Czy polskie firmy powinny dbać o doskonalenie się i poprawiać efektywność zarządzania?

MAREK KŁOCZKO: Oczywiście. Aby mogły być konkurencyjne, także na rynkach międzynarodowych, powinny ciągle się udoskonalać. Skutecznym narzędziem używanym przy zarządzaniu i controllingu oraz przy tworzeniu nowych strategii jest benchmarking. W Polsce jednak ten system jest wciąż mało znany i rzadko używany.

Jakie firmy mogą korzystać z benchmarkingu?

Analizę benchmarkingową mogą stosować wszystkie firmy. Coraz częściej benchmarking dotyczy nie tylko przedsiębiorstw, ale całych sektorów, co zyskuje szczególne znaczenie w kontekście Unii Europejskiej. Porównywanie warunków społecznych, ekonomicznych czy politycznych to dla poszczególnych krajów szansa, by uczyć się od siebie nawzajem. Benchmarking jest jednak szczególnie istotny z punktu widzenia sektora małych i średnich przedsiębiorstw. To właśnie z myślą o MSP opracowano narzędzie Benchmark Index. To specjalna baza danych stworzona w celu ułatwienia przedsiębiorstwom dostępu do porównań benchmarkingowych.

Jakie zalety ma benchmarking?

Korzyści wynikające z benchmarkingu można podzielić na bezpośrednie i pośrednie. Do pierwszych zalicza się analizę przedsiębiorstwa, porównanie całej firmy bądź poszczególnych jej obszarów, obranie najlepszych metod oraz poznanie ewentualnych deficytów. Korzyści pośrednie to chociażby zrozumienie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, sprawdzenie strategii firmy czy wzmocnienie konkurencyjności. Informacje, które przedsiębiorca uzyskuje z takiej analizy, są bezcenne. Może poznać kondycję swojej firmy, ocenić jej funkcjonalność oraz poprawić ewentualne niedociągnięcia, a tym samym stać się lepszym, bardziej dynamicznym, bardziej konkurencyjnym partnerem na rynku.

Ile firm w Polsce wyspecjalizowało się w świadczeniu usług benchmarkingowych?

Pierwsze centra benchmarkingowe powstały w USA i Wielkiej Brytanii. W 2004 r. Polska jako 21. kraj członkowski przystąpiła do Global Benchmarking Network. W towarzystwie państw, takich jak m.in. Włochy, Irlandia, Austria czy USA, tworzymy sieć międzynarodowych kontaktów oraz bazę poszukiwań benchmarkingowych. Zaczynają także powstawać organizacje, które przeprowadzają kompletne projekty benchmarkingowe. Głównym zadaniem wszystkich centrów jest przede wszystkim rozpowszechnianie metodyki benchmarkingu, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw (MSP), jak również wybór i pośredniczenie między firmami uczestniczącymi w benchmarkingu. Także Krajowa Izba Gospodarcza, m.in. przez inicjatywy, takie jak seminarium „Benchmarking – równaj do najlepszych!”, przyczynia się do tworzenia nowych i sprawnych systemów pomocnych polskim przedsiębiorcom w dążeniu do rozwoju standardów i metod zarządzania. W 2006 r. członkowie KIG uczestniczyli w programie PROBE, który od lat, przy wykorzystaniu metody benchmarkingu, pomaga przedsiębiorcom polepszać wyniki. PROBE został uruchomiony na początku lat dziewięćdziesiątych i z powodzeniem został wprowadzony do użytku w Wielkiej Brytanii. Teraz jest stosowany w 30 krajach. Jego celem jest pomoc przedsiębiorcom w porównywaniu wyników z ich bieżącej działalności do czołówki światowej. Umożliwia przedsiębiorstwom porównywanie się zarówno na szczeblu operacyjnym, jak i strategicznym. To sprawia, że standardy i osiągnięcia najlepszych mogą być wskazówką, jak polepszać swoje wyniki. Każde przedsiębiorstwo, które zgłosiło się do programu, mogło liczyć na pełne doradztwo i raporty dotyczące wielu aspektów działalności firmy, m.in: zatrudnienie, kontakty z klientami, sposób zarządzania i jego ocena, jakość i przyszłość produktu. Dodatkowo, po przeprowadzeniu analizy, dostarczano firmie szczegółowy plan dostępnych, jak i przyszłych priorytetowych udoskonaleń.

