest to, aby przedsiębiorca na bieżąco sam diagnozował własną firmę i w razie oznak nie dyspozycyjności sięgał po odpowiednią terapię.

Przy podejmowaniu decyzji przedsiębiorca często kieruje się intuicją. Jeden z biorących udział w projekcie używał określenia „na czuja”. Rezultaty takiego podejścia bywają różne. Prędzej czy później tak myślący i postępujący przedsiębiorca zwróci się o pomoc do specjalisty, od którego będzie oczekiwał wyprowadzenia firmy z zapaści albo aprobaty dla własnych pomysłów na jej rozwój.

____________________________________________________________________________ dr Zygmunt Mietlewski, ekspert ds. zarządzania, doradca w projekcie „Wspieranie zakładów restrukturyzowanych i ich pracowników na terenie województwa warmińskomazurskiego”, Akademia Morska w Gdyni