Benchmarking nie polega jednak tylko na porównaniu stosowanych procesów i praktyk z innymi firmami (gorszymi i lepszymi od nas), ale także na ciągłym uczeniu się, doskonaleniu, wykorzystywaniu najlepszych wzorców na zasadzie wymiany doświadczeń. Benchmarking jest próbą odpowiedzi na pytanie: skoro inni robią coś dobrze, dlaczego my nie możemy się od nich tego nauczyć? – tłumaczy Marek Kłoczko, sekretarz generalny Krajowej Izby Gospodarczej. To narzędzie służące do poprawy zarządzania, doskonalenia jakości.

Dla małych i dużych

Benchmarking można wykorzystać w wielu obszarach działalności firmy. Nic więc dziwnego, że coraz więcej organizacji i instytucji decyduje się na jego zastosowanie. Benchmarking umożliwi firmom zwiększenie konkurencyjności naszej gospodarki i w przyszłości może zagwarantować nam prześcignięcie naszych zachodnich sąsiadów – zaznacza Marek Kłoczko. Z benchmarkingu mogą korzystać zarówno duże, jak i małe firmy. Jego możliwości powinni dostrzec szczególnie mikroprzedsiębiorcy, bowiem mają ogromny potencjał rozwoju i łatwiej jest im wprowadzać nowe rozwiązania niż firmom o rozbudowanej strukturze organizacyjnej.

W branży albo z konkurencją

Benchmarking może obejmować analizę produktów, usług, procesów, zasad, metod i narzędzi stosowanych przez firmy, a także analizę całej organizacji. Benchmarking wyników stosowany jest wtedy, gdy firma chce poznać wyniki działania i porównać je w odniesieniu do innej organizacji. Z kolei benchmarking procesów charakteryzuje się tym, że porównywane są procesy występujące np. w trakcie szkoleń pracowników, a wynik badania pozwala na wdrożenie rozwiązań prowadzących do poprawy efektywności. Firmy mogą porównywać się w ramach własnej firmy, badając np. filie, oddziały, departamenty, czy z firmą zewnętrzną działającą w naszej branży (benchmarking funkcjonalny), lub zupełnie odmiennej, w kraju lub za granicą. Porównanie może być jednorazowe albo systematyczne. Jest wtedy możliwość monitorowania wcześniejszej sytuacji i wprowadzanych rozwiązań. Są też różne rodzaje benchmarkingu w zależności od tego, z jaką firmą porównujemy własne przedsiębiorstwo. Można wyróżnić m.in.:

●benchmarking funkcjonalny – gdy porównujemy się z firmą z branży,

●ogólny – gdy analizujemy przedsiębiorstwo z innej branży,

●konkurencyjny (współzawodniczy) – gdy badamy pozycję firmy w odniesieniu do obecnych lub potencjalnych konkurentów.

Przestrzegaj postanowień kodeksu

Firmy biorące udział w analizie benchmarkingowej muszą przestrzegać zasad określonych w benchmarkingowym kodeksie postępowania.

1. Zasada zgodności z prawem. Należy unikać dyskusji i działań, które mogłyby prowadzić do ograniczenia wolnej konkurencji. Nie można prowadzić z konkurencją rozmów na temat jakichkolwiek kosztów, jeśli stanowią one element mechanizmu samoistnego kształtowania się cen na wolnym rynku.

2. Zasada wymiany. Przy każdym benchmarkingu należy być gotowym na udzielenie takich samych informacji, jakich oczekuje się od pozostałych uczestników.

3. Zasada zaufania. Benchmarking należy traktować jako poufną wymianę pomiędzy uczestniczącymi osobami i przedsiębiorstwami. Otrzymane informacje nie mogą być udostępniane osobom trzecim, bez uprzedniej zgody partnerów biorących udział w benchmarkingu. Udziału w projekcie jakiejkolwiek organizacji nie powinno się podawać do publicznej wiadomości bez uprzedniej zgody.

4. Zasada użytkowania. Uzyskane w ramach benchmarkingu informacje należy używać wyłącznie na wewnętrzne potrzeby firmy, w celu ulepszenia metod i działania przedsiębiorstwa.

5. Zasada czynności przygotowawczych. Przez odpowiednie przygotowanie należy wykazywać zaangażowanie na każdym etapie procesu benchmarkingu w celu uzyskania jak najwyższej jego skuteczności oraz wydajności.

Oprac. Anna Uciecha zTÜV Nord Polska Sp. z o.o., Centrum Benchmarkingu Polska