W jaki sposób przebiega analiza benchmarkingowa?

Analizę benchmarkingową można przeprowadzić w jeden dzień. Ma to ogromne znaczenie,zwłaszcza dla firm z sektora MSP, dla których czas i koszty są często barierą nie do pokonania. Dodatkową korzyścią jest to, że przy niewielkim nakładzie czasowym i stosunkowo niskich kosztach przedsiębiorca dokonujący analizy benchmarkingowej może porównywać swoje wyniki z bazą wyników przedsiębiorców całego świata. Proces analizy, jej schemat, też jest prosty i składa się z pięciu faz. Etap pierwszy to wypełnienie kwestionariusza zawierającego ilościowe i jakościowe pytania dotyczące firmy. Drugi to weryfikacja danych oraz wybór benchmarkerów, czyli firm, z którymi nastąpi porównanie. W etapie trzecim wszystkie dane są kierowane do bezpiecznej bazy danych, która tworzy raport zawierający m.in. mocne i słabe strony firmy. Etap czwarty obejmuje analizę tych danych przez eksperta. Wskazuje najważniejsze obszary rozwojowe. Etap piąty to zaprezentowanie kierownictwu przedsiębiorstwa wyników raportu i jego analizy. Ważne jest jednak, aby przeprowadzoną analizę powtórzyć, np. po upływie roku. Pozwoli to ocenić, czy podjęte działania przyczyniły się do udoskonalenia działania firmy. Działanie benchmarkingowe możliwe jest na każdej płaszczyźnie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Może mieć zakres funkcjonalny (gdy porównuje się przedsiębiorstwa z podobnej branży), ogólny (gdy analizie poddawane są firmy z zupełnie innej branży) oraz współzawodniczy (gdy przedsiębiorstwo porównuje się z przedsiębiorstwem konkurencyjnym).

Czy istnieje kodeks dobrych praktyk benchmarkingu?

Istnieje kilka zasad, których uczestnicy benchmarkingu muszą przestrzegać. Najważniejsza jest zasada zaufania. Treści, które partnerzy sobie zdradzają, muszą być poufne i nie mogą być upublicznione bez uprzedniej zgody obu stron. W przypadku informacji tajnych zaleca się dodatkowo przygotowanie odpowiedniej umowy bądź klauzuli do umowy ogólnej. Drugim warunkiem koniecznym do spełnienia jest zasada zgodności z prawem. Oznacza to, że żadne działania ani dyskusje nie mogą ograniczać wolności konkurencji ani nie mogą być sprzeczne z obowiązującym prawem. Kolejna jest zasada wymiany. Oznacza, że jako partner musimy udzielić dokładnie takich samych informacji, jakich nam udzielono. Jeśli natomiast spodziewamy się dostępu do danych, musimy być świadomi, że zobligowani jesteśmy takie same dane udostępnić naszemu benchmarkerowi. Ważna jest także zasada użytkowania opierająca się na założeniu, że treści ujawnione nam w czasie wymiany danych będziemy wykorzystywać tylko do celu usprawnienia działalności własnego przedsiębiorstwa. Aby współpraca między benchmarkerami układała się pomyślnie, należy na początku przedyskutować wszystkie zasady, nie wyłączając także reguły czynności przygotowawczych. Opiera się na wykazywaniu jednolitego zaangażowania na każdym etapie procesu benchmarkingu, wybraniu odpowiednich elementów, które chcemy poddać analizie, odpowiednich narzędzi, zespołu, a także metodyki działania.

Marek Kłoczko, sekretarz generalny Krajowej Izby Gospodarczej