Benchmarking jako nowoczesne narzędzie zarządzania pochodzi z USA. W latach 70. producenci komputerów prowadzili pomiary własnych osiągnięć, porównując swoje produkty z podobnymi wyrobami konkurencji. W 1979 r. firma Xerox zaczęła prowadzić tzw. benchmarking konkurencji (ang. competitive benchmarking) w obszarze produkcji. Istniejące na rynku kopiarki zostały wówczas przebadane i przeanalizowane pod względem kosztów produkcji, projektowania i innych istotnych cech. Na podstawie wyników badań opracowano nowe, zasadnicze cele dla firmy Xerox, których osiągnięcie miało polepszyć dotychczasową sytuację firmy. Robert Camp, szef logistyki firmy Xerox, dzięki metodom benchmarkingu został niekwestionowanym liderem swojej branży. Podobne przykłady można mnożyć. Należy jednak pokreślić, że benchmarking powstawał nie w gabinetach profesorów zarządzania jako koncepcja intelektualna, ale w praktyce działania przedsiębiorstwa.

Po co stosuje się benchmarking w firmach?

Firmy stosują benchmarking, bo chcą być najlepsze. Są to działania nastawione na twórcze naśladowanie najlepszych praktyk (tzn. best practices) firm uznawanych za liderów w swojej dziedzinie. Metoda ta polega na usystematyzowanym porównywaniu się organizacji z liderami danej branży oraz innych branż i tworzeniu najlepszych rozwiązań biznesowych poprzez naśladowanie. Benchmarking dostarcza wielu korzyści. Już w pierwszych fazach analizy benchmarkingowej wyłaniają się słabe i silne strony firmy. Ponieważ najlepsze praktyki nie występują wyłącznie w jednym przedsiębiorstwie, pozwala to odkryć potencjał do polepszenia sytuacji wszystkich firm biorących udział w benchmarkingu. Porównanie się z lepszymi firmami daje sporą motywację do działania, a konieczność znalezienia rozwiązań doskonalących sprzyja konkurencyjności przedsiębiorstwa. To z kolei umożliwia przedsiębiorstwom znalezienie nowych rozwiązań i wypracowanie własnych indywidualnych planów działań. Szczególnie trudne jest poszukiwanie partnerów benchmarkingowych, którzy byliby gotowi do jawnej wymiany informacji i chcieliby skorzystać z obustronnego procesu uczenia się. Najczęściej partnerów wybiera się na podstawie: •metody ostrego spojrzenia (brainstorming),

•słownych informacji o firmach odnoszących sukces,

•analizy konkurencji,

•informacji o firmach nagrodzonych,

•informacji pozyskanych z centrów benchmarkingowych (np. CBM Polska, GBN).

Jakie korzyści przynosi analiza benchmarkingowa?

Bezpośrednią korzyścią jest umiejscowienie przedsiębiorstwa na tle firm z branży. Nie mniej istotne jest całościowe spojrzenie na firmę, a nie tylko na wybrane obszary, oraz zdefiniowanie najlepszych praktyk i słabych stron w firmie. Analiza pozwala na doskonalenie własnego potencjału i wykorzystywanie mocnych stron. To ważne, bo często firmy o tym zapominają, a wykorzystanie mocnych stron wzbudza zainteresowanie przyszłych inwestorów. Wszystkie te elementy przekładają się na podniesienie konkurencyjności, produktywności, a tym samym poprawę stosunków z klientami.

Czy benchmarking dotyczy tylko dużych firm, czy może być stosowany także w mniejszych?

Benchmarking może służyć firmie niezależnie od jej wielkości. Duże firmy mają większe możliwości stosowania nowoczesnych rozwiązań w zarządzaniu. Niejednokrotnie współpracują ze sobą, wymieniają między sobą informacje dla utrzymania przewagi rynkowej. Małe i średnie firmy z wielu przyczyn, np. finansowych czy kadrowych, mają ograniczone możliwości. Często niemożność sprawdzenia danych swoich konkurentów stanowi główną przyczynę braku sukcesów biznesowych. Stworzony dla małych i średnich firm benchmarking oparty jest na bazie narzędzia Benchmark Index. Pomaga przedsiębiorcy sprawdzić, jak wygląda na tle firm z branży, co powinien zmienić i na co położyć nacisk. Badanie pozwala na analizę najistotniejszych obszarów w krótkim czasie.

Jak często firmy powinny przeprowadzać analizę benchmarkingową?

Projekty benchmarkingowe wymagają zaangażowania wielu osób w firmie. Ich metodologia jest czasoi pracochłonna, ale efekty mogą być imponujące. Nawet firmy, które nie mają czasu ani pieniędzy na prowadzenie analiz benchmarkingowych, mogą skorzystać z narzędzi ułatwiających analizę poprzez skrócenie czasu trwania całego projektu oraz uniwersalny zestaw wskaźników do porównań. Analiza benchmarkingowa w skróconej formie trwa 2 – 3 dni. Wypełnienie formularzy przez firmę wymaga tygodnia. Należy pamiętać, że benchmarking nie jest metodą do jednorazowego zastosowania. Wprowadzając bechmarking jako element zarządzania przedsiębiorstwem, warto stosować go regularnie. Tylko wtedy będzie można ocenić skuteczność działań i uchwycić zachodzące w firmie zmiany.

Od kiedy stosuje się Benchmark Index?

Idea zrodziła się w Wielkiej Brytanii. W 1996 r. uruchomiono go po raz pierwszy. Już po kilku latach okazało się, że system i wykorzystywanie wyników benchmarkingowych przyczyniło się do wzmocnienia sektora małych i średnich przedsiębiorstw, zwiększenia konkurencyjności firm brytyjskich w porównaniu z analogicznymi sektorami pozostałych państw europejskich. To z kolei wywołało wzrost zainteresowania korzystaniem z systemu w innych państwach, co spowodowało rozszerzenie zastosowania Benchmark Indeksu nie tylko na Europę, ale również wiele krajów z innych kontynentów. System dotarł do Polski i jej sąsiadów: Niemiec, Litwy, Czech, Słowacji, zyskując duże uznanie w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki wykorzystaniu bazy danych mamy możliwość porównania polskich firm na tle firm zagranicznych. Baza zawiera dane z blisko 100 tys. firm reprezentujących wszystkie branże z wielu krajów, głównie europejskich. Porównanie z firmami zagranicznymi pozwala na ocenę stanu biznesu w przypadku planów rozwojowych firmy czy przy wejściu na rynki zagraniczne. Jesteśmy w Unii Europejskiej i dotyczą nas te same standardy.

Na czym polega badanie Benchmark Index?

Badanie to zostało stworzone z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach. Nie oznacza to jednak, że narzędzia tego nie mogą wykorzystać duże firmy. System umożliwia porównanie w ramach wybranej branży wielu zestandaryzowanych wskaźników bezpośrednio z konkurencją działającą na obszarze danego regionu, kraju lub rynku międzynarodowego. Poprzez kwestionariusz pytań ekspert ds. benchmarkingu zbiera dane dotyczące: finansów, klienta, procesów wewnętrznych i rozwoju. Pozwala to rozpatrywać działalność firmy zgodnie z podejściem przyjętym w strategicznej karcie wyników (ang. balanced scorecard). Następnie dane wpisywane są do międzynarodowej bazy danych. Przedsiębiorca decyduje, w jaki sposób chce porównać się z innymi firmami. Kryteriami badania są: kraje/regiony, liczba pracowników, obroty oraz branże/wg PKD. Dane z kwestionariusza pytań system przekształca we wskaźniki, które są porównywane z danymi dotyczącymi przedsiębiorstw wybranych wcześniej z bazy. Badanie benchmarkingowe jest prowadzone we współpracy z ekspertem ds. benchmarkingu. Ułatwia on firmie zebranie danych oraz prowadzi końcową analizę raportu. Raport jest podstawą do przeglądu mocnych i słabych stron firmy. Na podstawie wyników firma może wyznaczać cele biznesowe, opracować i weryfikować strategię oraz ustalać priorytety dotyczące planów działań.

Jak wygląda działalność centrów benchmarkingowych w Polsce?

Zapotrzebowanie na usługi benchmarkingowe ciągle rośnie. W konsekwencji prowadzi to do powstania centrów benchmarkingu. Wspierają one prowadzenie kompletnych projektów benchmarkingowych, jak i wybór odpowiednich partnerów. Głównym zadaniem wszystkich centrów jest przede wszystkim rozpowszechnianie metodyki benchmarkingu oraz wybór i pośredniczenie między firmami uczestniczącymi w tym procesie. Centrum Benchmarkingu Polska przy TÜV Nord Polska z siedzibą w Katowicach jest powiązane z międzynarodowymi centrami benchmarkingu. Mamy kontakt z ekspertami z całego świata. Firma TÜV Nord Polska od grudnia 2004 r. jest członkiem Światowej Sieci Benchmarkingu – Global Benchmarking Network (GBN). Głównym zadaniem centrum jest szerzenie informacji na temat metodyki benchmarkingu. Do tego celu wykorzystujemy stronę internetową, publikacje oraz szkolenia. CBM Polska stanowi ogniwo łączące przedsiębiorstwa z firmami partnerskimi składającymi się na sieć przedsiębiorstw związanych z tematyką benchmarking